Zmiana formy opodatkowania na ryczałt: co musisz wiedzieć?

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych kusi prostotą rozliczeń i niskimi stawkami podatkowymi, ale czy na pewno jest odpowiedni dla Twojego biznesu? Zmiana na tę formę opodatkowania może przynieść znaczące oszczędności przedsiębiorcom o niskich kosztach działalności, ale dla innych okaże się pułapką finansową. Decyzja wymaga nie tylko znajomości terminów i procedur, ale przede wszystkim zrozumienia ograniczeń i warunków stosowania ryczałtu. Nieprawidłowa kwalifikacja rodzaju działalności według PKWiU, przekroczenie limitów przychodowych czy świadczenie usług dla byłego pracodawcy mogą pozbawić prawa do tej formy opodatkowania ze skutkiem wstecznym.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Jakie prawa regulują zmianę formy opodatkowania na ryczałt?
• Jak zmienić formę opodatkowania na ryczałt?

Jakie prawa regulują zmianę formy opodatkowania na ryczałt?

Przepisy dotyczące wyboru i zmiany formy opodatkowania na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych są zawarte głównie w ustawie z dnia 20 listopada 1998 roku o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne^[1]. Ryczałt nie jest formą domyślną opodatkowania działalności gospodarczej, dlatego wymaga aktywnego działania podatnika w postaci złożenia pisemnego oświadczenia.

Zgodnie z art. 9a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2022 roku), dochody z pozarolniczej działalności gospodarczej są opodatkowane na zasadach ogólnych, chyba że podatnicy złożą właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego sporządzone na piśmie oświadczenie o zastosowaniu opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych^[2]. Oświadczenia mogą być złożone na podstawie przepisów ustawy o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Terminy wyboru lub zmiany formy na ryczałt są precyzyjnie określone w art. 9 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym. Podatnik składa pisemne oświadczenie o wyborze ryczałtu na dany rok podatkowy naczelnikowi urzędu skarbowego do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnął pierwszy przychód z tego tytułu w roku podatkowym^[3]. Jeżeli pierwszy przychód został osiągnięty w grudniu roku podatkowego, oświadczenie należy złożyć do końca tego roku. W przypadku przechodzenia z karty podatkowej na ryczałt, oświadczenie o rezygnacji i wyborze ryczałtu należy złożyć do 20 stycznia roku podatkowego^[4].

Wybór ryczałtu może być dokonany poprzez aktualizację wpisu w CEIDG (formularz CEIDG-1) lub bezpośrednio w urzędzie skarbowym^[5]. Orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego, w tym wyrok z 22 lutego 2024 roku (sygn. akt II FSK 710/21), oraz stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dopuszczają, że prawidłowo opisany dowód wpłaty podatku z oznaczeniem PPE (ryczałt od przychodów ewidencjonowanych) dokonany w ustawowym terminie może zostać uznany za skuteczne złożenie oświadczenia o wyborze tej formy^[6].

Przepisy nakładają szereg ograniczeń dotyczących stosowania ryczałtu. Art. 6 ust. 4 ustawy określa limit przychodów – podatnicy mogą opłacać ryczałt, jeżeli w roku poprzedzającym rok podatkowy uzyskali przychody nieprzekraczające równowartości 2 000 000 euro. W 2025 roku limit ten wynosi 8 569 200 zł^[7]. Art. 8 ustawy zawiera dokładny wykaz działalności wyłączonych z opodatkowania ryczałtem, między innymi prowadzenie aptek, działalność w zakresie kupna i sprzedaży wartości dewizowych oraz handel częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych^[8].

Istotnym ograniczeniem jest zakaz stosowania ryczałtu przy świadczeniu usług na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy. Ryczałtu nie można stosować, jeśli przedsiębiorca uzyskuje przychody ze sprzedaży towarów lub świadczenia usług na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy, a czynności te odpowiadają czynnościom wykonywanym w ramach stosunku pracy w tym roku podatkowym lub w poprzednim^[9]. W przypadku spółek cywilnych lub jawnych, ryczałt może być stosowany tylko pod warunkiem, że wszyscy wspólnicy spółki wybiorą ryczałt jako formę opodatkowania^[10].

Dokonany wybór ryczałtu dotyczy również lat następnych – jest to zasada kontynuacji określona w przepisach. Jeśli przedsiębiorca rozpoczynający działalność w trakcie roku podatkowego nie złoży w terminie oświadczenia o wyborze ryczałtu (lub innej formy), jest obowiązany do założenia właściwych ksiąg i opodatkowania się na zasadach ogólnych według skali podatkowej^[11].

Jak zmienić formę opodatkowania na ryczałt?

Zmiana formy opodatkowania na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych wymaga przestrzegania określonych terminów i procedur formalnych. Ryczałt to uproszczona forma, w której podatek płacony jest od przychodu bez możliwości odliczania kosztów uzyskania przychodu, a stawki wynoszą od 2% do 17% w zależności od rodzaju prowadzonej działalności^[12].

