Analiza SWOT – co to jest i jak ją przeprowadzić?

Analiza wyników działań firmy jest kluczem do jej rynkowego sukcesu. Zanim opracowano szczegółowe wskaźniki sprzedażowe, wiele organizacji korzystało w tym celu z analizy SWOT – niektóre robią to do dzisiaj.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest analiza SWOT i jaka jest jej historia?
• Jakie są elementy analizy SWOT?
• Jakie są cele analizy SWOT?
• Jak przeprowadzić analizę SWOT?
• Jakie są zastosowania analizy SWOT?
• Jakie są zalety i wady analizy SWOT?

Analiza SWOT – definicja i historia

Analiza SWOT (skrót od ang. Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) to narzędzie służące do oceny i planowania strategicznego w organizacjach (oraz niekiedy w życiu osobistym). 

Pozwala określić mocne i słabe strony (czynniki wewnętrzne) oraz szanse i zagrożenia (czynniki zewnętrzne) danej organizacji, dzięki czemu jest bazą, na której może być budowana długoterminowa strategia konkurencyjna.

Analiza SWOT to narzędzie służące do oceny sytuacji firmy, projektu lub przedsięwzięcia, które pomaga w identyfikacji kluczowych czynników mogących wpłynąć na osiągnięcie sukcesu.

Definicja analizy SWOT

Założenia analizy SWOT sformułowali w latach 50. i 60. XX wieku naukowcy pracujący w Harvard Business School. Jej pierwsza wersja – SOFT (skrót od. Satisfactory, Opportunity, Fault i Threat; dosłowne tłumaczenie to satysfakcja, szansa, błąd, zagrożenie) została opisana w latach 60 w Stanford Research Institute. Badacze podzielili czynniki ze względu na korzyść (dobre lub złe) oraz czas (teraźniejszość i przyszłość).

Z biegiem czasu Fault wymieniono na Weakness, a Satisfactory na Strength – tak powstała analiza SWOT. 

Ma ona swoją „bliźniaczkę” – zmodyfikowana metoda analizy SWOT została opracowana przez H. Weinricha w 1982. Analiza TOWS korzysta z tego samego zestawu czynników, ale różni się podejściem. W SWOT pracę rozpoczyna się od określenia mocnych i słabych stron, w TOWS od zagrożeń i szans.

Elementy analizy SWOT

W analizie SWOT wyróżniamy następujące elementy:

Mocne strony (Strengths) 

Pozytywne cechy wewnętrzne, które organizacja lub osoba posiada. Mogą obejmować unikalne zasoby, umiejętności, wiedzę, technologie, relacje z klientami czy zaangażowanie pracowników. 

Mocne strony dają przewagę konkurencyjną i stanowią fundament dla osiągania sukcesu.

Słabe strony (Weaknesses) 

Negatywne, ograniczające potencjał cechy wewnętrzne. Przykładowo, słabe strony przedsiębiorstwa mogą obejmować być braki w umiejętnościach pracowników, niewydolność procesów, niekorzystną strukturę kosztów czy ograniczone zasoby. 

Słabe strony zazwyczaj utrudniają osiągnięcie celów i wymagają poprawy lub zastąpienia przez mocniejsze elementy.

Szanse (Opportunities) 

Pozytywne czynniki zewnętrzne, które mogą być wykorzystane do osiągnięcia celów. Mogą wynikać z trendów rynkowych, zmian technologicznych, luk w ofercie konkurencji, nowych możliwości współpracy czy zmian regulacji prawnych.

Wykorzystanie szans prowadzi do rozwoju i osiągania coraz lepszych wyników.

Zagrożenia (Threats) 

Negatywne czynniki zewnętrzne. Mogą być związane z rosnącą konkurencją, niekorzystnymi zmianami gospodarczymi, politycznymi czy społecznymi, utratą kluczowych klientów czy nowymi regulacjami. 

Rozpoznanie i zarządzanie zagrożeniami jest kluczowe dla utrzymania stałej stabilności i ograniczenia ryzyka.

Cele analizy SWOT

Analizę SWOT stosuje się, by ocenić i zaplanować strategiczny rozwój zarówno w organizacjach, jak i w życiu osobistym. Jej najważniejszym celem jest zrozumienie i wykorzystanie własnych atutów oraz zidentyfikowanie i wyeliminowanie słabości.

