Zadaniowy czas pracy – co to jest i na czym polega?

Zadaniowy czas pracy to nowoczesny system organizacji pracy, który stawia na efektywność, a nie na ilość godzin spędzonych w biurze. Dzięki niemu pracownicy zyskują większą autonomię, a pracodawcy mogą skupić się na wynikach, a nie na monitorowaniu obecności. Jakie korzyści płyną z wdrożenia tego modelu w firmie?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest i na czym polega zadaniowy czas pracy?
• Jakie są zalety zadaniowego czasu pracy?
• Jakie prawa regulują zadaniowy system czasu pracy?
• W jakich miejscach sprawdzi się zadaniowy czas pracy?
• Jak wprowadzić zadaniowy system czasu pracy?
• Jak rozliczać zadaniowy czas pracy?
• Jak wygląda wynagrodzenie zadaniowego czasu pracy?
• Jak wygląda kwestia urlopów w zadaniowym czasie pracy?
• Jakie są zależności między modelem zadaniowym a pracą zdalną?

Najważniejsze informacje:

• Zadaniowy czas pracy to system, w którym pracownik rozliczany jest z wykonania powierzonych zadań, a nie z przepracowanych godzin. Oznacza to większą elastyczność, z naciskiem na efektywność i wynik pracy.
• Zalety zadaniowego czasu pracy to elastyczność, większa odpowiedzialność pracownika, redukcja mikrozarządzania, lepsza koncentracja na zadaniach, wyższa produktywność i możliwość dostosowania pracy do własnego rytmu oraz życia prywatnego.
• Zadaniowy system czasu pracy jest regulowany przez art. 140 Kodeksu pracy. Umożliwia on wprowadzenie systemu, gdy rodzaj pracy lub jej organizacja uniemożliwiają precyzyjne określenie godzin pracy. Wymaga także porozumienia z pracownikiem.
• Zadaniowy czas pracy sprawdza się w zawodach wymagających dużej autonomii, jak IT, marketing, prace kreatywne, analityczne czy terenowe, gdzie liczy się efekt pracy, a nie czas spędzony przy biurku.
• Aby wprowadzić zadaniowy system, należy ustalić zakres zadań, oszacować czas ich wykonania, określić cele i kryteria oceny, a także uwzględnić to w umowie o pracę, regulaminie pracy lub układzie zbiorowym.
• Zadaniowy czas pracy rozlicza się poprzez ocenę wykonania zadań, a nie rejestrację godzin. Ważne jest ustalenie konkretnych celów, monitorowanie postępów i regularne przeglądy wykonanych zadań, z ewidencją urlopów i nieobecności.
• Wynagrodzenie w zadaniowym systemie pracy zależy od realizacji zadań, nie od liczby godzin. Pracownik otrzymuje stałe wynagrodzenie, a dodatkowe wypłaty mogą dotyczyć nadgodzin, jeśli zadania wymagają pracy poza normą.
• W zadaniowym czasie pracy pracownik ma prawo do urlopu na tych samych zasadach, co w tradycyjnym systemie. Pracodawca ewidencjonuje nieobecności, takie jak urlopy czy zwolnienia lekarskie, ale nie rejestruje godzin pracy.
• Zadaniowy czas pracy i praca zdalna idealnie się uzupełniają, ponieważ oba modele opierają się na efektywności, a nie obecności. Pracownik ma autonomię w organizowaniu pracy, co sprzyja wydajności, niezależnie od lokalizacji.

Zadaniowy czas pracy – definicja

Zadaniowy czas pracy to specyficzny system organizacji czasu pracy, w którym tradycyjne „godziny do wyrobienia” ustępują miejsca mierzalnym rezultatom. Nie chodzi w nim o to, ile godzin pracownik spędza przy biurku, ale co realnie w tym czasie zrobi i czy dowiezie to, co zostało z góry ustalone. W tym modelu, który nie mierzy pracy linijką czasu, lecz efektem.

