Delegowanie zadań w praktyce – sprawdź jak to zrobić!

Jesteś menedżerem i zastanawiasz się czy warto delegować zadania pracownikom? W takim razie musisz wiedzieć, że delegowanie obowiązków to jedna z ważniejszych rzeczy, jakie możesz zrobić zarówno dla siebie, jak i swoich współpracowników. Dzięki niemu możliwe jest pełne skupienie się na wykonaniu zadania. Co więcej, pracownicy zyskują szansę na większe zaangażowanie się w konkretny projekt. Ty możesz natomiast poświęcić całą swoją uwagę kluczowym klientom.

Proces delegowania zadań z pozoru wydaje się być nieco skomplikowany. W rzeczywistości jest to umiejętność, którą można rozwijać – również poprzez przyswajanie wiedzy teoretycznej. Proces delegowania zadań to jedna z najważniejszych procedur w firmie, chociaż nie zawsze jest dokładnie rozpisana. Aby Ci w tym pomóc, w poniższym artykule opowiemy, czym jest delegowanie zadań, kiedy to robić, dlaczego warto dzielić obowiązki pomiędzy swoich pracowników oraz z jakich powodów niektórzy pracodawcy rezygnują z tego procesu. Przedstawimy Ci także praktyczne wskazówki, dotyczące tego, jak powinno wyglądać delegowanie zadań pracownikom.

Czym jest delegowanie zadań?

Co właściwie oznacza delegowanie zadań? Jest to nic innego, jak przekazywanie określonych zadań i inicjatyw poszczególnym członkom zespołu. Dzięki delegowaniu zadań możliwe będzie m.in. równomierne rozłożenie zadań. Co więcej, będziesz mógł kontrolować postęp prac. Wiedza na temat delegowania zadań sprawi również, że w oczach pracowników staniesz się lepszym przełożonym – będą widzieć, że jesteś zorganizowany i konsekwentny, dzięki czemu zyskasz wymarzony szacunek i respekt.

Kiedy delegować zadania?

Nie ma jednej prostej odpowiedzi na to pytanie. Delegowanie zadań powinno zależeć m.in. od konkretnego projektu, kompetencji poszczególnych członków Twojego zespołu oraz czasu, jaki posiadasz na zrealizowanie danego zadania. Zanim zlecisz wykonanie zadania, odpowiedz sobie na następujące pytania:

• Czy w Twoim zespole jest osoba, która posiada informacje i kompetencje niezbędne do wykonania zadania?
• Czy wybrane zadanie będzie szansą na rozwój dla danego pracownika?
• Czy wybrane zadania odpowiadają priorytetom pracownika?
• Czy podobne zadania będą pojawiać się w przyszłości?
• Czy masz czas, aby odpowiednio delegować zadania pracownikom (uwzględniając konieczność udzielania wskazówek, objaśniania projektu oraz odpowiadanie na ewentualne pytania)?
• Czy jest coś, nad czym powinienieś popracować samodzielnie?
• Czy ewentualne błędy będą miały wpływ na cały projekt?
• Czy w razie niepowodzenia znajdziesz czas, aby naprawić błędy popełnione przez pracownika?

Pamiętaj, że nie wszystkie odpowiedzi muszą być twierdzące. Po zadaniu sobie tego typu pytań będziesz wiedział, czy wybrane zadania warto delegować pracownikom, czy może lepiej będzie wykonać je samodzielnie.

Dlaczego delegowanie zadań pracownikom jest tak istotne?

Pojedyncze zadania, zlecane poszczególnym pracownikom, są bardzo ważne w kontekście prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Dlaczego?

Przede wszystkim, delegowanie zadań pozwala na zmaksymalizowanie efektywności i produktywności pracowników. Ponadto, dzielenie się z pracownikami zadaniami i związaną z nimi odpowiedzialnością, pokazuje, że im ufasz i wierzysz w ich zdolności i posiadane kompetencje. Musisz pamiętać również, że dzielenie się z pracownikami dużymi projektami pokazuje, że cenisz sobie wartość pracy zespołowej. Dzięki temu możliwe będzie umacnianie relacji pracowniczych – każdy będzie wiedział, że sukces zależy od wspólnej ciężkiej pracy wszystkich członków zespołu.

