Wirtualny asystent – kim jest i czym się zajmuje? 

Przedsiębiorcy, twórcy internetowi czy specjaliści budujący swoje marki osobiste – to właśnie oni potrzebują wirtualnego wsparcia. Kiedy pojawia się potrzeba skalowania biznesu, delegowanie zadań jest wręcz konieczne. W tym przypadku pomocny okaże się wirtualny asystent.  

Z tego artykułu dowiesz się: 

• Kim jest wirtualny asystent?
• Jakie cechy powinien mieć wirtualny asystent?
• Co robi wirtualny asystent?
• Kiedy warto skorzystać z pomocy wirtualnego asystenta?
• Jakie są wady i zalety współpracy z wirtualnym asystentem?

Wirtualny asystent – definicja 

Wirtualna asystentka to niezastąpiona bohaterka nowoczesnej ery, pełniąca rolę wirtualnego multitoola, gotowego do rozwiązania każdego zadania na odległość. Odeszły już czasy, gdy asystent w pośpiechu biegł z teczką i kawą pod pachą. Teraz wirtualna asystentka działa z gracją i precyzją w świecie online. 

Wirtualny asystent to osoba, specjalizująca się w wykonywaniu różnorodnych zadań administracyjnych, zarządzaniu kalendarzem, komunikacji i obsłudze klientów, pracująca zdalnie dla różnych firm i osób. 

Definicja wirtualnego asystenta

Wirtualny asystent to nie tylko jedna osoba, lecz prawdziwy wirtualny zespół do zadań specjalnych, gotowy do obsługi różnorodnych potrzeb. Czy to administracja korespondencji, śledzenie kalendarza czy przygotowywanie materiałów promocyjnych – wirtualna asystentka wykonuje to wszystko z łatwością i profesjonalizmem. Jednak to tylko wierzchołek lodowca, gdyż jej potencjał sięga znacznie dalej. 

Warto też pamiętać, że wirtualny asystent może być rozumiany jako oprogramowanie, służące do tych samych celów, co wirtualny asystent rozumiany jako osoba wykonująca zawód, polegający na zdalnym wsparciu w działaniach biznesowych. W tym artykule wirtualny asystent rozumiany będzie w kontekście osoby i zawodu. 

Cechy wirtualnego asystenta 

Wirtualna asysta często błędnie kojarzona jest z prostymi zadaniami, na przykład pisaniem na komputerze czy uzupełnianiem zbędnych plików Excel. W praktyce większość zadań wykonywanych przez wirtualne asystentki wymaga odpowiednich umiejętności i cech. Jeśli jesteś na etapie wybierania wirtualnego asystenta lub asystentki, zwróć uwagę na cechy, takie jak:  

• komunikatywność,  
• sumienność,  
• dokładność, 
• doskonała organizacja pracy,  
• odpowiedzialność.  

Bardzo ważne, aby wirtualny asystent był zaangażowany w działania Twojej firmy, znał ofertę i sposób komunikacji z konsumentami. Przydadzą się również zdolności sprzedażowe i znajomość języków obcych – oczywiście tylko wtedy, kiedy obsługujesz rynki zagraniczne.  

Zadania wirtualnego asystenta 

Wirtualny asystent to mistrz w wielu dziedzinach jednocześnie. Może błyskawicznie przeistoczyć się w grafika, copywritera, tłumacza, sekretarkę czy nawet projekt managera. W zawodzie wirtualnej asystentki rzadko trafia się na ograniczenia – może ona być ekspertką w jednej dziedzinie, ale może też świadczyć różnorodne, a przy tym kompleksowe usługi. Jakie zadania najczęściej wykonują? Możemy podzielić je na: 

Zadania administracyjne 

Wirtualna asystentka odbiera połączenia przychodzące, sprawdza firmową skrzynkę e-mail, a także prowadzi kalendarz spotkań. Do jej zadań specjalnych należą tworzenie raportów i zestawień dokumentów, a także wprowadzanie najważniejszych danych. Bardziej doświadczeni specjaliści mogą wziąć na siebie współpracę z kontrahentami i komunikację z potencjalnymi klientami. 