Zadaniowy czas pracy to system, w którym pracownicy są rozliczani na podstawie wykonania konkretnych zadań, a nie liczby przepracowanych godzin, co daje im większą elastyczność i autonomię w organizowaniu pracy.

Definicja zadaniowego czasu pracy

W polskim prawie pracy zadaniowy system czasu pracy został uregulowany w art. 140 Kodeksu pracy. Ustawodawca przewidział go jako wyjątek od standardowego systemu rozliczania pracy ośmiogodzinnej. Można go wprowadzić wtedy, gdy „ze względu na rodzaj pracy lub jej organizację” nie da się precyzyjnie określić godzin jej wykonywania, a jednocześnie pracownik ma na tyle dużą samodzielność, że to on decyduje kiedy i jak wykona przydzielone mu zadania. Najważniejsze jest tu racjonalne ustalenie, ile czasu wykonanie zadań powinno zająć – i to już po stronie pracodawcy leży obowiązek, by ten czas nie przekraczał norm kodeksowych (art. 129 § 1 kp), czyli przeciętnie 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Zadaniowy system czasu pracy bywa mylony z elastycznym grafikiem albo pracą zdalną, ale nie jest tym samym. Elastyczność jest tu efektem, nie definicją. Pracownik może pracować o dowolnej porze, ale nie dlatego, że ma „luźny układ z szefem”, tylko dlatego, że zakres jego obowiązków został tak opisany, by liczyło się wyłącznie to, czy wykonał zadanie – nie kiedy i nie ile siedział nad dokumentami czy kodem. To model często spotykany w środowiskach eksperckich, np. w IT, w zawodach kreatywnych czy wśród doradców, gdzie liczy się know-how, autonomia i wynik.

Nie oznacza to jednak pełnej swobody. Jeśli pracodawca zaczyna egzekwować obecność w konkretnych godzinach, w praktyce wyklucza to model zadaniowy – i taka sytuacja może być zakwestionowana w razie sporu, choćby przez Państwową Inspekcję Pracy. Z tego względu niezwykle ważna jest dokumentacja – dobrze skonstruowana umowa lub regulamin miejsca pracy powinny precyzyjnie określać, jakie zadania są przypisane, w jakim terminie i jak oceniana będzie ich realizacja. W przeciwnym razie łatwo o nadużycia – zarówno ze strony pracownika (np. niedostarczanie efektów), jak i pracodawcy (np. oczekiwanie dostępności 24/7).

Warto też wiedzieć, że mimo nietypowego rozliczania, pracownik w systemie zadaniowym nadal ma prawo do odpoczynku dobowego i tygodniowego, a także do ochrony przed pracą nadmierną – zwłaszcza jeśli zlecone zadania realnie wymagają pracy ponad 8 godzin dziennie. Oznacza to, że nawet jeśli pracownik ma wolną rękę co do rozplanowania dnia, to nie może być przeciążany ponad normy wynikające z prawa.

Zalety zadaniowego czasu pracy

Zadaniowy system czasu pracy to rozwiązanie, które – jeśli dobrze wdrożone – może znacząco podnieść efektywność organizacji i satysfakcję pracownika. Jego największą zaletą jest przeniesienie punktu ciężkości z „bycia obecnym” na „dowożenie rezultatów”. To fundamentalna zmiana filozofii zarządzania czasem, która lepiej odpowiada realiom pracy kreatywnej, eksperckiej czy projektowej. Zwiększenie wydajności pracy w tym modelu jest naturalnym efektem elastyczności i autonomii, które ten system wprowadza.

Zadaniowy czas pracy to idealne rozwiązanie dla organizacji, które stawiają na wyniki, a nie na kontrolowanie każdej przepracowanej godziny. Kluczowe jest tu wyraźne określenie celów i kryteriów oceny efektywności, a także zapewnienie odpowiednich narzędzi do monitorowania postępów. Taki system zwiększa odpowiedzialność pracowników i znacząco poprawia ich produktywność, eliminując zbędną biurokrację.