Mocne strony można wykorzystać do budowy przewagi. Pomagają w rozpoznawaniu szans rynkowych, dzięki którym można rozbudować ofertę produktów lub usług, wejść na nowe rynki lub zwiększyć sprzedaż.

Z drugiej strony, wskazanie zagrożeń pozwala podjąć odpowiednie działania prewencyjne lub adaptacyjne w celu zabezpieczenia przed potencjalnymi trudnościami i utrzymania stabilności organizacji lub własnego życia.

Przeprowadzenie analizy SWOT wspomaga proces podejmowania decyzji, umożliwiając lepsze zrozumienie dostępnych opcji strategicznych oraz ich potencjalnych konsekwencji. Dzięki temu, możliwe jest skoncentrowanie się na najważniejszych aspektach działalności oraz wykorzystanie dostępnych zasobów w sposób optymalny, co przekłada się na wzrost efektywności i osiągnięcie długotrwałego sukcesu.

Przeprowadzanie analizy SWOT

Żeby skutecznie przeprowadzić analizę SWOT firmy czy swojej osoby, trzeba pamiętać, że jest to działanie wieloetapowe i wymagające czasu.

Zbieranie informacji

Pierwszym krokiem jest zawsze zbieranie informacji, co można określić jako etapy przygotowania analizy SWOT. Wyróżniamy dwa typy takiego działania:

• Analiza wewnętrzna – polega na ocenie mocnych i słabych stron organizacji. Należy zbadać takie aspekty, jak struktura organizacyjna, zasoby finansowe, ludzkie i materialne, produkty i usługi, procesy wewnętrzne, kultura organizacyjna czy wizerunek firmy. Można wykorzystać narzędzia takie jak analiza wartości, analiza procesów czy badanie satysfakcji pracowników.
• Analiza zewnętrzna – obejmuje identyfikację szans i zagrożeń wynikających z otoczenia. Warto przeanalizować czynniki polityczne, ekonomiczne, społeczne, technologiczne, ekologiczne i prawne (zbiorczo znane pod nazwą analizy PESTEL), rynek docelowy, konkurencję, klientów, dostawców czy technologie. Można wykorzystać narzędzia takie jak analiza konkurencji, badanie potrzeb klientów czy monitorowanie trendów.

Integracja wyników analizy

Po zebraniu informacji, należy je uporządkować w postaci macierzy SWOT, która przedstawia mocne i słabe strony oraz szanse i zagrożenia w czterech kwadrantach. W ten sposób można łatwo porównać wyniki analizy wewnętrznej i zewnętrznej, co ułatwia identyfikację obszarów wymagających działań strategicznych.

Interpretacja uzyskanych wyników

W tej części należy określić kluczowe czynniki sukcesu, ustalić priorytety oraz zidentyfikować obszary wymagające interwencji. W tym etapie warto również zwrócić uwagę na relacje między poszczególnymi elementami macierzy oraz możliwości ich wykorzystania lub minimalizacji.

Formułowanie strategii

Po zakończeniu interpretacji rezultatów można przejść do formułowania strategii. Analiza SWOT wyróżnia cztery rodzaje strategii:

• Strategie ofensywne – polegają na wykorzystaniu mocnych stron organizacji oraz szans rynkowych w celu osiągnięcia przewagi konkurencyjnej i wzrostu. Przykładem może być ekspansja na nowe rynki, dywersyfikacja produktów czy intensyfikacja marketingu.
• Strategie defensywne – mają na celu minimalizację słabości organizacji oraz ograniczenie wpływu zagrożeń zewnętrznych. Może to obejmować redukcję kosztów, poprawę jakości produktów czy działania mające na celu zabezpieczenie przed niekorzystnymi zmianami regulacji prawnych.
• Strategie przystosowawcze – skupiają się na wykorzystaniu szans rynkowych, jednocześnie dążąc do eliminacji lub minimalizacji słabości organizacji. W jej skład wchodzą często rozwój nowych kompetencji, wdrożenie nowych technologii czy restrukturyzacja firmy w celu lepszego dostosowania do zmieniających się warunków rynkowych.
• Strategie przetrwania – mają na celu ochronę organizacji przed zagrożeniami zewnętrznymi, jednocześnie dążąc do utrzymania lub poprawy swoich mocnych stron. Mowa np. o zacieśnieniu współpracy z kluczowymi partnerami biznesowymi, wzmocnieniu pozycji rynkowej poprzez fuzje i przejęcia czy skupieniu się na specjalizacji w kluczowych obszarach działalności.