Delegowanie zadań niesie za sobą również korzyści dla Ciebie, jako menedżera lub szefa mniejszej firmy. Dzielenie się obowiązkami zapobiega bowiem zawodowemu wypaleniu. Dlaczego? Nie wszystkie zadania są na Twojej głowie, dzięki czemu możesz nieco zwolnić i skupić się na nadzorowaniu pracowników, innym, naprawdę interesującym projekcie oraz samorozwoju. Jeżeli będziesz robić wszystko sam, po pewnym czasie może okazać się, że praca nie cieszy Cię już tak jak kiedyś, bo zwyczajnie za dużo się dzieje.

Umiejętność prawidłowego delegowania zadań to szansa na to, aby stać się aktywnym i skutecznym liderem. To również szansa dla pracowników – odpowiednio podzielone obowiązki pozwalają im na rozwijanie się w wybranej, interesującej ich dziedzinie. Możliwe będzie również monitorowanie zachodzących postępów – zarówno w zakresie kompetencji pracowników, jak i realizacji poszczególnych projektów.

Dlaczego pracodawcy rezygnują z delegowania zadań?

Choć delegowanie zadań pracownikom przynosi wiele korzyści, wielu pracodawców i menedżerów nadal rezygnuje z wdrożenia omawianego procesu. Czemu tak się dzieje? Oto kilka możliwych przyczyn takiej sytuacji:

• menedżer lub inny przełożony pełni swoją funkcję po raz pierwszy i nie wie, jakie zadania zlecać swoim pracownikom lub współpracownikom, kiedy to robić i w jaki sposób przydzielać lub zlecać ich wykonanie innym,
• przełożony obawia się, że objaśnienie sposobu wykonania danego zadania zajmie więcej czasu niż jego wykonanie (w większości przypadków jest wręcz przeciwnie),
• menedżer nie wie, jaki priorytet ma określony projekt, w związku z czym nie chce ryzykować i powierzać jego realizacji komuś innemu,
• przełożony sam chce zająć się interesującym go projektem (mimo, że członkowie jego zespołu posiadają odpowiednie kompetencje do ich realizacji),
• menedżer zmaga się z poczuciem winy z powodu zlecania zadań pracownikom – czuje się źle z tym, że obarcza pracowników dodatkową pracą lub dużą ilością zadań do wykonania,
• przełożony nie do końca zna kompetencje swoich pracowników – przez to nie jest pewny tego, czy może zlecić konkretne zadanie wybranemu pracownikowi.

Pomimo wątpliwości, pamiętaj, że warto delegować zadania pracownikom. Czasem konieczna będzie jednak zmiana swojej postawy lub nadrobienie zaległości – np. z zakresu ważności projektów lub kompetencji poszczególnych pracowników. Zdobądź niezbędne informacje i zwiększ efektywność prowadzonych działań zawodowych.

Delegowanie zadań – 10 praktycznych wskazówek

Wiele badań przeprowadzonych w ostatnich latach dowodzi, że skuteczne delegowanie zadań w dużej mierze wpływa na efektywną pracę, skuteczność biznesową oraz dobrą atmosferę w zespole. Oto 10 wskazówek, które pomogą Ci w prawidłowym delegowaniu zadań pracownikom.

Zastanów się czy i jakie obowiązki chcesz oddelegować

Przed oddelegowaniem zadań swoim pracownikom, zastanów się, które czynności chcesz im powierzyć i czy na pewno powinny zostać im przekazane. Pamiętaj, że nie każdy projekt powinien zostać zlecony komuś innemu. Jeżeli ma on kluczowe znaczenie dla przedsiębiorstwa, lepiej będzie, jeśli zajmiesz się nim sam. Możesz oczywiście zlecać pracownikom wykonanie ważnych zadań. Zanim to zrobisz, upewnij się jednak, że posiadają oni odpowiednią wiedzę i umiejętności, które pozwolą im zrealizować Twoje polecenia.

Jakie zadania warto delegować? Przede wszystkim takie, które będą się powtarzać. Pracownik, który poświęci swój czas na przygotowanie się do określonego projektu, w przyszłości będzie wiedział, co i jak musi zrobić.

Zlecaj również zadania, które są zgodne z zainteresowaniami i celami zawodowymi Twojego pracownika. Jeżeli wiesz, że ciekawi go wybrany obszar i chciałby się w nim rozwijać, daj mu szasnę, gdy nadarzy się taka okazja. Możesz mieć pewność, że taki pracownik w pełni poświęci się projektowi – dużo łatwiej jest nam okazać zainteresowanie w sytuacji, gdy jakiś temat szczególnie nas interesuje lub gdy projekt jest zgodny z naszą wymarzoną ścieżką zawodową.