Bartek Jarosik, COO of Cyrek Digital

Pracownik samodzielnie organizuje swój dzień pracy – może pracować wcześnie rano albo późnym wieczorem, dopasowując rytm zawodowy do własnego zegara biologicznego, życia rodzinnego czy innych zobowiązań. W praktyce oznacza to mniej stresu, lepszą koncentrację i często wyższą produktywność. W czasie wykonywania pracy liczy się efekt, a nie sztywne godziny, co pozwala na bardziej indywidualne podejście do zadań. W środowiskach wysokiego zaufania, gdzie nie trzeba „odbijać karty”, ludzie częściej czują się odpowiedzialni za swoją pracę.

Dla pracodawcy to z kolei większa przejrzystość efektów. Zadaniowy czasu pracy polega na określeniu konkretnych celów i wskaźników sukcesu, a to upraszcza zarządzanie i pozwala szybciej diagnozować problemy w zespole. Taki system minimalizuje też koszty mikrozarządzania. Przełożony nie musi śledzić, kto ile czasu spędził na spotkaniach, w mailach czy przy telefonie – wystarczy, że oceni, czy zadanie zostało wykonane zgodnie z ustaleniami. Wprowadzenie zadaniowego systemu czasu w takim przypadku daje większą elastyczność i umożliwia koncentrację na zadaniach, zamiast na samym czasie pracy.

Warto też podkreślić, że zadaniowy system czasu pracy może być silnym narzędziem retencyjnym i rekrutacyjnym. Podniesienie atrakcyjności miejsca pracy poprzez większą autonomię i elastyczność to kluczowy aspekt dla wielu specjalistów, zwłaszcza w sektorach wiedzochłonnych (IT, analiza danych, marketing strategiczny). Samodzielność i autonomia to kluczowe kryteria wyboru pracodawcy. Model zadaniowy buduje kulturę zaufania i profesjonalizmu – nie tylko deklaratywnie, ale operacyjnie, przez to, jak mierzy się efektywność pracy.

Zyskuje również firma – nie tylko wizerunkowo. Pracownicy, którzy mogą pracować we własnym rytmie, rzadziej chorują, są mniej zestresowani i lepiej zarządzają energią. To realnie przekłada się na jakość ich decyzji, pomysłów i relacji w zespole. A jeśli dodać do tego niższe koszty biura (bo wielu pracowników pracuje hybrydowo lub zdalnie), trudno się dziwić, że zastosować zadaniowy system pracy zaczyna coraz więcej firm, nie tylko w startupach, ale i w dużych korporacjach. Dla firmy są to też korzyści finansowe, związane np. z ograniczeniem wypłaty dodatkowego wynagrodzenia.

Zadaniowy system czasu pracy a prawo

Zadaniowy system czasu pracy w Polsce jest regulowany przede wszystkim przez art. 140 Kodeksu pracy, który stanowi, że w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy może być stosowany zadaniowy system czasu pracy. Pracodawca, po porozumieniu z pracownikiem, ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy, który wynika z norm określonych w art. 129 KP.

Oznacza to, że zadaniowy system czasu pracy może być wprowadzony, gdy:

• rodzaj pracy uniemożliwia precyzyjne określenie godzin jej wykonywania (np. prace koncepcyjne, twórcze);
• organizacja pracy nie pozwala na stałe godziny pracy (np. praca zdalna, terenowa);
• miejsce wykonywania pracy utrudnia kontrolę czasu pracy (np. praca mobilna).

Mimo elastyczności zadaniowy czas pracy musi respektować ogólne normy czasu pracy określone w art. 129 Kodeksu pracy, czyli 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Zadania powinny być tak ustalone, aby ich realizacja była możliwa w ramach tych norm.

Wprowadzenie tego systemu wymaga:

• Porozumienia z pracownikiem co do czasu niezbędnego do wykonania zadań.
• Sporządzenia karty zadań lub innego dokumentu określającego zakres obowiązków.
• Ujęcia systemu w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym, jeśli takie obowiązują w zakładzie pracy.

W zadaniowym systemie czasu pracy nie ewidencjonuje się godzin pracy, ale pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji obejmującej:

• Urlopy.
• Zwolnienia lekarskie.
• Inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności.

