Zadaniowy czas pracy – co to jest i na czym polega?

Niektóre firmy pozwalają swoim pracownikom samodzielnie organizować czas pracy, a mimo to osiągają lepsze wyniki niż konkurencja. Sekret tkwi w zrozumieniu istoty zadaniowego czasu pracy – systemu, który rewolucjonizuje tradycyjne podejście do zatrudnienia i miejscem wykonywania pracy.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Co to jest zadaniowy czas pracy?
• W jakich miejscach sprawdzi się zadaniowy czas pracy?
• Jak wprowadzić zadaniowy system czasu pracy?
• Jakie są zalety zadaniowego czasu pracy?

Najważniejsze informacje:

• Zadaniowy czas pracy to system, w którym pracownik jest rozliczany z wykonania konkretnych zadań, a nie z liczby przepracowanych godzin, przy zachowaniu norm określonych w ramach kodeksowego czasu pracy.
• System sprawdza się w pracy zdalnej, terenowej, kreatywnej i samodzielnej, gdzie kontrola godzin pracy jest utrudniona lub niemożliwa ze względu na specyfikę stanowiska i rodzajem pracy.
• Wprowadzenie zadaniowego czasu pracy wymaga porozumienia z pracownikiem i formalnego ustalenia w regulaminie pracy, układzie zbiorowym pracy lub obwieszczeniu, z uwzględnieniem przepisów kodeksu pracy.
• Główne zalety to elastyczność, lepsza równowaga życia zawodowego z prywatnym, zwiększenie wydajności pracy, uproszczona ewidencja czasu pracy oraz podniesienie atrakcyjności miejsca pracy.

Zadaniowy czas pracy – definicja

W 2024 roku 28% ofert pracy w Polsce uwzględniało elastyczne modele zatrudnienia^[1]. Oznacza to, że zadaniowy czas pracy stał się jednym z najbardziej pożądanych rozwiązań na współczesnym rynku pracy. To nie jest jednak nowość wymyślona przez start-upy czy firmy technologiczne – jego korzenie sięgają głęboko w kodeks pracy i mają solidne podstawy wymiaru czasu pracy.

Na czym polega zadaniowy czas pracy? Polega on na tym, że zamiast mierzyć czas spędzony przy biurku, pracodawca koncentruje się na efektach pracy i wykonania powierzonych zadań. Pracownik otrzymuje konkretne zadania do wykonania w określonym czasie, a sposób ich realizacji pozostawia się jego autonomii. Ta swoboda organizacji czasu sprawia, że pracownik może dostosować rytm pracy do swoich indywidualnych potrzeb i preferencji, co przekłada się na wzrost wydajności pracy.

Zadaniowy czas pracy to elastyczny system organizacji pracy, w którym pracownik jest rozliczany z wykonania powierzonych mu zadań, a nie z liczby przepracowanych godzin, przy zachowaniu obowiązujących norm czasu pracy określonych w kodeksie pracy.

Definicja zadaniowego czasu pracy

W przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy, jej organizacją lub miejscem wykonywania pracy, pracodawca może zastosować zadaniowy system czasu pracy. Ten system zakłada, że pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy w zakresie wykonania powierzonych obowiązków, ale ma pełną autonomię w organizacji swojego czasu pracy.

System ten nie oznacza jednak braku jakichkolwiek ram czasowych. Przepisy kodeksu pracy jasno określają, że zadania muszą być tak ustalone, aby pracownik mógł je wykonać w ramach standardowych norm czasu pracy – maksymalnie 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Wprowadzenie zadaniowego czasu pracy musi uwzględniać podstawy wymiaru czasu pracy i nie może prowadzić do systematycznego przekraczania norm określonych w przepisach.

Fakt świadczenia pracy w tym systemie oznacza większą odpowiedzialność pracownika za organizację swojego czasu i wykonanie obowiązków pracownika. Jednakże zadaniowy system pracy polega na zachowaniu wszystkich praw pracowniczych, w tym prawa do pracy w ramach norm dobowych, odpoczynku i wynagrodzenia zgodnego z przepisami.

W jakich miejscach sprawdzi się zadaniowy czas pracy?

Zadaniowy system czasu pracy musi idealnie pasować do specyfiki danego stanowiska i organizacji pracy. Nie każda firma i nie każde miejsce pracy może skorzystać z tego systemu, ale tam gdzie się sprawdza, przynosi niezwykłe rezultaty dla zwiększenia wydajności pracy.

Przede wszystkim ma on naturalne miejsce w zawodach, w których wykonywanie pracy poza siedzibą pracodawcy jest normą, a nie wyjątkiem. Przedstawiciele handlowi, którzy większość czasu spędzają u klientów, agenci nieruchomości przemierzający miasto w poszukiwaniu najlepszych ofert, czy serwisanci docierający do odbiorców w terenie – wszyscy oni działają w środowisku, gdzie tradycyjne ewidencjonowanie liczby przepracowanych godzin staje się niemal niemożliwe.

