Zadaniowy czas pracy: Kodeks pracy – co musisz wiedzieć?

Kodeks pracy nie tylko dopuszcza zadaniowy czas pracy, ale czyni go jednym z najważniejszych narzędzi elastycznej organizacji zatrudnienia w XXI wieku. To jednak system, który wymaga precyzyjnego przestrzegania przepisów i świadomego podejścia do praw pracowniczych. Czy znasz wszystkie prawne uwarunkowania tego systemu?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Jakie prawa regulują zadaniowy system czasu pracy?
• Czy pracownik musi wyrazić zgodę na zadaniowy system czasu pracy?
• Czy zadaniowy czas pracy ma zastosowanie wobec umów cywilnoprawnych?

Najważniejsze informacje:

• Główną podstawą prawną zadaniowego czasu pracy jest art. 140 kodeksu pracy, uzupełniony przepisami o normach określonych w kodeksie, ewidencji czasu pracy i wprowadzeniu systemów czasu pracy w przepisach wewnętrznych.
• Pracownik nie musi wyrażać formalnej zgody na system, ale pracodawca ma obowiązek przeprowadzić z nim konsultacje w sprawie czasu niezbędnego do wykonania zadań uwzględniając wymiar czasu pracy.
• System ma zastosowanie wyłącznie do umów o pracę – w przypadku umów cywilnoprawnych nie stosuje się formalnego zadaniowego czasu pracy, choć same zadania mogą mieć charakter zadaniowy.

Jakie prawa regulują zadaniowy system czasu pracy?

Zadaniowy system czasu pracy funkcjonuje w złożonej sieci przepisów prawnych, która zapewnia ochronę praw pracowniczych przy jednoczesnym umożliwieniu elastycznej organizacji pracy w zakładach pracy. Zrozumienie tej hierarchii przepisów jest ważne dla prawidłowego funkcjonowania systemu i respektowania wymiaru czasu pracy określonego w prawodawstwie.

Fundamentalną podstawą prawną jest art. 140 Kodeksu pracy, który stanowi serce regulacji zadaniowego czasu pracy. Przepis ten określa, że system może być stosowany “w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy”, a pracodawca “po porozumieniu z pracownikiem” ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań. Ta lakoniczność przepisu jest celowa – ustawodawca pozostawił elastyczność w interpretacji, ale jednocześnie wyznaczył jasne granice stosowania w ramach kodeksu pracy.

Nierozłącznie związany z art. 140 jest art. 129 Kodeksu pracy, który określa podstawowe normy czasu pracy. To kluczowy element systemu, gdyż zadaniowy czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. System zadaniowy nie jest więc systemem “nienormowanym”, jak błędnie zakłada wielu pracodawców, lecz musi respektować podstawy wymiaru czasu pracy określone w przepisach.

Art. 150 Kodeksu pracy reguluje sposób wprowadzenia zadaniowego systemu czasu pracy w przedsiębiorstwie. System musi zostać ustalony w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu (jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie ma obowiązku ustalania regulaminu pracy). Ten wymóg ma charakter bezwzględny – bez odpowiedniego uregulowania w przepisach wewnątrzzakładowych system nie może funkcjonować zgodnie z prawem.

Przepisy o ewidencji czasu pracy także podlegają modyfikacji w systemie zadaniowym. Art. 149 § 2 Kodeksu pracy zwalnia pracodawcę z obowiązku ewidencjonowania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, ale nie z prowadzenia jakiejkolwiek dokumentacji. Obowiązuje uproszczona ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o urlopach, zwolnieniach, delegacjach i innych nieobecnościach, co jest istotne dla prawidłowego rozliczania czasu pracy i wynagrodzenia.

Ważną rolę odgrywają również przepisy o godzinach nadliczbowych. Art. 151 i następne Kodeksu pracy stosują się w pełni do pracowników objętych zadaniowym czasem pracy. Jeśli pracodawca powierzy zadania niemożliwe do wykonania w normalnych normach czasowych, powstają godziny nadliczbowe, za które przysługuje dodatkowe wynagrodzenie lub czas wolny zgodnie z przepisami kodeksu pracy.

Przepisy o odpoczynku dobowym i tygodniowym również obowiązują bez zmian. Pracownik musi mieć zapewnione co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w ciągu doby oraz 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdym tygodniu. Pracodawca jest odpowiedzialny za zapewnienie tych odpoczynków, planując zadania w sposób umożliwiający ich wykorzystanie i rozpoczęciem pracy w odpowiednich odstępach czasowych.