Warto zaznaczyć, że zgodnie z art. 149 § 2 KP, pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji godzin pracy dla pracowników objętych zadaniowym systemem czasu pracy.

Jeśli pracownik nie jest w stanie wykonać powierzonych zadań w ramach norm czasu pracy, może to skutkować pracą w godzinach nadliczbowych, za które przysługuje odpowiednie wynagrodzenie. W takich przypadkach obowiązuje podstawowy system czasu pracy w odniesieniu do rozliczania nadgodzin. Zatem, jeśli pracownik pozostaje w pracy dłużej niż zaplanowano, zakończenie pracy musi być odpowiednio rozliczone, a dodatkowy czas zostanie skompensowany zgodnie z normami wynikającymi z przepisów prawa.

Miejsca, w których sprawdzi się zadaniowy czas pracy

Zadaniowy system pracy sprawdza się przede wszystkim tam, gdzie wydajność pracy pracownika nie zależy od tego, ile czasu spędza przy biurku, ale co konkretnie w tym czasie osiąga. To model szyty na miarę stanowisk autonomicznych, projektowych i kreatywnych – tam, gdzie podstawową jednostką pracy jest zadanie, a nie godzina. W takim systemie kluczowe jest ustalenie ilości zadań, które pracownik ma wykonać, a nie czas spędzany nad nimi.

Na pierwszym miejscu warto wskazać branżę IT. Programiści, testerzy, administratorzy systemów – to zawody, w których liczy się jakość kodu, realizacja sprintu, dostarczenie działającej funkcjonalności. Nikt nie potrzebuje wiedzieć, czy developer pisał kod od 9:00 do 17:00, o ile produkt działa i nie zawiera błędów. Ramy zadaniowego czasu pracy naturalnie wpisuje się w metodyki zwinne, gdzie postęp pracy mierzy się kolejnymi „dostarczonymi” modułami, a nie czasem spędzonym na ich tworzeniu.

Kolejną grupą są wolne zawody i zawody kreatywne – dziennikarze, copywriterzy, graficy, montażyści, scenarzyści. Efekty ich pracy można zdefiniować jako gotowy tekst, projekt graficzny czy materiał wideo. To twórcy, których efektywność nie wynika z presji zegara, lecz z warunków do koncentracji i swobody w planowaniu pracy. Pracodawca rozlicza pracownika z efektów jego pracy, a nie z czasu spędzonego przy biurku. Zadaniowy system pozwala im działać wtedy, gdy są najbardziej produktywni – często w godzinach odbiegających od klasycznych biurowych ram.

Świetnie sprawdza się też w zawodach analitycznych i doradczych – analitycy danych, specjaliści ds. strategii, konsultanci, audytorzy. Ich praca wymaga głębokiego skupienia, często pracy w odosobnieniu, bez nieustannej interakcji z zespołem. Rozliczanie ich z konkretnych raportów, rekomendacji czy analiz daje większy sens niż kontrola godzin. Dyspozycji pracodawcy podlega tu raczej kontrola efektów, a nie stała obecność pracownika w biurze.

W modelu zadaniowym dobrze odnajdują się także pracownicy terenowi – np. przedstawiciele handlowi, audytorzy, serwisanci, inspektorzy. Tu rozliczanie z obecności w biurze jest z definicji bez sensu. Kluczowe jest, czy zrealizowali spotkania, pozyskali klientów, wykonali inspekcje – a nie, czy zalogowali się na służbowy system o 8:00 rano. Pracodawca rozlicza pracownika z wykonania powierzonych obowiązków, nie patrząc na to, kiedy i gdzie dokładnie były one realizowane.

System zadaniowego czasu pracy sprawdzi się również w organizacjach pozarządowych, startupach, firmach projektowych i agencjach kreatywnych, gdzie panuje wysoki poziom autonomii i zaufania, słowem, wszędzie tam, gdzie zespoły są małe, samodzielne i mocno ukierunkowane na cel, ten system działa intuicyjnie.

