Zarządzanie kryzysowe w firmie – czym jest?

Przedsiębiorstwo możesz znaleźć się w sytuacji, kiedy pojawią się nieprzewidywalne, a często również nagłe sytuacje kryzysowe. To, jak sobie z nimi poradzi, jest niezwykle ważne i wpływa na jego przyszłość. Jeśli Ty, jako przedsiębiorca, chcesz odpowiednio przygotować się na nawet największe trudności, to zacznij od poznania bliżej zarządzania kryzysowego.  

Z tego artykułu dowiesz się: 

• Czym jest zarządzanie kryzysowe?
• Jakie są fazy zarządzania kryzysowego?
• Jak rozpoznać sytuacje kryzysowe?
• Jak stworzyć plan zarządzania kryzysowego?
• Jakie korzyści wynikają z tworzenia planu zarządzania kryzysowego?

Zarządzanie kryzysowe – definicja  

Zarządzanie kryzysowe to proces, który ma na celu skuteczne reagowanie na nieprzewidywalne i nagłe sytuacje, które pojawiają się w przedsiębiorstwach. Ma on na celu ochronę wizerunku i zapewnienie firmie stabilizacji. Podstawą, pozwalającą na szybkie reagowanie w przypadku kryzysu jest natomiast plan zarządzania kryzysowego. 

Zarządzanie kryzysowe to proces, obejmujący identyfikację, analizę, przygotowanie oraz reakcję na sytuacje kryzysowe, mający na celu ograniczenie związanych z nimi negatywnych skutków. 

Definicja zarządzania kryzysowego

Chociaż kryzysy są trudne do przewidzenia, analiza ryzyka pomoże Ci w identyfikowaniu potencjalnych zagrożeń. Przykładowo – firma zajmująca się marketingiem w mediach społecznościowych może zmagać się z ryzykiem popełnienia błędów komunikacyjnych, co wymagać będzie publicznych przeprosin. Z kolei przedsiębiorstwa technologiczne są bardziej narażone na ataki cybernetyczne.  

Fazy zarządzania kryzysowego  

Każdy kryzys jest dość złożony – niezależnie od tego, jakie jest jego źródło. Być może właśnie dlatego zarządzanie kryzysowe wymaga odpowiedniej wiedzy oraz planowania. Proces ten obejmuje zwykle cztery fazy: 

• Zapobieganie – jest to działanie, którego głównym zadaniem jest ograniczenie pojawienia się sytuacji kryzysowej. Faza ta opiera się m.in. na analizie potencjalnych zagrożeń, ocenie podatności na nie czy wspieraniu rozwoju całego przedsiębiorstwa, a szczególnie technologii.  
• Przygotowanie – Twoje przedsiębiorstwo musi być gotowe na ewentualne przeszkody i wystąpienie kryzysu. Faza przygotowania obejmuje stworzenie skutecznego planu reagowania na ewentualne trudności. Na tym etapie konieczne jest określenie sił, środków i zasobów przedsiębiorstwa.  
• Reagowanie – faza ta to punkt styczny z realnym zagrożeniem. Tutaj już powinny zostać uruchomione odpowiednie działania, którym zadaniem będzie ograniczenie skutków kryzysu.  
• Odbudowa – niekiedy skutki kryzysu są na tyle duże, że konieczna jest odbudowa przedsiębiorstwa. Faza ta trwa, aż do momentu postawienia firmy na nogi. Kończy się ona razem z przywróceniem przedsiębiorstwa do równowagi. Faza odbudowy może być krótko- lub długoterminowa. 

Rozpoznawanie sytuacji kryzysowych  

Rozpoznawanie sytuacji kryzysowych w firmie jest niezbędne, aby móc skutecznie zarządzać przedsiębiorstwem. Pierwsze symptomy mogą być zauważalne poprzez kontrolę oraz monitoring działań, procesów i podejścia do zarządzania. Objawy kryzysu manifestują się w różnych aspektach funkcjonowania organizacji – zarówno finansowych, jak i pozafinansowych. 

Aspekty finansowe to dość istotny wskaźnik sytuacji kryzysowej. Spadek rentowności, wzrost zadłużenia, brak płynności finansowej firmy czy trudności w pozyskiwaniu środków na bieżącą działalność i rozwój to sygnały alarmujące. Jednakże kryzys nie ogranicza się tylko do tych czynników. Wewnętrzne objawy obejmują również zachowania pracowników, konflikty wewnątrz organizacji, opór przed zmianami czy nawet podważanie autorytetu kierownictwa. Te niefinansowe symptomy mogą stanowić równie istotne ostrzeżenia o potencjalnej sytuacji kryzysowej. 

Różnorodność sytuacji kryzysowych wymaga zrozumienia ich złożoności i kontekstu, w jakim się pojawiają. Dzięki kryteriom, takim jak tempo i czas trwania (nagły vs. przewlekły), miejsce i przyczyny kryzysu (wewnętrzne vs. zewnętrzne) czy też skutki kryzysów (destrukcyjne vs. twórcze), możesz o wiele lepiej zdefiniować i zrozumieć specyfikę każdej sytuacji.  

Tworzenie planu zarządzania kryzysowego  

Każde przedsiębiorstwo powinno wiedzieć, co robić w przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowych. W tym celu tworzy się plan zarządzania kryzysowego. Powinien on zostać zaprojektowany tak, aby spełniać wszelkie potrzeby danej firmy. Tworzenie planu zarządzania kryzysowego można przeprowadzić w kilku krokach:  

• Wybranie członków zespołu zarządzania kryzysowego – w Twoim przedsiębiorstwie powinni być pracownicy, którzy będą czuwać nad procesem tworzenia planu zarządzania kryzysowego. Każdy z liderów musi być przydzielony do konkretnych działań, które będą wykonywane w wypadku pojawienia się kryzysu.  
• Ocena ryzyka – każde przedsiębiorstwo powinno przeprowadzić ocenę ryzyka, które może mu zagrażać. Na tym etapie możesz skorzystać z rejestru zagrożeń. Następnie przeprowadź burzę mózgów, aby wykryć i przeanalizować wszelkie trudności, które mogą pojawić się podczas rozwoju firmy.  
• Planowanie strategii – każde wykryte przez Ciebie zagrożenie, powinno mieć jasno określone działanie, które będzie mu przeciwdziałać. Twojej firmie potrzebny jest konkretny plan działania. Jest to strategia, która obejmuje wiele elementów, a w tym protokół aktywacji i określenie ról pracowników, odpowiedzialnych za reagowanie na pojawiające się trudności. 

Sposób opracowania planu zarządzania kryzysowego może być różnorodny, jednak często przyjmuje formę listy kontrolnej. Taka struktura umożliwia członkom zespołu monitorowanie i podejmowanie konkretnych kroków w sytuacji kryzysowej poprzez odznaczanie wykonanych działań. 

Korzyści wynikające z tworzenia planu zarządzania kryzysowego 

Tworzenie planu to niezwykle istotny element zarządzania kryzysowego. Dzięki jasno określonej strategii działania: 

• będziesz przygotowany na sytuacje kryzysowe, 
• ograniczysz potencjalne skutki kryzysu, 
• ochronisz wizerunek firmy, 
• ograniczysz straty finansowe, 
• zwiększysz zaufanie potencjalnych inwestorów i partnerów biznesowych, 
• zyskasz szansę na szybsze odbudowanie swojej firmy.