Kontrolę przestrzegania przepisów sprawuje Państwowa Inspekcja Pracy na podstawie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, która ma całkiem sporo pracy, bowiem 52,4 tys. pracowników w 2024 roku musiało walczyć o należne im wynagrodzenia ze stosunku pracy na łączną kwotę 158,8 mln zł^[1]. Inspektorzy mają prawo kontrolować dokumentację pracowniczą, w tym uproszczoną ewidencję czasu pracy, a za jej brak mogą nałożyć grzywnę od 1000 do 30 000 zł^[2]. W 2024 roku PIP przeprowadziła ponad 20 tys. kontroli, sprawdzając legalność zatrudnienia 112,2 tys. osób^[3], co pokazuje skalę nadzoru nad przestrzeganiem prawa pracy w zakładach pracy w całym kraju.

Przepisy dotyczące urlopów wypoczynkowych, zwolnień lekarskich i innych świadczeń stosują się bez zmian. Pracownik w systemie zadaniowym zachowuje wszystkie uprawnienia pracownicze, a pracodawca ma obowiązek odpowiednio zmniejszyć zakres zadań w okresie nieobecności pracownika, co wymaga elastycznego podejścia do organizacji pracy i planowania zadań.

Czy pracownik musi wyrazić zgodę na zadaniowy system czasu pracy?

Kwestia zgody pracownika na zadaniowy system czasu pracy budzi wiele kontrowersji w doktrynie i praktyce prawa pracy. Przepisy kodeksu pracy używają sformułowania “po porozumieniu z pracownikiem”, które nie jest jednoznaczne i prowadzi do różnych interpretacji zarówno wśród prawników, jak i pracodawców w kontekście wykonywania pracy w tym systemie.

Dominujący pogląd w doktrynie prawa pracy wskazuje, że wymóg “porozumienia” nie oznacza konieczności uzyskania formalnej zgody pracownika na wprowadzenie systemu zadaniowego. Oznacza raczej obowiązek przeprowadzenia konsultacji i zasięgnięcia opinii pracownika w kwestii czasu niezbędnego do wykonania powierzonych zadań uwzględniając wymiar czasu wynikający z kodeksu pracy. Pracownik ma prawo wyrazić swoje stanowisko, czy zdoła wykonać określone zadania w ramach obowiązujących norm czasu pracy, ale ostateczna decyzja o wprowadzeniu systemu należy do pracodawcy.

Brak porozumienia z pracownikiem nie uniemożliwia pracodawcy wprowadzenia zadaniowego czasu pracy, ale znacząco wpływa na rozdział ryzyka w ewentualnych sporach. Jeśli pracownik nie zgodził się na proponowany czas wykonania zadań, a później okaże się, że były one niemożliwe do zrealizowania w normalnych godzinach pracy, pracodawca będzie miał trudności z udowodnieniem, że system został prawidłowo zastosowany w zakładzie pracy.

W praktyce rozliczania godzin nadliczbowych to na pracodawcy spoczywa pełny ciężar dowodu, że powierzone zadania były obiektywnie możliwe do wykonania w ramach norm określonych w art. 129 kodeksu pracy. Brak porozumienia z pracownikiem dodatkowo wzmacnia jego pozycję procesową i może skutkować przyznaniem mu racji w sporze o nadgodziny oraz wykonanie powierzonych obowiązków w nadmiarze normalnego czasu pracy.

Istnieją jednak interpretacje wskazujące na konieczność faktycznego uzgodnienia warunków z pracownikiem. Część prawników argumentuje, że słowo “porozumienie” w kodeksie pracy ma znaczenie techniczne i wymaga rzeczywistego konsensusu stron. Według tego podejścia, bez zgody pracownika na czas wykonania zadań, system nie może wejść w życie w sposób zgodny z prawem.

W przypadku wprowadzania zadaniowego czasu pracy dla już zatrudnionego pracownika, najczęściej stosuje się aneks do umowy o pracę. Taki aneks wymaga zgody obu stron, co w praktyce oznacza konieczność uzyskania akceptacji pracownika. Jeśli pracownik nie wyrazi zgody, pracodawca może rozważyć wypowiedzenie zmieniające warunków pracy, ale musi mieć obiektywne uzasadnienie dla takiej zmiany zgodnie z zasadami kodeksu pracy.

Dla nowo zatrudnianych pracowników system zadaniowy może być określony bezpośrednio w umowie o pracę. W tym przypadku zgoda na system jest implicite zawarta w zgodzie na zawarcie umowy. Pracownik ma możliwość odmowy podpisania umowy, jeśli nie akceptuje proponowanych warunków pracy i organizacji czasu wykonywania obowiązków.

