Zadaniowy czas pracy – co to jest i na czym polega?

Zadaniowy czas pracy jest elastycznym modelem organizacji pracy, który umożliwia pracownikom większą swobodę w planowaniu pracy, jednocześnie skupiając się na efektywnym wykonaniu powierzonych zadań. Jak funkcjonuje ten system i jakie korzyści przynosi pracodawcom i pracownikom?

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest zadaniowy czas pracy?
• Jakie są różnice między zadaniowym czasem pracy a innymi jego rodzajami?
• Jakie powinny być zadania w zadaniowym czasie pracy?
• Jakie branże i zawody najczęściej wykorzystują zadaniowy czas pracy?
• Jak wdrożyć zadaniowy czas pracy?
• Jak rozliczać zadaniowy czas pracy?
• Jak monitorować zadaniowy czas pracy?
• Jakie są ograniczenia zadaniowego czasu pracy?
• Jakie są korzyści zadaniowego czasu pracy?

Zadaniowy czas pracy – definicja

Zadaniowy czas pracy to elastyczna forma zarządzania czasem pracy, która pozwala pracownikowi na wykonywanie swoich zadań bez sztywnego przestrzegania określonych godzin – najważniejsze jest wykonanie powierzonych zadań w ustalonym terminie. Pracownik ma większą swobodę w planowaniu swojego czasu pracy, dzięki czemu może lepiej dostosować go do swoich potrzeb i stylu życia. Może to być szczególnie korzystny styl pracy w pracy zdalnej, w projektach wymagających kreatywności czy w zawodach, w których trudno zmierzyć wydajność tylko na podstawie przepracowanych godzin. Z drugiej strony zadaniowy czas pracy wymaga od pracownika dobrej organizacji pracy, samodyscypliny i samodzielności w podejmowaniu decyzji.

Zadaniowy czas pracy to system organizacji czasu pracy, w którym pracownik ma obowiązek wykonać określone zadania, ale pracodawca nie ustala konkretnych godzin, w których musi je wykonywać.

Definicja zadaniowego czasu pracy

W polskim prawie pracy zadaniowy czas pracy jest uregulowany przede wszystkim przez Kodeks pracy. Najważniejsze przepisy dotyczące tego systemu czasu pracy znajdują się w:

• artykule 128 Kodeksu pracy, który definiuje czas pracy,
• artykule 140 Kodeksu pracy, który zawiera ogólne zasady dotyczące organizacji czasu pracy, w tym możliwość ustalenia systemu zadaniowego czasu pracy.

Warto zaznaczyć, że zadaniowy czas pracy nie sprawdzi się w zawodach wymagających ciągłej obecności pracownika w określonych godzinach. Obie strony umowy muszą również uwzględniać przepisy dotyczące czasu pracy, w tym maksymalną liczbę godzin pracy oraz wymogi dotyczące odpoczynku. Zastosowanie tego systemu powinno być zawsze dokładnie uregulowane w umowie o pracę i w regulaminie pracy.

Zadaniowy czas pracy a inne rodzaje czasu pracy

Zadaniowy czas pracy różni się od innych rodzajów czasu pracy elastycznością i naciskiem na wyniki. W podstawowym systemie czasu pracy godziny pracy są ściśle określone, a pracownik jest zobowiązany do pracy wyłącznie w tych godzinach. Jednocześnie trzeba pamiętać, że podstawowy system czasu pracy dopuszcza możliwość pracy przez maksymalnie 8 godzin dziennie i nie więcej niż 40 godzin w tygodniu. W zadaniowym czasie pracy pracownicy mogą samodzielnie organizować godziny pracy. Nie zmienia to faktu, że pracownik w systemie zadaniowym nadal musi przestrzegać ogólnych norm czasu pracy, w tym przepisów o maksymalnej liczbie godzin pracy oraz o czasie odpoczynku.

Inne systemy czasu pracy, jak system przerywanego czy równoważnego czasu pracy, również oferują pewną elastyczność, ale bazują na zdefiniowanych ramach czasowych pracy. W systemie równoważnym pracodawca może różnicować długość dobowego czasu pracy pracownika w zależności od potrzeb, ale nadal musi przestrzegać określonych limitów czasowych w dłuższym okresie rozliczeniowym.

Zadania w zadaniowym czasie pracy

Zadania w systemie zadaniowego czasu pracy powinny być tak skonstruowane, aby były możliwe do wykonania w normach czasu pracy określonych przepisami prawa. Pracownik powinien dokładnie wiedzieć, czego się od niego oczekuje i nie mieć wątpliwości co do zakresu pracy i oczekiwanych rezultatów.