Zaufaj pracownikom

Największe trudności z delegowaniem zadań pracownikom wiążą się z koniecznością odpuszczenia i okazania pełnego zaufania poszczególnym członkom zespołu. Powierzając im ważne zadania, sprawdzasz w praktyce ich realne doświadczenie i umiejętności z danej dziedziny.

Z jednej strony dobrze jest posiadać narzędzie do kontrolowania ich doświadczenia. Z drugiej – delegowanie zadań to nie tylko zaufanie okazane pracownikom i sprawdzenie ich umiejętności. To także powierzanie zadań, za które nadal jesteś odpowiedzialny. Proces ten może być ciężki – zwłaszcza dla początkujących menedżerów. Daj sobie czas i okaż cierpliwość – zarówno sobie, jak i członkom swojego zespołu.

Jasno określ priorytety

Ustalenie ważności poszczególnych zadań ma kluczowe znaczenie dla powodzenia danego projektu. Proces delegowania zadań wymaga uprzedniego zastanowienia się, jaki mają priorytet. Dzięki temu możliwe będzie podjęcie odpowiedniej decyzji.

Jeżeli wiesz, że dany projekt i związane z nim zadanie jest bardzo ważne, wykonaj je sam lub zaznacz jego wysoką wagę, zlecając je pracownikowi. Powiedz wprost, że polecenie ma być wykonane jak najszybciej lub wymaga bardzo dużego skupienia. Pracownik musi wiedzieć, że to, co ma wykonać jest istotne dla danego projektu.

Dobrym rozwiązaniem będzie w tym przypadku skorzystanie z narzędzia do zarządzania projektami. Dzięki temu zarówno Ty, jak i Twoi współpracownicy będziecie mogli na bieżąco sprawdzać priorytety poszczególnych zadań i ramy czasowe, w których należy je wykonać. Dzięki temu wasza praca będzie dużo bardziej efektywna.

Zwróć uwagę na kompetencje i umiejętności pracownika

Jak wspomnieliśmy wcześniej, delegowanie obowiązków pracownikowi powinno być uzależnione od jego kompetencji i umiejętności. Powierzając konkretne zadania, upewnij się, że wybrani przez Ciebie pracownicy będą w stanie je wykonać lub chętnie poszerzą swoją wiedzę w danej dziedzinie. W tym celu poświęć czas, aby poznać zainteresowania swoich pracowników. Porozmawiaj z nimi i przekonaj się, co tak ich ciekawi i w jakim obszarze chcieliby się rozwijać. Pamiętaj, że odpowiedzialni i skuteczni przedsiębiorcy dbają o swoich pracowników i dążą do wdrożenia najbardziej efektywnych rozwiązań.

Zapewnij pracownikom niezbędne instrukcje

Aby polecone przez Ciebie zadanie zostało wykonane prawidłowo, musisz wyposażyć pracownika we wszystkie niezbędne informacje, które go dotyczą. Najważniejsze rzeczy, które musisz przekazać, to:

• wskazówki dotyczące wykonania zadania,
• terminy związane z projektem,
• dokumentacja,
• narzędzia umożliwiające wykonanie zadania,
• priorytet zadania/projektu oraz oczekiwany przez Ciebie efekt,
• informacje o pracach powiązanych z projektem.

Zlecając zadania pracownikom pamiętaj, aby okazać im cierpliwość – to co, dla Ciebie jest proste i oczywiste, dla nich może być nowe i trudne.

Zainwestuj w szkolenia

Jeśli w rozmowie z pracownikiem okaże się, że nie posiada wszystkich umiejętności niezbędnych do wykonania powierzonych przez Ciebie zadań, zastanów się nad inwestycją w szkolenia. Jeśli nie masz czasu, aby samodzielnie wyszkolić pracownika, możesz zatrudnić zewnętrzną firmę lub wykupić pakiet szkoleniowy, który pomoże w podniesieniu niezbędnych kompetencji. Dlaczego warto zainwestować w rozwój pracowników?

