Zadaniowy czas pracy – co to jest i na czym polega?

Zadaniowy czas pracy jest coraz popularniejszym systemem organizacji pracy. Jak działa i w jaki sposób go wprowadzić, by zwiększyć efektywności pracy?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest zadaniowy czas pracy?
• Jakie przepisy prawa regulują zadaniowy czas pracy?
• Gdzie sprawdzi się zadaniowy czas pracy?
• Jak wprowadzić zadaniowy czas pracy?
• Jak rozliczać zadaniowy czas pracy?
• Jak zadaniowy czas pracy wpływa na wynagrodzenie?
• Jak zadaniowy czas pracy wpływa na urlopy?
• Czy w modelu zadaniowym można pracować zdalnie?
• Jakie narzędzia stosowane są w zadaniowym czasie pracy?
• Jakie są wady zadaniowego czasu pracy?
• Jakie są zalety modelu zadaniowego?

Zadaniowy czas pracy – definicja

Zadaniowy czas pracy to system organizacji pracy, w którym pracownik jest rozliczany z realizacji zadań, a nie z przepracowanych godzin. W tym modelu pracodawca, w porozumieniu z pracownikami, ustala zakres obowiązków oraz przewidywany czas niezbędny do ich wykonania, uwzględniając standardowe normy czasu pracy, czyli 8 godzin dziennie i 40 godzin tygodniowo, przy zachowaniu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy^{[1] [2]}.

Zadaniowy czas pracy to system pracy, w którym pracownik rozliczany jest z wykonania określonych zadań, a nie z liczby przepracowanych godzin, przy jednoczesnym zachowaniu norm czasu pracy wynikających z przepisów prawa.

Definicja zadaniowego czasu pracy

Wprowadzenie modelu czasu może być uzasadnione specyfiką danego stanowiska, organizacją pracy lub miejscem jej wykonywania. Dotyczy to przede wszystkim prac, które charakteryzują się dużą samodzielnością, wymagają kreatywności lub są realizowane poza siedzibą firmy, takich jak praca projektanta, copywritera, rzecznika prasowego, grafika, programisty, dziennikarza czy przedstawiciela handlowego^{[3] [4]}.

Zadaniowy czas pracy polega na tym, że pracownik samodzielnie planuje harmonogram realizacji zadań, ale pracodawca jest zobowiązany do takiego ustalenia zakresu obowiązków, aby ich wykonanie było możliwe w ramach standardowego ośmiogodzinnego dnia pracy. Jeśli realizacja zadań wymaga dodatkowego czasu, pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych^{[5] [6]}.

Zadaniowy czas pracy a prawo

Zadaniowy system czasu pracy w Polsce regulowany jest przez art. 140 Kodeksu pracy. Przepis ten umożliwia stosowanie systemu zadaniowego w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy, jej organizacją lub miejscem jej wykonywania^[7].

W takich przypadkach pracodawca, po porozumieniu z pracownikiem lub zespołem, ustala czas niezbędny do realizacji działań, uwzględniając normy czasu pracy określone w art. 129 Kodeksu pracy, czyli 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy^[8].

Miejsca, w których sprawdzi się zadaniowy czas pracy

Styl zadaniowy najlepiej sprawdza się w zawodach i środowiskach pracy, w których efektywność zależy przede wszystkim od realizacji określonych zadań, a nie od liczby godzin spędzonych w miejscu pracy. Model ten nie wymaga też bezpośredniego nadzoru przełożonych. Z tego względu sprawdzi się m.in. w:

• Zadaniowość doskonale pasuje do zawodów, takich jak graphic designer, projektant czy twórca treści. W takich profesjach liczy się kreatywność, a realizacja zleceń często wymaga pracy w nieregularnych godzinach, dostosowanych do indywidualnych predyspozycji twórczych.
• Osoby wykonujące pracę zdalną, na przykład programiści, tłumacze czy specjaliści od marketingu cyfrowego, dzięki trybowi zadaniowemu mogą organizować swój harmonogram dnia tak, by realizować powierzone projekty w zgodzie z własnymi potrzebami.
• Dziennikarze, szczególnie zajmujący się reportażem lub pracujący jako korespondenci terenowi, muszą realizować konkretne zadania, takie jak przygotowanie materiału czy przeprowadzenie wywiadu, a to wymaga elastycznego podejścia do czasu pracy.
• Specjaliści IT, w tym programiści, testerzy oprogramowania czy analitycy danych, często pracują nad projektami, które wymagają skoncentrowania się na konkretnych etapach realizacji zadania, a nie ścisłego przestrzegania godzin pracy.
• W przypadku przedstawicieli handlowych ważne jest osiąganie celów sprzedażowych i innych norm określonych w umowie, a także realizacja spotkań z klientami, które mogą odbywać się o różnych porach dnia i w różnych miejscach.
• Konsultanci i doradcy realizują zadania na podstawie konkretnych zleceń lub projektów, co daje możliwość elastycznego planowania czasu pracy.
• Trenerzy i edukatorzy mogą korzystać z trybu zadaniowego, ponieważ ich praca koncentruje się na przygotowaniu i realizacji zajęć, a te mogą być przeprowadzane w różnorodnych godzinach.
• W przypadku kierowców czy specjalistów od logistyki zadania są często związane z realizacją określonych tras lub dostaw, co wymaga pewnej elastyczności w organizacji pracy.
• Naukowcy i badacze mogą być rozliczani zadaniowo, żeby skupić się na pracy i swobodniej organizować czas na eksperymenty, analizę danych czy przygotowanie publikacji.
• W rolnictwie czy innych rodzajach pracy sezonowej tryb zadaniowy stosuje się tam, gdzie liczy się realizacja określonych działań w zależności od warunków pogodowych lub sezonowych potrzeb.