Pracownik powinien być też w stanie łatwo określić, czy zadanie zostało wykonane i czy spełnione zostały oczekiwania pracodawcy. Wymaga to ustalenia wyraźnych wskaźników efektywności, które mogą obejmować jakość wykonania, terminowość, zakres prac etc.

Zadania muszą być dostosowane do umiejętności i możliwości pracownika, a także uwzględniać czas potrzebny na ich wykonanie. Powinny też dać się wykonać bez konieczności stałej obecności w miejscu pracy lub przestrzegania konkretnych godzin pracy.

Branże i zawody wykorzystujące zadaniowy czas pracy

Zadaniowy czas pracy sprawdza się szczególnie w branżach i zawodach, w których praca jest projektowa lub wymaga dużej autonomii, a efektywność można mierzyć poprzez osiągane wyniki. Oto kilka przykładów:

• Programiści i deweloperzy często pracują nad konkretnymi projektami czy funkcjonalnościami oprogramowania. Ich praca jest mierzona postępem w kodowaniu i rozwiązywaniu problemów, a więc zadaniowy czas pracy w ich wypadku pozwala zachować elastyczność w organizacji pracy, co jest korzystne w procesie rozwiązywania skomplikowanych problemów technicznych.
• Graficy, copywriterzy, projektanci – w tych zawodach liczy się przede wszystkim efekt końcowy, czyli na przykład stworzenie kampanii reklamowej czy projektu graficznego, więc elastyczność w zarządzaniu czasem pracy pozwala skupić się na kreatywności i jakości końcowego produktu.
• Konsultanci i menedżerowie projektów często pracują nad różnymi projektami dla różnych klientów. Dzięki zadaniowemu czasowi pracy mogą lepiej dopasować się do potrzeb klienta.
• Naukowcy, badacze i inżynierowie pracują nad długoterminowymi projektami, których postęp mierzy się często przez odkrycia lub rozwój nowych produktów, więc elastyczność w zarządzaniu czasem pracy pozwala im się skupić, co pozytywnie wpływa na ich innowacyjność.
• Freelancerzy (np. pisarze, fotografowie, konsultanci, wirtualni asystenci czy projektanci) naturalnie stosują zadaniowy czas pracy. Jako niezależni pracownicy zwykle przyjmują projekty lub zlecenia i są odpowiedzialni za ich realizację w określonym terminie, a dokładny czas wykonywania zadań mogą dopasować do osobistych preferencji i innych zobowiązań.
• Wyższego szczebla menedżerowie i dyrektorzy często pracują w systemie zadaniowym, ponieważ ich głównymi zadaniami są planowanie strategiczne, podejmowanie decyzji i nadzorowanie pracy innych, a ich praca jest oceniana na podstawie osiąganych celów i wyników.

Warto też podkreślić, że praca zdalna w dużej mierze bazuje na systemie zadaniowym – pracownik może nie być fizycznie obecny w biurze, a jego wydajność jest mierzona przez wykonane zadania lub projekty.

Wdrażanie zadaniowego czasu pracy

Wdrożenie zadaniowego czasu pracy wymaga starannego planowania. Na początku warto podkreślić, że do wprowadzenia zadaniowego czasu pracy w firmie nie jest wymagana zgoda pracowników – przepisy Kodeksu pracy nie rozważają takich kwestii – ale zdecydowanie lepszym wyjściem (z punktu widzenia zarówno efektywności operacyjnej, jak i zadowolenia pracowników) będzie zakomunikowanie takiej chęci zespołowi. Równie dobre skutki przynosi włączenie personelu do procesu wdrożenia.

Implementację zadaniowego czasu pracy dobrze jest zacząć do zdefiniowania zadań i oczekiwań. Pracownicy powinni dokładnie znać swoje obowiązki i oczekiwane wyniki oraz móc je zrealizować w wykonalnych terminach. Równie ważna jest dbałość o konkretne kryteria oceny pracy, aby uniknąć nieporozumień i zapewnić sprawiedliwą ocenę wyników.

Regularne spotkania, aktualizacje statusu projektów i jasne komunikowanie oczekiwań pomagają w utrzymaniu przejrzystości i efektywności. Warto również zapewnić pracownikom wsparcie i zasoby potrzebne do wykonania zadań, w tym odpowiednie narzędzia i technologie. Istotnym elementem tego systemu jest zarządzanie przez cele – pracodawcy powinni koncentrować się na monitorowaniu postępów i wynikach, ale trzeba pamiętać, że wymaga to zaufania do pracowników i umożliwienia im samodzielnego zarządzania czasem pracy.

