Całkowity koszt zatrudnienia pracownika – co obejmuje?

Zrozumienie kosztów zatrudnienia pracownika jest kluczowe dla każdego pracodawcy. Jak kształtują się i od czego zależą ich aspekty finansowe, od wynagrodzeń, po dodatkowe obciążenia?

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest całkowity koszt zatrudnienia pracownika?
• Jakie są koszty zatrudnienia pracownika przy umowie o pracę?
• Jakie są koszty zatrudnienia pracownika przy umowie zlecenie?
• Jakie są koszty zatrudnienia pracownika przy umowie o dzieło?
• Jakie są koszty przy umowie B2B?
• Czy koszty zatrudnienia pracownika można odliczyć od podatku?

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika – definicja

Decydując się na przyjęcie nowego pracownika do swojego zespołu, musisz liczyć się z całkowitymi kosztami, jakie wiążą się z jego zatrudnieniem. Obliczając je zawczasu, możesz zaproponować adekwatne do aktualnych możliwości wynagrodzenie, a tym samym nie zaburzać płynności finansowej swojej firmy.

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika to suma wszystkich kosztów, które ponosi pracodawca w związku z zatrudnieniem pracownika.

Definicja całkowitego kosztu zatrudnienia pracownika

Na całkowity koszt zatrudnienia pracownika składa się kilka elementów, które determinują nie tylko ostateczny koszt zatrudnienia, lecz także wynagrodzenia, które otrzymuje pracownik. Jest to jedna z najważniejszych składowych kosztów stałych firmy, a także może bezpośrednio wpływać na jej rentowność, konkurencyjność oraz pozycję na rynku. Koszty zatrudnienia pracownika są także ważnym elementem w obliczaniu rachunku zysków i strat.

Koszty zatrudnienia pracownika przy umowie o pracę

Całkowite koszty zatrudnienia pracownika będą różniły się między sobą przede wszystkim ze względu na wybrany rodzaj umowy. W przypadku umowy o pracę, na koszty zatrudnienia składają się takie elementy, jak:

Wynagrodzenie brutto

Największym i najważniejszym elementem kosztów zatrudnienia pracownika jest wynagrodzenie brutto, tj. zawierające nie tylko kwotę, którą otrzymuje pracownik za wykonaną pracę, lecz także inne opłaty, takie jak składki czy podatki. Kwotę wynagrodzenia ustala się na podstawie kilku czynników – zarobki w danej branży, doświadczenie pracownika czy nawet lokalizacja – ale jednym z najważniejszych jest minimalne wynagrodzenie brutto, czyli najmniejsza możliwa kwota, którą firma musi zapłacić pracownikowi za wykonaną pracę. Jej wysokość definiuje rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 14 września 2023 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2024 r.:

• Od 1 stycznia 2024 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wyniesie 4242 złote brutto, a minimalna stawka godzinowa będzie wynosić 27,70 złotych brutto,
• 1 lipca 2024 r. kwota wzrośnie do 4300 złotych brutto, a minimalna stawka godzinowa do 28,10 złotych brutto^[1].

Trzeba też pamiętać, że wynagrodzenie określone w umowie jest wynagrodzeniem zasadniczym, a więc stałą kwotą wypłacaną pracownikowi najczęściej co miesiąc. Dodać do tego trzeba wynagrodzenie zmienne, czyli różnego rodzaju premie i prowizje, których wysokość w głównej mierze zależy od wewnętrznych przepisów firmy.

W wynagrodzeniu brutto zawarte są też składki, które pokrywa pracownik. Wynoszą one:

• składka emerytalna w wysokości 9,76% kwoty wynagrodzenia,
• składka rentowa w wysokości 1,50% kwoty wynagrodzenia,
• składka chorobowa w wysokości 2,45% kwoty wynagrodzenia,
• składka zdrowotna w wysokości 9,00% kwoty wynagrodzenia.

Składki i podatki

Składki musi też odprowadzać zakład pracy i są one kolejnym istotnym czynnikiem, wpływającym na całkowity koszt zatrudnienia pracownika. Ich wysokość ustala się na podstawie określonej w umowie kwoty wynagrodzenia.