Wprowadzenie zadaniowego czasu pracy

Zgodnie z art. 150 Kodeksu pracy, systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy. Jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym ani nie ma obowiązku ustalania regulaminu pracy, wejście w życie modelu zadaniowego następuje poprzez obwieszczenie^[9]. Warto pamiętać, żeby wprowadzać zadaniowy system czasu pracy głównie w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy.

Żeby wprowadzić zadaniowy tryb pracy, trzeba przede wszystkim ustalić możliwe do wykonania zadania, uwzględniając wymiar czasu pracy przewidziany w Kodeksie pracy i innych przepisach prawa. Ważne jest też porozumienie z pracownikiem – to zespół najlepiej wie, ile czasu potrzeba, żeby wykonać dane zadanie, a poza tym musi się zgodzić na tryb zadaniowy. Pracodawca nie może jednostronnie narzucić pracownikom tego systemy; konieczne jest uzyskanie zgody pracownika na takie ustalenia, bez tego nie można legalnie wprowadzić czasu zadaniowego dla danego pracownika^[10].

Pracodawca, chcąc wprowadzić zadaniowy system czasu pracy, musi najpierw formalnie go określić we właściwych aktach wewnętrznych firmy, takich jak regulamin pracy czy obwieszczenie. Następnie, dla każdego pracownika objętego tym systemem, należy indywidualnie uzgodnić zakres zadań do realizacji w określonym czasie pracy, który będzie uwzględniać normy czasu pracy wynikających z Kodeksu pracy.

Rozliczanie zadaniowego czasu pracy

Rozliczanie zadaniowego czasu pracy opiera się na ocenie efektywności pracownika poprzez realizację powierzonych mu zadań, a nie na ścisłym monitorowaniu liczby przepracowanych godzin. W tym systemie nie ma podstawy wymiaru czasu pracy w sensie czasowym – owszem przyjmuje się, że pracownik jest zobowiązany do wykonania konkretnych obowiązków z uwzględnieniem standardowych norm czasu pracy, ale w przyjętym okresie rozliczeniowym jest rozliczany nie z czasu, a z faktu wykonania określonych zadań, uwzględniając normy przyjęte w zakładzie pracy i przepisy prawa^{[11] [12]}.

Z tego względu pracodawca nie ma obowiązku ewidencjonowania godzin pracy dla pracowników objętych zadaniowym czasem pracy. Musi jednak prowadzić uproszczoną ewidencję czasu pracy i rejestry nieobecności, takich jak urlopy, zwolnienia lekarskie czy inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności. W modelu zadaniowym pracodawca powinien też zapewnić, aby pracownik korzystał z minimalnych odpoczynków dobowych (11 godzin) oraz tygodniowych (35 godzin)^{[13] [14]}.

Jeśli realizacja zadań wymaga przekroczenia ustalonych norm czasu pracy, powstaje kwestia nadgodzin. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje rekompensata zgodna z przepisami prawa pracy. Istotne jest, aby pracodawca monitorował obciążenie pracownika zadaniami, tak aby ich wykonanie było możliwe w ramach standardowego czasu pracy, a ewentualne nadgodziny były odpowiednio rozliczane^[15].

W zadaniowym systemie czasu pracy pracownik nie jest zobowiązany do stałego pozostawania w dyspozycji pracodawcy w określonych godzinach. Niemniej jednak, pracodawca może wymagać, żeby pracownik był dostępny w określonych sytuacjach, takich jak spotkania zespołowe czy nagłe potrzeby operacyjne^[16].