Wprowadzenie zadaniowego czasu pracy powinno również uwzględniać dobrostan pracowników. System nie powinien prowadzić do nadmiernego obciążenia pracą i nie powinien wpływać na równowagę między życiem zawodowym, a prywatnym. Należy unikać nadmiernego obciążania pracowników zadaniami i dbać, żeby mieli wystarczająco dużo czasu na odpoczynek.

Rozliczanie zadaniowego czasu pracy

Rozliczanie zadaniowego czasu pracy niesie ze sobą wyjątkowe wyzwania. Przede wszystkim nie jest wymagana tradycyjna ewidencja godzin pracy, np. lista obecności. Zamiast tego pracodawcy często polegają na systemach śledzenia postępów w realizacji zadań lub projektów.

Zadaniowy czas pracy często idzie w parze z pracą hybrydową lub zdalną, więc firma powinna zapewnić, że pracownicy pracujący w ten sposób mają odpowiednie narzędzia i wsparcie do efektywnej pracy, a także utrzymywać regularny kontakt i monitorować postępy. Nie wolno też zapominać, że pracownikom pracującym zadaniowo przysługują takie same prawa do urlopów, więc mogą oni korzystać z nich zgodnie z obowiązującymi przepisami, niezależnie od charakteru ich pracy.

Nieco inaczej jednak wygląda kwestia wynagrodzenia – może ona opierać się na stałej stawce miesięcznej, niezależnie od liczby przepracowanych godzin. W niektórych przypadkach wynagrodzenie uzależnia się od realizacji określonych celów lub ukończenia projektów. Bez względu na rodzaj, sposób wynagradzania musi być jasno określony w umowie, podobnie jak kwestia nadgodzin. Mimo iż pracownik nie jest ograniczony do konkretnych godzin, może dojść do sytuacji, w której będzie musiał pracować ponad normę. Nie zmienia to faktu, że powinno być to zgodne z przepisami prawa pracy i odpowiednio wynagrodzone finansowo.

Monitorowanie zadaniowego czasu pracy

Do monitorowania zadaniowego czasu pracy wykorzystuje się różne metody i narzędzia, które pozwalają na śledzenie postępu prac i efektywności realizacji zadań. Mogą obejmować zarówno proste raporty, jak i wyspecjalizowane platformy do zarządzania projektami i śledzenia postępów w ich realizacji (np. Asana, Jira czy Trello). Często umożliwiają one również komunikację między zespołem a kierownictwem.

Dzięki monitorowaniu wiadomo, co zostało wykonane, a także można identyfikować problemy i opóźnienia we wczesnej fazie. Pomaga to też w budowaniu zaufania – pracownik czuje się bardziej odpowiedzialny za swoje zadania i wyniki, a pracodawca ma pewność, że praca jest wykonywana efektywnie. Warto jednak pamiętać, żeby nie kontrolować nadmiernie zespołu, ponieważ może to ograniczyć kreatywność i samodzielność pracowników.

Ograniczenia zadaniowego czasu pracy

Jednym z głównych ograniczeń zadaniowego czasu pracy jest trudność w zapewnieniu równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Bez stałych godzin pracy, granica między pracą a czasem wolnym może zaniknąć, co może prowadzić do przepracowania i stresu. Istnieje też ryzyko, że pracownicy mogą poczuć się izolowani lub odłączeni od reszty zespołu.

Zadaniowy czas pracy nie sprawdzi się też we wszystkich rodzajach pracy, szczególnie tych, w których ważna jest stała obecność pracownika lub regularny kontakt z klientami i współpracownikami. Czasami też trudniej jest ocenić, czy pracownik pracuje efektywnie, czy potrzebuje wsparcia, co wymaga od pracodawców opracowania skutecznych metod oceny postępów i wydajności.

Korzyści zadaniowego czasu pracy

Jedną z najczęściej wymienianych zalet zadaniowego czasu pracy jest elastyczność. Pracownicy mogą dostosować godziny pracy do swoich preferencji i okoliczności życiowych, co może prowadzić do lepszej równowagi między pracą a życiem prywatnym oraz większej satysfakcji z pracy. Sprzyja to także większej autonomii pracowników, co może prowadzić do rozwoju pracowników – np. do rozwoju umiejętności zarządzania czasem i samodzielnego podejmowania decyzji.

Firmy, które skupiają się na wynikach, zamiast na przepracowanych godzinach, mogą zwiększyć swoją wydajność i poprawić motywację pracowników – gdy ocenia się ich na podstawie efektów pracy, mogą oni być bardziej skoncentrowani na osiąganiu celów i bardziej kreatywni w rozwiązywaniu problemów. Widać to w branżach, takich IT czy sektor kreatywny, w których elastyczność sprzyja innowacyjności i produktywności.