Przedsiębiorcy muszą opłacać z własnej kieszeni następujące składki:

• ubezpieczenie emerytalne w wysokości 9,76% kwoty wynagrodzenia,
• ubezpieczenie rentowe w wysokości 6,50% kwoty wynagrodzenia,
• ubezpieczenie wypadkowe w wysokości 0,67% do 3,33% podstawy wymiaru składki,
• wpłata na Fundusz Pracy w wysokości 2,45% kwoty wynagrodzenia,
• wpłata na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych w wysokości 0,1% kwoty wynagrodzenia.

Poza składkami z wynagrodzenia potrąca się też zaliczki na podatek dochodowy, które mogą wynosić 12% lub 32% (zależy to od wysokości wynagrodzenia, powyżej dochodu wynoszącego 120 000 złotych rocznie stosuje się stawkę 32%).

Wpłaty do Pracowniczych Planów Kapitałowych

Kolejnym elementem, który pobiera się z wynagrodzenia brutto pracownika, a który wpływa na końcowe koszty, jest wpłata na Pracownicze Plany Kapitałowe – podstawowa wynosi 2% kwoty wynagrodzenia, dodatkowa to kolejne 2%. Pracownicy jednak nie muszą decydować się na udział w PPK, co może zmniejszyć całkowity koszt ich zatrudnienia.

Inne koszty

Poza wynagrodzeniem, składkami, zaliczkami podatkowymi i ewentualnymi wpłatami do PPK, firmy muszą liczyć się z innymi, mniej regularnymi opłatami. Przede wszystkim, do całkowitego kosztu zatrudnienia pracownika należy doliczyć kwoty wydane na rekrutację i wdrożenie nowej osoby.

Inne koszty zatrudnienia pracownika to m.in. opłacenie obowiązkowych badań lekarskich, zarówno wstępnych, jak i okresowych czy kontrolnych. Można do tego dołączyć także koszty szkoleń BHP oraz wynagrodzenia chorobowego i urlopowego (wysokość zależy od liczby przysługujących dni urlopowych, które z kolei zależą od stażu pracy). Kolejnym kosztem może być dodatek za nadgodziny czy wynagrodzenia wypłacane, gdy pracownik nie może wykonywać pracy nie ze swojej winy, czyli np. w czasie przestoju produkcji.

Do kosztów można też doliczyć opłaty za szkolenia zawodowe czy inwestycje w bezpieczne i higieniczne środowisko pracy. W przypadku zatrudniania cudzoziemców, konieczne będzie też opłacenie różnego rodzaju pozwoleń. Do kosztów zatrudnienia pracownika można też doliczyć opłaty za odzież roboczą, posiłki w firmie czy różnego rodzaju benefity.

Koszty zatrudnienia pracownika przy umowie zlecenie

Koszty pracodawcy przy umowie zlecenie w Polsce w 2023 roku zależą od wielu czynników, w tym od tego, czy umowa zlecenie jest jedynym źródłem przychodu zleceniobiorcy, czy zleceniobiorca jest studentem, czy też pracuje na etat w innej firmie. Oto kilka podstawowych scenariuszy:

• Jeśli zleceniobiorca posiada tylko umowę zlecenie jako tytuł do ubezpieczeń, obowiązkowe są składki: emerytalne, rentowe, wypadkowe, a składka chorobowa jest dobrowolna.
• Studenci do 26 roku życia, jeśli są zatrudnieni na umowę zlecenie, nie mają obowiązku opłacania ani składek społecznych, ani składki zdrowotnej. W tym przypadku koszt pracodawcy równa się kwocie brutto określonej na umowie.
• Gdy osoba zatrudniona na umowę o pracę pracuje również na umowę zlecenie u tego samego pracodawcy, wynagrodzenie z obu umów jest rozliczane tak samo jak przy etacie. Jeśli umowa zlecenie jest zawarta z innym pracodawcą, a pracownik na etacie otrzymuje co najmniej minimalne wynagrodzenie, składki na ubezpieczenia społeczne są dobrowolne.
• W przypadku umowy zlecenie składki ZUS dzielą się na część finansowaną przez pracodawcę i zleceniobiorcę. Pracodawca opłaca składki emerytalne (9,76%), rentowe (6,5%), wypadkową (1,67%), Fundusz Pracy (2,45%) i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (0,10%). Zleceniobiorca opłaca składkę zdrowotną (9%) i ma opcję dobrowolnej składki chorobowej (2,45%).