Zmianę formy na ryczałt można zgłosić raz w roku podatkowym, a wybrana forma obowiązuje przez cały rok. Terminy złożenia oświadczenia są następujące: do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskano pierwszy przychód z działalności gospodarczej w danym roku podatkowym^[13]. Dla większości przedsiębiorców, którzy osiągnęli pierwszy przychód w styczniu, termin upływa 20 lutego danego roku. Jeżeli pierwszy przychód został osiągnięty w grudniu, wyboru formy należy dokonać do końca roku podatkowego (31 grudnia). W przypadku przechodzenia z karty podatkowej na ryczałt, oświadczenie o rezygnacji i wyborze ryczałtu należy złożyć do 20 stycznia danego roku^[14].

Najprostsza metoda zgłoszenia to aktualizacja wpisu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Należy zalogować się na Konto Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl i złożyć „Wniosek o zmianę danych firmy”^[15]. W elektronicznym kreatorze trzeba wypełnić pole „Oświadczenie o formie opłacania podatku dochodowego” i wskazać ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Wybór nowej formy oznacza jednocześnie rezygnację z formy dotychczasowej. Dla przedsiębiorców działających w poprzednim roku data powstania zmiany powinna być ustawiona na 1 stycznia danego roku, ponieważ zmiana dotyczy całego roku. Wniosek należy podpisać i wysłać – są to dwie odrębne czynności. Potwierdzeniem skutecznej wysyłki jest otrzymanie Urzędowego Poświadczenia Odbioru^[16].

Zmianę można również zgłosić pisemnie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. W przypadku spółki cywilnej lub jawnej, oświadczenie muszą złożyć wszyscy wspólnicy^[17]. Nowi przedsiębiorcy mogą dokonać wyboru ryczałtu już podczas rejestracji działalności na formularzu CEIDG-1. Zgodnie z aktualnym orzecznictwem (wyrok NSA z 22 lutego 2024 roku, sygn. II FSK 710/21), prawidłowe opisanie tytułu przelewu podatkowego za styczeń z oznaczeniem PPE może zostać uznane za skuteczne złożenie oświadczenia o wyborze tej formy, o ile wpłata nastąpiła w ustawowym terminie do 20 dnia następnego miesiąca^[18].

Przed złożeniem oświadczenia należy zweryfikować, czy przysługuje prawo do tej formy opodatkowania. W roku poprzedzającym (2024 dla zmiany w 2025 roku) przedsiębiorca musi uzyskać przychody z działalności nieprzekraczające równowartości 2 000 000 euro (limit na 2025 rok wynosi 8 569 200 zł)^[19]. Nowi przedsiębiorcy rozpoczynający działalność mogą wybrać ryczałt bez względu na wysokość przychodów. Ryczałt wyklucza opodatkowanie przychodów z prowadzenia aptek, działalności w zakresie kupna i sprzedaży wartości dewizowych oraz handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych^[20].

Ryczałtu nie można stosować przy świadczeniu usług na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy, które odpowiadają czynnościom wykonywanym w ramach stosunku pracy w bieżącym lub poprzednim roku podatkowym^[21]. W przypadku spółki cywilnej lub jawnej, wszyscy wspólnicy muszą wybrać ryczałt jako formę opodatkowania. Warto również upewnić się co do prawidłowej stawki ryczałtu, ponieważ jest ona ściśle powiązana z kodami PKWiU dla danej usługi. Błędna klasyfikacja może prowadzić do zakwestionowania prawa do preferencyjnej stawki przez organy podatkowe^[22].

Dokonany wybór ryczałtu dotyczy również lat następnych, co oznacza, że przedsiębiorca nie musi corocznie składać oświadczenia o chęci kontynuowania tej formy. Uchybienie terminowi nie może zostać przywrócone, a niezłożenie oświadczenia w terminie jest równoznaczne z kontynuacją dotychczasowej formy opodatkowania lub przypisaniem do skali podatkowej w przypadku nowych przedsiębiorców^[23].

Zmiana na ryczałt to decyzja wymagająca szczególnej staranności w klasyfikacji rodzaju działalności według PKWiU. Przedsiębiorcy często bagatelizują ten aspekt, co może skutkować sporami z organami podatkowymi o prawidłową stawkę lub nawet prawo do stosowania ryczałtu. Dobrze jest wcześniej przeprowadzić dokładną analizę struktury przychodów i weryfikację, czy wszystkie rodzaje działalności mieszczą się w katalogu dozwolonym dla ryczałtu. Warto również pamiętać, że przy minimalnych kosztach działalności ryczałt może być bardzo opłacalny, ale dynamiczny wzrost wydatków – na przykład związanych z inwestycjami – może sprawić, że ta forma przestanie być korzystna.

Max Cyrek, CEO Cyrek Digital