Zadania marketingowe 

Wirtualni asystenci mogą być nieocenionym wsparciem w działaniach marketingowych. Tworzą grafiki, dbają o spójność w mediach społecznościowych i planują posty, aby były one zawsze publikowane we właściwym czasie. Wirtualny asystent pomoże Ci w zarządzaniu Facebookiem, Instagramem czy nawet platformą biznesową LinkedIn. Bardziej doświadczeni specjaliści mogą również tworzyć dopasowane reklamy. 

Zadania sprzedażowe 

Decydując się na wsparcie wirtualnej asystentki, oszczędzisz cenny czas, ponieważ przejmie ona wszelkie zadania sprzedażowe. Mowa dokładnie o umawianiu i potwierdzaniu spotkań z potencjalnymi klientami, a także koordynacji działań, związanych ze sprzedażą. 

Zastosowanie pomocy wirtualnego asystenta 

Zawód wirtualnej asystentki staje się coraz bardziej popularny, a to dlatego, że specjaliści i przedsiębiorcy szukają odpowiedniego wsparcia. Jest kilka sytuacji, kiedy szczególnie warto skorzystać z pomocy wirtualnych asystentek:

• Chwilowy natłok obowiązków – pierwszym przypadkiem, kiedy warto rozważyć współpracę z wirtualną asystentką, jest chwilowe zapotrzebowanie na dodatkową pomoc, które nie uzasadnia utworzenia nowego stałego stanowiska pracy. Wirtualna asystentka jest idealnym rozwiązaniem w sytuacjach, gdy okresowo potrzebujesz wsparcia, ale nie jest to ciągła potrzeba. Dzięki elastycznemu charakterowi tej formy wsparcia, możesz korzystać z usług asystenta według własnych potrzeb, bez zobowiązań na stałe. 
• Ograniczony budżet – wirtualna asystentka to doskonałe rozwiązanie, gdy Twój budżet nie pozwala na utworzenie kolejnego etatu. W przypadku firm jednoosobowych, startupów czy małych przedsiębiorstw, wykupienie usługi wirtualnej asystentki przyczyni się do sporych oszczędności finansowych. Zleć proste lub monotonne zadania osobom o mniejszym doświadczeniu, a Ty skoncentruj się na najważniejszych aspektach biznesu. 
• Skalowanie biznesu – kiedy chcesz skutecznie rozwijać swój biznes i osiągać coraz większą sprzedaż, to koniecznie zatrudnij wirtualne asystentki, które zdejmą z Ciebie najbardziej czasochłonne zadania. Mogą to być zadania administracyjne, takie jak przygotowywanie raportów czy prowadzenie kalendarza. Sobie oraz swoim pracownikom pozostaw bardziej strategiczne, a przy tym kreatywne zadania. 

Wady i zalety współpracy z wirtualną asystentką  

Zespół wirtualnych asystentek z pewnością przyczyni się do lepszej organizacji w Twojej firmie. Zanim jednak się na to zdecydujesz, poznaj wady i zalety takiego rozwiązania. 

Wady  

To, co może zniechęcić Cię do korzystania ze wsparcia wirtualnego asystenta, to brak możliwości tworzenia atmosfery w firmie. Wirtualni asystenci raczej są dodatkowym wsparciem, które widoczne jest w wynikach, a nie w biurze. 

Zalety  

Jedną z największych zalet jest brak konieczności tworzenia nowego stanowiska pracy, czyli zatrudniania w oparciu o umowę o pracę na cały etat. Wirtualne asystentki oferują elastyczną współpracę. Możesz wybrać abonament lub rozliczać się na podstawie ilości godzin, które zostały przez Ciebie wykorzystane. Twój wirtualny asystent nie będzie brał płatnych urlopów, L4 czy zwolnienia na żądanie, ponieważ wasza współpraca przebiegać będzie zwykle w formie B2B.