Wprowadzenie zadaniowego systemu czasu pracy

Wprowadzenie systemu zadaniowego czasu pracy w firmie to nie tylko formalność – to zmiana organizacyjna, która wymaga uważnego zaprojektowania, wdrożenia i nadzoru. Nie wystarczy dopisać kilku zdań do umowy o pracę. Żeby system działał, musi być spójny z kulturą firmy, charakterem zadań i gotowością zespołu do pracy w trybie autonomicznym.

Pierwszy krok to ocena, czy zadaniowy system ma zastosowanie – czyli czy charakter pracy rzeczywiście uzasadnia odejście od rozliczania czasu na rzecz efektów. KP (art. 140) wskazuje trzy kluczowe przesłanki: rodzaj pracy, organizacja pracy lub miejsce jej wykonywania muszą sprawiać, że nie da się sensownie rozliczać godzin. Jeśli mamy do czynienia z pracą o wyraźnie zdefiniowanych zadaniach, z dużą autonomią i brakiem konieczności bieżącej kontroli czasu – jesteśmy na dobrej drodze. Takie podejście jest szczególnie skuteczne w przypadkach pracy koncepcyjnej, gdzie ważniejszy jest efekt, a nie precyzyjny czas pracy.

Kolejny krok to zaplanowanie zakresu zadań i oszacowanie wymiaru czasu pracy niezbędnego do ich wykonania. Pracodawca – najlepiej w porozumieniu z pracownikiem – powinien realnie określić, ile godzin tygodniowo zajmie wykonanie konkretnych obowiązków. To kluczowe, bo mimo że nie ewidencjonuje się godzin pracy, obowiązuje nadal limit 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo. Jeśli zadania przekraczają te normy, wchodzimy w obszar nadgodzin i ryzykujemy normy czasu pracy określone w Kodeksie pracy.

Formalnie wprowadzenie zadaniowego systemu powinno zostać zapisane w obowiązującym regulaminie pracy lub układzie zbiorowym, jeśli firma taki posiada, oraz umowie o pracę lub aneksie, jeśli dotyczy on konkretnej grupy pracowników.

W tych dokumentach powinno się znaleźć:

• Wyraźne określenie, że stosuje się zadaniowy system.
• Opis zadań lub sposób ich ustalania, w tym precyzyjne wyznaczanie zadań przez pracodawcę.
• Zasady oceny wykonania zadań.
• Informacja o tym, że czas ich wykonania został oszacowany w ramach dopuszczalnych norm czasu pracy wynikających z KP.

Wdrażając system, trzeba też zadbać o zmianę sposobu zarządzania. Przełożony nie powinien już kontrolować obecności, ale efekty. To wymaga przestawienia myślenia – z mikro-zarządzania na zarządzanie przez cele i wskaźniki. Warto w tym celu wprowadzić kartę zadań, cele miesięczne lub tygodniowe, a także system przeglądów postępu prac (np. statusów lub stand-upów). Powierzył pracownikowi zadania w oparciu o jasno określony cel i termin ich wykonania – a nie sztywne godziny pracy.

Z perspektywy kadrowej, mimo że nie prowadzi się ewidencji godzin, trzeba prowadzić ewidencję czasu pracy dotyczącą urlopów, zwolnień i innych nieobecności (art. 149 § 2 KP). Dobrą praktyką w ewidencji czasu pracy jest także wewnętrzny rejestr zadań – nie dla kontroli czasu, ale dla zabezpieczenia obu stron w razie wątpliwości, czy zadania były możliwe do wykonania w ramach precyzyjnego rozkładu czasu pracy.

Wprowadzenie zadaniowego systemu wymaga komunikacji i wyjaśnienia zespołowi, czym on jest, co się zmienia, co zostaje po staremu i jak wygląda teraz odpowiedzialność za efekty. Tam, gdzie nie ma zrozumienia – pojawi się chaos albo frustracja. Zakończenia pracy nie powinny budzić wątpliwości – chodzi o efekt, a nie o godziny.