Szczególnie podatne na zadaniowy system czasu pracy okazują się zawody kreatywne i koncepcyjne. W przypadkach pracy koncepcyjnej, gdzie liczy się kreatywność i innowacyjność, pracownicy tworzący nowe aplikacje, graficy projektujący kolejne kampanie reklamowe, architekci przygotowujący plany budowlane czy dziennikarze lub copywriterzy piszący artykuły – wszystkich ich łączy jedno: ich praca wymaga skupienia, kreatywności i często nieregularnych godzin intensywnej pracy przeplatanych okresami refleksji i planowania wymagających szczególnej koncentracji.

Praca zdalna, która według danych EY obejmowała w 2024 roku około 10,2% wszystkich zatrudnionych w Polsce^[2], stała się naturalnym sojusznikiem zadaniowego czasu pracy. Gdy pracownik wykonuje swoje obowiązki z domu, pracodawca ma ograniczone możliwości kontrolowania jego godzin pracy, ale może skutecznie rozliczać go z wykonania określonych zadań. System zadaniowego czasu pracy idealnie odpowiada na potrzeby pracy zdalnej, gdzie liczy się efekt końcowy, a nie stałe godziny pracy.

Stanowiska samodzielne i eksperckie, gdzie pracownik nie wymaga stałej współpracy z zespołem, również doskonale wpisują się w koncepcję zadaniowego czasu pracy. Analitycy danych przygotowujący raporty, audytorzy prowadzący niezależne kontrole, prawnicy opracowujący opinie prawne – ich praca ma charakter projektowy i pozwala na elastyczną organizację czasu. W tych zawodach pracownik może samodzielnie planować wykonywanie obowiązków bez konieczności ścisłego trzymania się stałych godzin pracy.

Nie można jednak zapomnieć o miejscach, gdzie zadaniowy czas pracy się nie sprawdzi. Stanowiska wymagające stałej obecności i bezpośredniego kontaktu z klientem, praca zmianowa, funkcje kierownicze związane z bieżącym nadzorem nad zespołem – w tych przypadkach wprowadzenie zadaniowego systemu czasu pracy byłoby nie tylko niewskazane, ale wręcz szkodliwe dla organizacji pracy. W zakładach pracy wymagających ciągłej obecności pracowników system ten po prostu nie znajdzie zastosowania.

Zadaniowy czas pracy sprawdza się tam, gdzie liczą się efekty, a nie godziny spędzone w biurze. To system dla tych, którzy potrafią samodzielnie organizować swoją pracę i brać odpowiedzialność za rezultaty wykonania powierzonych zadań. Jednak pamiętajmy – to nie system dla każdego stanowiska, a jego wprowadzenie wymaga głębokiego przemyślenia specyfiki danej organizacji i jej organizacją pracy.

Damian Sawicki, radca prawny Cyrek Digital

Jak wprowadzić zadaniowy system czasu pracy?

Wprowadzenie zadaniowego systemu czasu pracy, podobnie jak budowa domu, wymaga solidnych fundamentów. Musi zatem opierać się na jasnych podstawach prawnych i organizacyjnych, uwzględniających rozkłady czasu pracy i systemów czasu pracy.

Ocena możliwości zastosowania systemu zadaniowego

Pierwszy krok to gruntowna analiza, czy charakter wykonywanej pracy uzasadnia wprowadzenie zadaniowego systemu czasu pracy. Zgodnie z art. 140 Kodeksu pracy, system ten można zastosować wyłącznie w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy, jej organizacją lub miejscem wykonywania pracy. Pracodawca musi obiektywnie ocenić, czy kontrola czasu pracy jest rzeczywiście utrudniona lub niemożliwa, a pracownik może być skutecznie rozliczany z wykonania konkretnych zadań w ramach określonego czasu pracy.

Porozumienie z pracownikiem w sprawie czasu wykonania zadań

Kodeks pracy wymaga, aby pracodawca “po porozumieniu z pracownikiem” ustalił czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań uwzględniając wymiar czasu pracy. To nie oznacza konieczności uzyskania formalnej zgody pracownika, ale wymaga przeprowadzenia konsultacji i zasięgnięcia jego opinii. W praktyce oznacza to wspólne omówienie zakresu obowiązków i czasu niezbędnego na ich realizację, z uwzględnieniem norm czasu pracy wynoszących 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo.

Formalne wprowadzenie systemu w przepisach wewnętrznych

Zgodnie z art. 150 Kodeksu pracy, zadaniowy system czasu pracy musi zostać wprowadzony w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu (gdy pracodawca nie jest zobowiązany do tworzenia regulaminu pracy). Ten wymóg formalny ma istotne znaczenie – bez odpowiedniego uregulowania w przepisach wewnątrzzakładowych system nie będzie miał mocy prawnej. W przypadku gdy obowiązuje regulamin pracy, to właśnie w nim należy określić zasady funkcjonowania zadaniowego czasu pracy.