Przede wszystkim, jest to inwestycja długoterminowa. Nowe umiejętności pracownika będą przydatne nie tylko podczas realizacji jednego konkretnego projektu – z pewnością zostaną wykorzystane w przyszłości. Ponadto, podejmując decyzję o wyszkoleniu pracownika, wpływasz zarówno na jego rozwój, jak i na wyższą jakość usług świadczonych przez Twoją firmę. Na co zwracać uwagę podczas szkolenia pracownika?

Po pierwsze, skup się na tematach, które przysparzają mu problemów. Po drugie, naucz go samodzielnego myślenia, dzięki czemu zyska pewność siebie. Twój pracownik nie wie, w jaki sposób wykonać dane zadanie? Nie dostarczaj mu gotowych rozwiązań. Zadawaj pytania i zachęcaj do samodzielnego poszukiwania odpowiedzi. Dzięki temu w przyszłości z łatwością odnajdzie się w każdej sytuacji.

Podkreślaj rolę komunikacji

Komunikacja to bardzo ważny element procesu delegowania zadań. Istotne jest przede wszystkim zgłaszanie pojawiających się problemów. Otwarta i szczera rozmowa pozwoli wyjaśnić ewentualne nieporozumienia i niedopowiedzenia. Pamiętaj, aby po oddelegowaniu zadań upewnić się, czy pracownicy otrzymali wszystkie niezbędne informacje i narzędzia do ich wykonania. Może przez przypadek o czymś zapomniałeś?

Zadbaj o przyjazną atmosferę i wzajemne zaufanie. To ważne, aby pracownik nie bał się zgłosić przeszkód, które pojawiły się podczas realizowania projektów. Większość przedsiębiorców stawia na poważny ton, który często uniemożliwia swobodną i szczerą komunikację. Prowadź rozmowy z pracownikami tak, aby widzieli w Tobie zarówno przełożonego, jak i przyjaciela, który pomoże im rozwiązać ewentualne problemy.

Zwróć również uwagę na informacje zwrotne, dotyczące samego procesu delegowania zadań. Może pracownicy będą mieli jakieś nowe propozycje? Wysłuchaj ich i w razie potrzeby dostosuj proces do ich preferencji.

Skup się na wynikach

Delegując obowiązki pracownikom, pamiętaj, że członkowie Twojego zespołu nie wykonają powierzonych im zadań dokładnie tak, jak zrobiłbyś to Ty. Nie ma w tym nic złego! Na początku może wydawać Ci się, że projekt nie wygląda tak, jak powinien. W rzeczywistości w większości przypadków wygląda po prostu inaczej. Zamiast przejmować się odmiennym stylem wykonywania zadań, skup się na osiąganych efektach. Jeżeli są zadowalające – zastosowane rozwiązania są prawidłowe i wystarczające.

Ufaj, ale kontroluj

Po oddelegowaniu zadań pozwól pracownikom je wykonać. Stań w bezpiecznej odległości i daj im przestrzeń na to, aby mogli podzielić się swoją wiedzą i umiejętnościami. Okaż im zaufanie i wiarę w ich możliwości. Dzięki temu poczują się dużo pewniej, co wpłynie na skuteczność wykonywanych przez nich działań.

Pamiętaj jednak o tym, aby w procesie delegowania i wykonywania poszczególnych zadań uwzględnić również ich kontrolę. Zadbaj o to, aby w wyznaczonym wcześniej terminie pracownicy zdali Ci częściowe efekty swojej pracy. Dzięki temu będziesz ze wszystkim na bieżąco i zyskasz czas na poprawę ewentualnych błędów.

Doceniaj i motywuj pracowników

Nie zapomnij o tym, aby doceniać swoich pracowników – jest to dla nich najlepsza motywacja do dalszego działania. Jeżeli prawidłowo wykonali Twoje polecenia – pokaż, że jesteś z nich zadowolony. Nie przypisuj sobie ich zasług – po prostu pochwal ich (oczywiście wtedy, gdy na to zasługują).

Delegowanie zadań – idealny sposób na efektywną pracę!

Delegowanie zadań pracownikom to sprawdzone rozwiązanie, umożliwiające skuteczną i efektywną pracę. Pozwoli zarówno rozwinąć Twoje umiejętności zarządzania, jak i wesprze rozwój zawodowy Twoich pracowników. Pamiętaj, aby skorzystać z odpowiedniego narzędzia do zarządzania projektami. Dzięki niemu Ty i członkowie Twojego zespołu będziecie widzieć terminy i postępy realizacji poszczególnych projektów.