Rozliczanie zadaniowego czasu pracy

Rozliczanie czasu zadaniowego różni się zasadniczo od klasycznego podejścia opartego na godzinach. W tym systemie nie sprawdzamy, ile godzin ktoś spędził „na stanowisku”, tylko czy i jak wykonał powierzone zadania. I choć nie prowadzimy ewidencji godzin, to nie znaczy, że nie ma żadnych reguł – przeciwnie, rozliczanie w zadaniowym systemie wymaga precyzyjnego ustalania celów, harmonogramów i oceny efektów.

Podstawą rozliczenia jest realna możliwość wykonania zadań w ramach norm czasu pracy, czyli przeciętnie 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo. Zadania nie mogą być „niekończącą się listą”, która zakłada nadgodziny z góry – to nielegalne. Pracodawca ma obowiązek tak dobrać liczbę i zakres zadań, aby ich wykonanie było możliwe w ustawowym czasie. Jeśli nie jest – oznacza to pracę w godzinach nadliczbowych i pociąga za sobą obowiązek wypłaty dodatków.

Rozliczanie powinno opierać się na:

• Zakresie obowiązków, ustalonym na piśmie (np. w umowie, aneksie, regulaminie, karcie zadań, układzie zbiorowym pracy).
• Terminach realizacji poszczególnych zadań.
• Kryteriach oceny efektów pracy – jakościowych i ilościowych, z jasno określonym wynikiem do osiągnięcia (np. określony rezultat ekonomiczny).
• Regularnym przeglądzie realizacji zadań – np. tygodniowym lub miesięcznym.

Zamiast rejestrowania godzin, stosuje się narzędzia kontroli efektów, takie jak:

• checklisty projektowe,
• raporty z postępu pracy,
• narzędzia typu Asana, Trello, Jira, ClickUp – które dokumentują zakończone zadania.

Przełożony nie rozlicza czasu, tylko stopień wykonania konkretnego zadania. Przykładowo:

• „Czy raport został złożony w terminie?”
• „Czy kampania reklamowa została uruchomiona zgodnie z briefem?”
• „Czy kod przeszedł testy?”

W przypadku niedotrzymania terminu lub niskiej jakości pracy – to nie jest dowód na to, że ktoś „siedział za mało przy komputerze”, tylko że nie wykonał zadania zgodnie z ustaleniami. Taka sytuacja może skutkować rozmową korygującą, modyfikacją zakresu zadań albo – przy powtarzających się problemach – sankcjami przewidzianymi w kodeksie pracy.

Warto pamiętać, że fakt świadczenia pracy w określonym czasie pracy jest kluczowy – nawet w modelu zadaniowym. Jeżeli w trakcie realizacji zadań powstają godziny nadliczbowe, pracodawca ma obowiązek ich odpowiedniego rozliczenia i wypłaty dodatków.

Niezwykle ważne jest, by nawet w zadaniowym systemie dokumentować czas absencji – urlopy, zwolnienia, dni wolne. Obowiązek ten wynika z art. 149 § 2 KP, który mówi, że dla pracowników objętych czasem zadaniowym nie prowadzi się ewidencji godzin, ale uproszczona ewidencja czasu pracy musi zawierać wszystkie inne istotne informacje kadrowe, takie jak urlopy czy zwolnienia lekarskie.

Na koniec – warto pamiętać, że zadaniowy system nie zwalnia z ochrony prawnej pracownika. Jeśli okaże się, że zakres zadań stale wymaga pracy po godzinach, a pracodawca tego nie rekompensuje – pracownik ma prawo dochodzić roszczeń z tytułu nadgodzin.

Zadania w systemie powinny pozwalać pracownikom pogodzić obowiązki zawodowe z życiem prywatnym, a czas potrzebny na ich wykonanie powinien mieścić się w ramach kodeksowego czasu pracy. W przeciwnym razie dochodzi do naruszenia przepisów kodeksu pracy.