Koszty zatrudnienia pracownika przy umowie o dzieło

Koszty pracodawcy przy umowie o dzieło obejmują wynagrodzenie ustalone w umowie oraz podatek dochodowy. Umowa ta nie stanowi samodzielnego tytułu do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego, co oznacza, że zazwyczaj nie wiążą się z nią obowiązkowe składki ZUS.

Koszt pracodawcy wynika przede wszystkim z ustalonego wynagrodzenia za wykonanie dzieła. Pracodawca płaci wynagrodzenie brutto, które jest określone w umowie. Ma jednak obowiązek pobrania zryczałtowanego podatku dochodowego, jeśli wynagrodzenie określone w umowie o dzieło nie przekracza 200 zł – podatek wynosi 12% dochodu. Dla umów o dzieło o wyższych wartościach stosuje się skalę podatkową według obowiązujących stawek.

Umowy o dzieło, z wyjątkiem przypadków, gdy zawierane są z pracownikiem etatowym tego samego pracodawcy, nie podlegają składkom ZUS. To oznacza, że w większości przypadków pracodawca nie ma obowiązku opłacania składek emerytalnych, rentowych, chorobowych, wypadkowych, ani zdrowotnych.

Wprowadzenie Nowego Ładu przyniosło zmiany w zakresie opodatkowania umów o dzieło. Od 2022 roku podniesiono drugi próg podatkowy, a także usunięto możliwość odliczenia składki zdrowotnej od podatku. Jednak, ze względu na brak konieczności opłacania składki zdrowotnej przy większości umów o dzieło, zmiany te nie mają bezpośredniego wpływu na wynagrodzenie z tytułu tych umów.

Koszty przy umowie B2B

Koszty pracodawcy przy umowie B2B (business-to-business), czyli umowie cywilnoprawnej, zawieranej między dwoma podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą, mogą być różne w zależności od specyfiki umowy i rodzaju wykonywanych zadań. W tym wypadku głównym kosztem jest ustalone wynagrodzenie, które zwykle jest wypłacane na podstawie wystawionych faktur. Zazwyczaj jest niższe niż przy zatrudnieniu na umowę o pracę, ponieważ pracodawca nie musi opłacać składek ZUS ani innych świadczeń pracowniczych.

W przypadku umów B2B rzadziej występuje konieczność finansowania przez pracodawcę sprzętu i narzędzi do pracy, ponieważ osoby samozatrudnione często używają własnego wyposażenia. Warto też pamiętać, że osoba samozatrudniona zwykle sama odpowiada za zobowiązania i błędy w pracy, co może obniżyć koszty pracodawcy związane z ubezpieczeniami i odpowiedzialnością cywilną. Umów B2B nie obowiązują też przepisy Kodeksu pracy, co oznacza brak kosztów związanych z urlopami, zwolnieniami lekarskimi i innymi świadczeniami pracowniczymi.

Przejście z umowy o pracę na B2B może być korzystne podatkowo zarówno dla pracodawcy, jak i samozatrudnionego, ponieważ osoba prowadząca działalność gospodarczą może odliczać koszty związane z prowadzeniem firmy od podatku. Warto jednak zauważyć, że choć może ona przynieść oszczędności w stosunku do umowy o pracę, związane z nią korzyści i koszty mogą się różnić w zależności od specyfiki konkretnego zlecenia oraz branży, w której działa przedsiębiorstwo.

Odliczenie kosztów zatrudnienia pracownika od podatku

Koszty zatrudnienia pracownika można zminimalizować poprzez odliczenie ich od podatku. Odliczyć można m.in.:

• badania lekarskie,
• szkolenia BHP,
• imprezy integracyjne,
• podróże służbowe,
• szkolenia,
• wynagrodzenie za nadgodziny,
• premie,
• nagrody.

Co ważne, powyższe odliczenia można stosować bez względu na rodzaj zawartej umowy. Odliczyć można też umowy B2B – w tym wypadku zależy to od ustalonych warunków umowy, ale warunki odliczenia muszą pozostawać w zgodzie z przepisami prawa.