Zadaniowy czas pracy a wynagrodzenie

W systemie zadaniowego czasu pracy wynagrodzenie pracownika opiera się na realizacji zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy określony w Kodeksie pracy^[17]. Jeśli jednak wykonanie powierzonych obowiązków wymaga przekroczenia tych norm, pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za nadgodziny. Wysokość dodatku za nadgodziny zależy od rodzaju przekroczenia: 50% dodatku za pracę przekraczającą normę dobową oraz 100% za przekroczenie normy tygodniowej^[18].

Warto podkreślić, że zadaniowy system czasu pracy nie zwalnia pracodawcy z obowiązku przestrzegania przepisów dotyczących czasu pracy i wynagrodzenia. Pracodawca musi zapewnić, aby zakres zadań był dostosowany do możliwości ich realizacji w standardowym czasie pracy, a ewentualne nadgodziny były odpowiednio rekompensowane. Nie może jednostronnie ograniczyć wypłaty dodatkowego wynagrodzenia za pracę nadliczbową poprzez wprowadzenie zadaniowego systemu czasu pracy – Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 4 sierpnia 1999 r. (I PKN 181/99) stwierdził, że jeżeli wykonanie danych zadań w systemie zadaniowym jest niemożliwe w ramach ustawowych norm czasu pracy, to pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za nadgodziny^[19].

Zadaniowy czas pracy a urlopy

W zadaniowym systemie czasu pracy pracownikowi przysługuje prawo do urlopu wypoczynkowego na takich samych zasadach, jak w innych systemach czasu pracy. Wymiar urlopu wynosi 20 dni roboczych przy stażu pracy poniżej 10 lat lub 26 dni roboczych przy stażu co najmniej 10 lat. Każdy dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy, co przekłada się na 160 lub 208 godzin urlopu rocznie.

Udzielanie urlopu w zadaniowym systemie czasu pracy wymaga uwagi ze względu na to, że fakt świadczenie pracy odbywa się bez określenia ścisłych godzin. Żeby ułatwić planowanie urlopy, dobrze jest ustalić hipotetyczny rozkład czasu pracy, zakładając, że każdy dzień roboczy odpowiada 8 godzinom. W przypadku pracowników zatrudnionych na część etatu należy proporcjonalnie obniżyć wymiar urlopu, przyjmując odpowiedni do etatu dzienny wymiar godzin pracy.

Przed udzieleniem urlopu pracodawca powinien w porozumieniu z pracownikiem dostosować liczbę zadań do czasu pracy w miesiącu, uwzględniając planowany urlop. Niedopuszczalne jest obciążanie pracownika taką samą liczbą zadań w miesiącu, w którym korzysta z urlopu, jak w miesiącach bez urlopu, ponieważ może mieć to negatywny wpływ na wydajność pracy.

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji urlopów wypoczynkowych, urlopów bezpłatnych, niezdolności do pracy z powodu choroby oraz opieki nad chorym członkiem rodziny. Dokładne prowadzenie takiej ewidencji jest niezbędne do prawidłowego zarządzania zasobami ludzkimi w firmie.

Model zadaniowy a praca zdalna

W systemie zadaniowym pracodawca rozlicza pracownika z efektów realizacji powierzonych zadań, a to sprawia, że ten model można bezproblemowo łączyć z pracą zdalną lub pracą hybrydową. W takim układzie pracownik zyskuje dużą autonomię w organizacji harmonogramu, a także może przynieść korzyści po stronie pracodawcy, który może być postrzegany jako atrakcyjne miejsce dla potencjalnych pracowników.

Trzeba jednak podkreślić, że zadaniowym systemie pracy połączonym z działaniami zdalnymi, pracodawca wciąż musi przestrzegać przepisów prawa pracy, w tym dotyczących maksymalnych norm czasu pracy oraz zapewnienia minimalnych okresów odpoczynku dobowego i tygodniowego. Choć nie musi określać miejsca wykonywania pracy, musi ustalić zakres powierzonych zadań, uwzględniając zarówno kodeksowy czasy pracy, jak i czas niezbędny do wykonania określonego zadania.

Pracodawca powinien określić oczekiwania dotyczące dostępności pracownika w określonych godzinach oraz sposoby monitorowania postępów prac, co pozwoli na skuteczne zarządzanie zespołem pracującym zdalnie. Może np. poprosić zespół, by informował o zakończeniu pracy, a zawsze powinien przypominać, że w miejscu wykonywania pracy bez względu na to, czy jest to dom pracownika, czy kawiarnia, obowiązuje regulamin pracy w danej firmie.