Zadaniowy czas pracy a wynagrodzenie

Zadaniowy model nie zmienia zasad wynagradzania w sensie prawnym – nadal obowiązują te same przepisy KP, co w klasycznym systemie. W praktyce wpływ na wynagrodzenie jest realny – zarówno w kontekście jego wysokości, jak i sposobu rozliczania. Zasadnicza różnica polega na tym, że nie płacimy za obecność, tylko za efekty, co wymusza inne podejście do planowania, oceny i kalkulacji pracy.

Przede wszystkim: pracownik zatrudniony w zadaniowym systemie ma pełne prawo do wynagrodzenia stałego, wynikającego z umowy. Nawet jeśli nie rozliczamy godzin, pracodawca nadal ma obowiązek wypłaty ustalonego wynagrodzenia miesięcznego, zgodnego z art. 78 §1 KP, który głosie, że wynagrodzenie za pracę powinno być ustalone tak, aby odpowiadało rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym do jej wykonywania oraz ilości i jakości świadczonej pracy.

Podstawą wynagrodzenia są z góry ustalone efekty, a nie ewidencjonowany czas. Jeśli pracownik realizuje zadania zgodnie z ustaleniami – otrzymuje pełne wynagrodzenie. Jeśli nie – może to skutkować oceną negatywną, a w skrajnym przypadku obniżeniem premii, a nawet konsekwencjami dyscyplinarnymi, ale nie automatycznym obniżeniem pensji podstawowej (chyba że zadania są wprost powiązane z systemem prowizyjnym).

W wielu firmach zadaniowy system idzie w parze z elementami wynagrodzenia zmiennego – prowizjami, premiami zadaniowymi, premiami za terminowość, jakość czy efektywność. W takim przypadku wynagrodzenie staje się bardziej powiązane z rezultatami, a nie ze stażem czy samą obecnością. Pracodawcy często ustalają KPI (kluczowe wskaźniki efektywności), od których zależy część wynagrodzenia – to popularne zwłaszcza w działach sprzedaży, IT, marketingu i zarządzaniu projektami.

Czas zadaniowy nie znosi prawa do dodatków – np. za pracę w nocy, w dni wolne czy w nadgodzinach. Jeśli zadania zostały przydzielone w taki sposób, że realnie wymagają pracy ponad normy (czyli przekraczają 8 godzin dziennie lub 40 godzin tygodniowo w okresie rozliczeniowym), pracownik ma prawo do:

• dodatku za nadgodziny (art. 151¹ KP),
• albo odbioru czasu wolnego.

To, że zadaniowy tryb pracy nie opiera się na „godzinówce”, nie zwalnia pracodawcy z obowiązku przestrzegania kodeksowych norm czasu pracy. Jeśli pracownik wykaże, że nie był w stanie zrealizować zadań bez pracy w nadmiarze – i ma na to dowody (np. korespondencję, logi, daty ukończenia projektów) – może skutecznie dochodzić zapłaty za nadgodziny przed sądem.

Zadaniowy czas pracy a urlopy

W czasie zadaniowym prawo do urlopu wypoczynkowego i jego realizacja pozostają niezmienione względem innych systemów czasu pracy. Pracownik ma dokładnie takie same prawa i obowiązki jak każdy inny zatrudniony na umowę o pracę – system ten nie znosi ani nie ogranicza uprawnień urlopowych. To częsty mit, że „skoro nikt nie liczy mi godzin, to nie muszę brać urlopu” – jest to niezgodne z prawem i może mieć poważne konsekwencje kadrowe i finansowe.

Art. 152–154 KP jednoznacznie określają, że każdy pracownik ma prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego. Wymiar urlopu wynosi:

• 20 dni rocznie – przy stażu pracy poniżej 10 lat,
• 26 dni rocznie – po przekroczeniu tego progu.

Zadaniowy system nie zmienia ani wymiaru, ani zasad nabywania prawa do urlopu. Tak samo jak w innych systemach – pracownik gromadzi prawo do urlopu z każdym przepracowanym miesiącem.

