Najczęstsze błędy w zarządzaniu czasem

Czas to najcenniejsza rzecz w życiu człowieka, ale czasami zdarza się, że marnujemy go lub nieefektywnie wykorzystujemy. Jak wyciągnąć z czasu jak najwięcej i jak unikać błędów w zarządzaniu nim?

Czym jest zarządzanie czasem?

Wyobraź sobie, że zarządzanie czasem jest podobne do pakowania walizki na wyjazd – jeśli będziesz do niej wrzucać bez planu wszystko, szybko okaże się, że nie będzie chciała się domknąć. Zarządzanie czasem jest zatem podobne do pakowania walizki tak, by wszystko miało swoje miejsce – jest to nie tylko planowanie i ustawianie przypomnień w telefonie, lecz także świadome podejmowanie decyzji, na co warto przeznaczyć swoje zasoby – czas, energię i uwagę.

Trzeba wiedzieć, że zarządzanie czasem to wybór priorytetów, umiejętność powiedzenia „nie” rzeczom, które Cię nie rozwijają, i czerpanie radości z tego, co naprawdę ważne. Pomaga ono obrać właściwy kierunek i nie zgubić się w codziennym chaosie – zamiast wiecznie gonić za uciekającymi godzinami, można mieć nad nimi pewną kontrolę.

Jakie są najczęstsze błędy w zarządzaniu czasem?

Błędy w zarządzaniu czasem można opisać z co najmniej dwóch perspektyw – zawodowej i osobistej. Na początku przyjrzymy się, jak niewłaściwe zarządzanie czasem może pogorszyć jakość pracy:

• Planowanie to podstawa, ale jeśli Twoja lista „do zrobienia” wygląda jak menu w restauracji all-inclusive, to coś poszło nie tak. Jeśli będziesz próbować zrobić wszystko na raz, jest wielce prawdopodobne, że nie zrobisz niczego. Wybierz kilka najważniejszych zadań, a resztą zajmij się, gdy przyjdzie czas.
• Pisanie maila, odpowiadanie na Teamsie i jednoczesne robienie notatek ze spotkania nie sprawi, że podniesiesz swoją efektywność. Multitasking brzmi fajnie w CV, ale w rzeczywistości prowadzi do błędów, więc, zamiast rozpraszać się milionem rzeczy, skoncentruj się na jednym zadaniu naraz.
• Spotkania to ulubione hobby każdej firmy, ale jeśli spędzasz połowę dnia na wideokonferencjach, a drugą połowę próbujesz nadrobić stracony czas, coś trzeba zmienić. Zastanów się, czy czasami nie wystarczy krótka notatka w mailu.
• Jeśli Twoja filozofia pracy to „skończę, a potem odpocznę”, to nie skończysz. Nawet dziesięciominutowy spacer czy kubek herbaty może naładować Twoje baterie bardziej niż kolejna godzina przy biurku.
• Masz napisać raport, ale nagle czujesz potrzebę uporządkowania dokumentów na pulpicie, podlewania roślin w biurze albo… czytania artykułów o zarządzaniu czasem. Robienie „czegokolwiek” to nie to samo, co robienie „czegoś ważnego”, więc zacznij od najtrudniejszego zadania i miej je z głowy.
• Kolega prosi Cię o pomoc w projekcie, szef dorzuca dodatkowe zadanie, a Ty zawsze odpowiadasz: „Jasne, zrobię!”. Brzmi znajomo? Mówienie „nie” to nie oznaka lenistwa – to dowód, że szanujesz swój czas. Bądź uprzejmy, ale stanowczy – masz prawo do swoich priorytetów.
• Poświęcenie 10 minut na rozpisanie planu dnia może zaoszczędzić Ci godzin w chaosie. Kiedy wiesz, gdzie pasują wszystkie elementy, praca idzie szybciej i przyjemniej.

Z perspektywy osobistej, można popełniać podobne błędy, ale warto podkreślić, że jeśli znajdujesz czas na pracę, rodzinę, znajomych, ale nie dla siebie, to jest to prosty przepis na wypalenie. Znajdź czas na swoje hobby, nawet jeśli to tylko 15 minut na kubek herbaty i książkę – to inwestycja w Twoje zdrowie psychiczne. Nie poświęcaj też wolnego dnia, żeby nadrobić zaległości w pracy – Twoje życie osobiste nie powinno być dodatkiem do pracy, a świat się nie zawali, jeśli dziś nie sprawdzisz służbowych maili.

Jak unikać błędów w zarządzaniu czasem?

Czas nie jest z gumy, ale jeśli zarządzasz nim mądrze, możesz mieć i uporządkowany dom, i czas na kanapę, książkę, albo zwyczajne nicnierobienie. Jak jednak to osiągnąć?

Każdy może nauczyć się sztuki ogarniania swojego dnia, bez stresu i zbędnych komplikacji. Warto przede wszystkim uświadomić sobie, że nie wszystko, co masz na liście zadań, jest równie ważne. Zadaj sobie pytanie: „Czy to naprawdę muszę zrobić dziś?” Skup się na tym, co przyniesie największe efekty lub co po prostu musi być skończone na czas. Reszta? Może poczekać.

Czy można być pomocnym i nie robić wszystkiego za innych? Tak – kiedy ktoś prosi Cię o przysługę, nie rzucaj się na główkę w każdy problem. „Nie mogę, mam już inne plany” to pełnoprawna odpowiedź. Twój czas to luksus, więc tak go traktuj.

Masz zadanie, które zajmie mniej niż dwie minuty? Zrób je od razu, zanim zapomnisz, że w ogóle istnieje. Odkładanie takich drobnostek to jak wpychanie okruszków pod dywan – na początku niewinnie, ale szybko tworzy się z tego bałagan.

Planowanie dnia jest super, ale pamiętaj, że nie jesteś robotem. Zostaw w harmonogramie trochę luzu na niespodziewane elementy – korki, zgubione klucze czy po prostu chwilę na złapanie oddechu.

Dążenie do perfekcji to piękna idea, ale w praktyce często prowadzi do odkładania rzeczy na później albo wiecznego poprawiania tego, co już działa. Naucz się odpuszczać – świat nie zawali się, jeśli coś nie będzie idealne.

Na koniec dnia poświęć 5 minut, żeby zastanowić się, co Ci się udało, a co można było zrobić lepiej. Taki rachunek sumienia to świetny sposób, żeby się doskonalić i unikać tych samych błędów w przyszłości.

Najważniejsze jest jednak ostatnie pytanie – co z tego, że będziesz mistrzem zarządzania czasem, jeśli nie znajdziesz w nim miejsca na małe przyjemności? Rób rzeczy, które dają Ci radość – czy to spacer z psem, czy leniwe oglądanie serialu. Zarządzanie czasem (a przy okazji także zarządzanie pracą) nie musi być trudne ani sztywne jak plan lekcji w szkole – jest jak układanie puzzli – kiedy znajdziesz swoje sposoby, wszystko zacznie do siebie pasować.