Narzędzia stosowane w zadaniowym czasie pracy

W zadaniowym systemie czasu pracy stosuje się różnorodne narzędzia:

• Narzędzia do zarządzania projektami (np. Trello, Asana, Monday.com) pozwalają na przypisywanie zadań do konkretnych osób, ustalanie priorytetów oraz terminów realizacji. Dają możliwość monitorowania postępów prac w czasie rzeczywistym, co pozwala na lepszą koordynację i kontrolę nad zadaniami. Umożliwiają także zespołową współpracę i dzielenie się informacjami.
• Systemy do śledzenia czasu pracy (np. Toggl, Clockify) mogą pomóc w samodzielnym zarządzaniu czasem przez pracownika. Dzięki nim można śledzić, ile czasu zajmuje realizacja poszczególnych zadań, co może być przydatne przy planowaniu kolejnych projektów.
• Komunikatory zespołowe (np. Slack, Microsoft Teams) umożliwiają szybką wymianę informacji, organizowanie spotkań online oraz aktualizowanie postępów prac. Są również przestrzenią do bieżącego omawiania zadań i rozwiązywania problemów.
• Systemy do zarządzania dokumentacją (np. Google Workspace, SharePoint) umożliwiają przechowywanie, współdzielenie i edycję dokumentów w jednym miejscu, co ułatwia realizację zadań i zapewnia wszystkim dostęp do najnowszych wersji materiałów.
• Planowanie terminów realizacji zadań i rezerwacja czasu na konkretne działania to ważny aspekt zadaniowego systemu pracy – do tego celu stosuje się kalendarze i narzędzia do planowania, jak np. Google Calendar czy funkcja planowania w Microsoft Outlook.
• Aplikacje do raportowania postępów (np. Jira, ClickUp) umożliwiają generowanie raportów dotyczących realizacji zadań, które mogą być analizowane przez pracodawcę lub menedżera.
• Aplikacje wspierające automatyzację zadań (np. Zapier, Make), takich jak przesyłanie raportów czy aktualizowanie statusu projektów, pozwalają pracownikom skoncentrować się na realizacji kluczowych zadań.

Wady zadaniowego czasu pracy

Jednym z głównych problemów zadaniowego systemu czasu pracy jest trudność w precyzyjnym określeniu zakresu zadań oraz czasu niezbędnego do ich wykonania. Jeśli pracodawca nieumiejętnie oszacuje wymagany nakład pracy, może dojść do przeciążenia pracownika obowiązkami, co prowadzi do stresu, spadku motywacji, a nawet wypalenia zawodowego.

W zadaniowym systemie czasu pracy pracodawca może mieć trudności z identyfikacją, kiedy pracownik rzeczywiście wykonuje pracę ponad ustalone normy. W przypadku sporu sądowego brak dokładnej ewidencji godzin pracy może być niekorzystny zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika.

Warto też podkreślić, że nie każdy jest w stanie dobrze planować i zarządzać swoim czasem, a to może prowadzić do opóźnień w realizacji zadań oraz obniżenia jakości pracy. W przypadku braku odpowiednich umiejętności zarządzania czasem model zadaniowy może stać się źródłem frustracji i obniżenia produktywności.

Czasami brak fizycznej obecności w biurze oraz elastyczność w wyborze godzin pracy mogą prowadzić do nadużyć i obniżenia efektywności, a to może wymusić konieczność użycia dodatkowych narzędzi monitorujących.

Warto też podkreślić, że pracownik, mając swobodę organizacji swojego czasu, może odczuwać presję, aby być stale dostępny, co w dłuższej perspektywie może negatywnie wpłynąć na jego zdrowie psychiczne i fizyczne.

Zalety modelu zadaniowego

Tryb zadaniowy to podstawowy system czasu pracy w wielu firmach ze względu na swoją elastyczność w organizacji – pracodawca zleca zadania, a pracownik może pogodzić obowiązki zawodowe z życiem prywatnym i samodzielnie decyduje o harmonogramie realizacji zadań, co pozwala mu dostosować pracę do indywidualnych preferencji i potrzeb.

W tym systemie to efekt pracy, a nie liczba przepracowanych godzin, jest kryterium oceny. Dzięki temu obie strony mogą skupić się na jakości realizowanych zadań, co przekłada się na zwiększenie wydajności pracy.

Zadaniowy system czasu pracy jest idealnym rozwiązaniem w branżach takich jak IT, media czy marketing, w których elastyczność i autonomia mają największe znaczenie. Ułatwia także współpracę zdalną. Może również pozytywnie wpływać na motywację pracowników, ponieważ możliwość samodzielnego organizowania dnia pracy oraz koncentracja na rezultatach dają poczucie odpowiedzialności i wpływu na własną pracę, co może przyczyniać się do lepszego wykonania powierzonych zadań.

Dodatkowo, zadaniowy system czasu pracy umożliwia skuteczniejsze wykorzystanie zasobów organizacji, ponieważ pracodawca nie musi dokładnie monitorować godzin pracy, a zamiast tego koncentruje się na wynikach. Wpływa też korzystnie na podniesienie atrakcyjności miejsca pracy.