Pracownik musi wcześniej zgłosić urlop, uzyskać zgodę pracodawcy i formalnie go zarejestrować w ewidencji. Mimo że nie ewidencjonuje się godzin pracy, pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji urlopów i innych nieobecności (art. 149 § 2 Kodeksu pracy). To oznacza, że każda nieobecność urlopowa musi być odnotowana – również po to, by prawidłowo rozliczyć czas pracy i wynagrodzenie.

W czasie urlopu pracownik nie realizuje zadań – a jeśli tak się dzieje, to urlop staje się fikcją i podlega kwestionowaniu, np. przez Państwową Inspekcję Pracy lub sąd. Warto też pamiętać, że pracownik nie ma obowiązku nadrabiania zadań „za urlop”, chyba że strony uzgodniły, że termin realizacji zostanie przesunięty. W przeciwnym razie byłoby to obchodzenie prawa do odpoczynku.

W praktyce zadaniowej często stosuje się tzw. „kalendarz zadań”, w którym urlop planuje się tak, aby nie kolidował z kluczowymi terminami. To oznacza, że nie chodzi o to, czy ktoś był w pracy, ale czy zadanie zostało wykonane w terminie – a jeśli pracownik planuje nieobecność, powinien to uwzględnić w harmonogramie.

Jeśli chodzi o inne typy nieobecności – np. urlop na żądanie, zwolnienie lekarskie, opiekę nad dzieckiem – również obowiązują takie same zasady jak w innych systemach. Każdą taką nieobecność należy zgłosić, uzasadnić i odpowiednio zewidencjonować.

Model zadaniowy a praca zdalna

W modelu zadaniowym nie ma potrzeby sztywnego harmonogramu. Pracownik nie loguje się „na godzinę”, nie prowadzi ewidencji czasu pracy i nie musi być dostępny w określonych widełkach godzinowych – chyba że wymaga tego np. spotkanie zespołu czy kontakt z klientem. Najważniejszy jest rezultat: czy zadanie zostało wykonane, zgodnie z terminem i jakością. To model idealny dla zadań twórczych, analitycznych, technicznych czy projektowych – czyli takich, które wymagają skupienia, a nie obecności w czasie rzeczywistym.

Kodeks pracy od 2023 roku zawiera szczegółowe przepisy dotyczące pracy zdalnej (art. 67^18–67^33). Nie zakazują one łączenia jej z czasem zadaniowym – przeciwnie, dają ku temu narzędzia, m.in. w zakresie:

• określenia zasad komunikacji i kontroli postępów pracy,
• zabezpieczenia danych (RODO),
• obowiązków BHP (choć w pracy zdalnej realizowanych głównie na poziomie oświadczeń pracownika).

W praktyce, praca zdalna w modelu zadaniowym wymaga jeszcze większej przejrzystości zadań niż w biurze. Nie da się „podpatrzeć, co robi kolega z biurka obok”, więc obowiązki muszą być jasno zapisane – np. w systemach zarządzania zadaniami (Jira, Asana, Notion), w kartach projektowych lub harmonogramach sprintów. To właśnie te narzędzia są podstawą codziennego rozliczania efektów.

Zarządzanie takim trybem pracy wymaga zmiany mentalności u przełożonych: z kontroli godzin i obecności na zarządzanie przez cele (MBO – management by objectives). Zamiast pytać „czy jesteś przy komputerze?”, lider pyta „co udało ci się dzisiaj zrealizować?”. Taki sposób pracy premiuje osoby odpowiedzialne, zorganizowane, nastawione na rezultat – a wyklucza mikrozarządzanie, które w modelu zadaniowo-zdalnym jest po prostu niemożliwe. Trzeba pamiętać, że pracownik ma dostarczyć efekty, z kolei prawidłowe wyznaczanie zadań jest obowiązkiem kierownika lub menedżera.

Ważna jest też komunikacja – regularna, konkretna, oparta na jasnych priorytetach. Zespoły pracujące zdalnie i zadaniowo najczęściej wdrażają codzienne stand-upy, statusy tygodniowe, plany sprintów i sesje przeglądu postępów (np. raz na 2 tygodnie). To rytuały, które zastępują „obecność fizyczną” w biurze i zapewniają płynność działania.