Zastosowania analizy SWOT

Analiza SWOT nie traci popularności i jest użytecznym narzędziem nawet w dobie gospodarki opartej na danych. Stosowana razem z bardziej zaawansowanymi metodami analizy skuteczności biznesowej, daje lepszy obraz rynkowej pozycji firmy. Jej zastosowania obejmują m.in.:

Planowanie strategiczne

Analiza SWOT pozwala ocenić pozycję organizacji na rynku oraz określić obszary wymagające działań. Jej wykorzystanie pozwala opracować wizję, misję i cele, które są zgodne z mocnymi stronami firmy, ograniczają wpływ słabości oraz wykorzystują szanse rynkowe. Dzięki temu Twoja firma może skoncentrować się na priorytetowych obszarach działalności.

Rozwój produktów i usług

Analiza SWOT może być również wykorzystana w procesie rozwoju produktów i usług. Firma może określić, które z nich mają największy potencjał wzrostu lub rentowności. Analiza słabości i zagrożeń pozwala też wykryć luki w ofercie. Dzięki temu, możliwe jest wprowadzenie innowacji, które wpłyną na zwiększenie konkurencyjności i zadowolenia klientów.

Planowanie działań marketingowych i sprzedażowych

Analiza SWOT jest również przydatna w planowaniu działań marketingowych i sprzedażowych. Daje Twojej firmie do ręki argumenty sprzedażowe, które można podkreślić w strategii marketingowej. Pomaga też w wyborze odpowiednich kanałów dystrybucji, segmentów rynkowych czy metod promocji. Jednocześnie pozwala na opracowanie strategii zaradczych, takich jak usprawnienie procesów sprzedażowych, wzmocnienie relacji z klientami czy monitorowanie działań konkurencji.

Zalety i wady analizy SWOT

Osoby, posługujące się analizą SWOT, podkreślają, że jest jest prostym i łatwym w zrozumieniu narzędziem, które może być stosowane przez osoby o różnym poziomie wiedzy i doświadczenia – nie ma tu jednoznacznych metodologicznych wytycznych. Dzięki swojej ogromnej elastyczności może być w prosty sposób dostosowana do różnych rodzajów organizacji, projektów czy celów osobistych.

Pośród zalet SWOT wymienia się też lepsze zrozumienie własnych możliwości oraz otoczenia, dzięki czemu można podejmować bardziej przemyślane i efektywne decyzje oraz skoncentrować się na najważniejszych aspektach działalności. Prostota i intuicyjność analizy SWOT sprzyjają lepszej komunikacji i współpracy w ramach zespołów oraz między różnymi działami organizacji, a także ułatwia komunikację z interesariuszami zewnętrznymi.

Wreszcie, analiza SWOT pozwala systematycznie monitorować i oceniać postępy w osiąganiu celów, co sprzyja procesowi rozwoju organizacji. Przeprowadzana regularnie, umożliwia identyfikowanie nowych możliwości oraz zagrożeń, które mogą pojawiać się w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu.

Przeciwnicy analizy SWOT zarzucają jej przede wszystkim subiektywizm. Wadą analizy SWOT jest to, że opiera się ona na opiniach i przekonaniach, co może prowadzić do przeceniania mocnych stron, pomniejszania słabości, niedostrzegania szans lub ignorowania zagrożeń. Często podnosi się wobec niej zarzut banalności wyników oraz braku podstaw dowodzących jej skuteczności.

Innym, często pojawiającym się zarzutem jest brak podziału czynników ze względu na ich wagę. Faktycznie, w analizie SWOT wszystkie czynniki często traktuje się jako równie ważne, co może prowadzić do przekłamań w ocenie. 

Zwraca się też uwagę, że analiza SWOT jest stosunkowo prostym narzędziem, które może nie być wystarczające dla skomplikowanych sytuacji lub organizacji o dużym zróżnicowaniu działalności. 

Może też prowadzić do nadmiernego skupienia się na bieżącej sytuacji, co może utrudniać myślenie długoterminowe i innowacyjne.