Precyzyjne określenie zadań i odpowiedzialności

Zadania powierzone pracownikowi muszą być skonkretyzowane, powtarzalne i określone z góry. Nie mogą być ustalane doraźnie, każdego dnia. Zakres obowiązków powinien być jasno zdefiniowany w umowie o pracę, regulaminie pracy lub odrębnym dokumencie. Ważne jest, aby zadania były realistyczne do wykonania w ramach obowiązujących norm czasu pracy, a wykonywanie pracy odbywało się zgodnie z uzgodnionymi warunkami i zadania pracownika były precyzyjnie określone.

Ustalenie zasad ewidencji czasu pracy

Wprowadzenie zadaniowego systemu czasu pracy zwalnia pracodawcę z obowiązku ewidencjonowania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, ale nie oznacza całkowitego braku ewidencji. Pracodawca musi prowadzić uproszczoną ewidencją czasu pracy, zawierającą informacje o urlopach, zwolnieniach lekarskich, delegacjach i innych nieobecnościach. Zgodnie z danymi Państwowej Inspekcji Pracy, brak jakiejkolwiek ewidencji może skutkować grzywną od 1000 do 30 000 zł^[3].

Jakie są zalety zadaniowego czasu pracy?

Z perspektywy pracownika najważniejszą zaletą jest elastyczność i autonomia w organizacji własnej pracy. Pracownik może dostosować swój harmonogram do indywidualnych preferencji i potrzeb życiowych. Może rozpocząć pracę wcześniej rano, jeśli jest bardziej produktywny o tej porze, lub przesunąć część obowiązków na wieczór, jeśli musi załatwić sprawy prywatne w ciągu dnia. Ta swoboda przekłada się na znacznie lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Według raportu Polskiego Instytutu Ekonomicznego, ponad 60% pracodawców uważa, że elastyczne formy zatrudnienia zwiększają produktywność pracowników^[4]. Pracownicy skoncentrowani na wykonaniu konkretnych zadań, a nie na “odsiadywaniu” określonej liczby godzin w biurze, często wykazują wyższą motywację i zaangażowanie. Mogą oni skrócić dzień pracy, gdy wszystkie zadania zostały wykonane, co dodatkowo zwiększa satysfakcję z pracy i pozwala lepiej zarządzać czasem pracy w sposób efektywny.

W ramach kodeksowego czasu pracy, pracownicy zachowują wszystkie swoje prawa, ale zyskują możliwość lepszej organizacji własnej pracy. Mogą oni pracować w godzinach, gdy są najbardziej produktywni, co przekłada się na wyższą jakość wykonywanych zadań. W określonym czasie pracy mogą skoncentrować się na najważniejszych obowiązkach, a wykonanie powierzonych zadań staje się bardziej efektywne.

Dla pracodawcy korzyścią jest uproszczenie formalności związanych z ewidencją czasu pracy. Brak konieczności ścisłej kontroli godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy oznacza mniejsze obciążenie administracyjne i większą elastyczność w zarządzaniu zespołem. Pracodawca może skupić się na kontroli efektów pracy, a nie na monitorowaniu obecności pracowników w zakładzie pracy.

Zadaniowy czas pracy może również przyczynić się do optymalizacji kosztów. Jak wynika z badań, pracownicy w systemach elastycznych rzadziej korzystają ze zwolnień lekarskich – średnia liczba dni zwolnienia w 2023 roku wynosiła 33,2 dni, co było o 3 dni mniej niż w 2019 roku^[5]. Ponadto, jeśli pracownicy mogą wykonywać swoje obowiązki zdalnie, możliwe jest zmniejszenie kosztów związanych z utrzymaniem powierzchni biurowej, a wykonywanie pracy może odbywać się w bardziej komfortowych dla pracownika warunkach.

Podniesienie atrakcyjności miejsca pracy to kolejny istotny aspekt. W czasach, gdy 83% pracowników uznaje model hybrydowy za optymalny^[6], oferowanie elastycznego systemu pracy może znacząco zwiększyć szanse firmy na przyciągnięcie i zatrzymanie utalentowanych specjalistów. To szczególnie ważne w branżach, gdzie konkurencja o najlepszych pracowników jest szczególnie intensywna, a dostosowanie do potrzeb współczesnego rynku pracy staje się koniecznością.

Wprowadzenie zadaniowego czasu pracy pozwala również na lepsze wykorzystanie czasu pracy pracowników, którzy nie muszą “odsiedzieć” określonej liczby godzin, ale mogą skoncentrować się na jakości wykonania powierzonych obowiązków. W przypadkach pracy nierytmicznej czy projektowej, gdzie wykonania zadań wymaga różnego nakładu czasowego w różnych okresach, system zadaniowy pozwala na optymalne dopasowanie organizacji pracy do rzeczywistych potrzeb.