Pracodawca, który zignoruje głos pracownika w sprawie zadaniowego trybu pracy, naraża się nie tylko na spory prawne, ale także na utratę zaufania zespołu. Prawdziwe porozumienie oznacza otwartą dyskusję o możliwościach, ograniczeniach i oczekiwaniach obu stron w kontekście wykonania powierzonych zadań. To inwestycja w długoterminową współpracę, która zwraca się wielokrotnie.

Damian Sawicki, radca prawny Cyrek Digital

Czy zadaniowy czas pracy ma zastosowanie wobec umów cywilnoprawnych?

Zadaniowy system czasu pracy jako instytucja prawna ma zastosowanie wyłącznie do umów o pracę i jest nierozerwalnie związany z przepisami Kodeksu pracy. Nie stosuje się go bezpośrednio do umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenia, umowa o dzieło czy współpraca B2B, które rządzą się odmiennymi zasadami wynikającymi z Kodeksu cywilnego i nie podlegają regulacjom dotyczącym czasu pracy w rozumieniu prawa pracy.

Podstawową różnicą między umową o pracę a umowami cywilnoprawnymi jest charakter związania stron. W stosunku pracy występuje podporządkowanie pracownicze, które oznacza, że pracownik pozostaje pod kierownictwem pracodawcy i jest związany jego poleceniami dotyczącymi sposobu wykonywania pracy. To podporządkowanie jest istotne dla stosowania przepisów o czasie pracy, w tym zadaniowego systemu, gdzie pracownik mimo autonomii nadal pozostaje pod dyspozycją pracodawcy.

W umowach cywilnoprawnych nie ma podporządkowania w rozumieniu prawa pracy. Wykonawca świadczy usługi w sposób samodzielny, bez stałego nadzoru zleceniodawcy. Zasada swobody umów z art. 353¹ kodeksu cywilnego pozwala stronom na daleko idącą elastyczność w kształtowaniu swojej relacji, ale nie podlegają one rygorystycznym przepisom kodeksu pracy o czasie pracy i wynagrodzeniu za pracę w określonym czasie.

Mimo że formalna instytucja zadaniowego czasu pracy nie ma zastosowania do umów cywilnoprawnych, sama natura tych umów często ma charakter zadaniowy. Freelancerzy, konsultanci, projektanci czy programiści pracujący na podstawie umów B2B zazwyczaj rozliczają się ze zleceniodawcą za wykonanie określonych zadań lub projektów, a nie za liczbę przepracowanych godzin. To naturalne rozliczenie za efekt, a nie za czas, ale bez ochrony wynikającej z kodeksu pracy.

Różnica polega na braku stosowania przepisów Kodeksu pracy dotyczących norm określonych dla czasu pracy, urlopów, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe czy ewidencji czasu pracy. Do umów cywilnoprawnych nie stosuje się ograniczenia 8 godzin dziennie i 40 godzin tygodniowo, a strony mogą dowolnie ustalać sposób i czas wykonywania zadań bez konieczności respektowania podstaw wymiaru czasu pracy.

Rosnąca popularność modeli pracy na zasadzie B2B, określanych mianem “gig economy”, wynika właśnie z tej większej elastyczności. Zgodnie z danymi EY, firmy coraz częściej pracują w koncepcji globalnej wioski, gdzie najważniejsze są umiejętności wykonawcy, a miejsce zamieszkania czy sztywne godziny pracy tracą na znaczeniu^[4]. Wykonywanie pracy może odbywać się w całkowicie elastycznych ramach czasowych.

Jednak granica między umową o pracę a umową cywilnoprawną nie zawsze jest oczywista. Jeśli w praktyce wykonawca podlega takim samym ograniczeniom jak pracownik (stałe godziny pracy, bezpośredni nadzór, używanie narzędzi pracodawcy, wykonywanie pracy w jego siedzibie), może dojść do przekwalifikowania umowy przez sąd lub Państwową Inspekcję Pracy. W 2024 roku PIP doprowadziła do zawarcia umowy o pracę z 3,2 tys. osób, które wcześniej wykonywały pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej w warunkach charakterystycznych dla umowy o pracę^[5].

Zadaniowy charakter pracy w umowach cywilnoprawnych wynika z zasady swobody umów, a nie z przepisów kodeksu pracy. Strony mogą ustalić, że wynagrodzenie zależy od wykonania określonych zadań, osiągnięcia konkretnych rezultatów czy dostarczenia określonego produktu. Taka umowa nie podlega jednak ochronie przewidzianej w kodeksie pracy dla pracowników objętych zadaniowym czasem pracy, w tym gwarancjom dotyczącym norm czasowych i dodatkowego wynagrodzenia za nadgodziny.