SaaS – co to jest i jak działa model Software as a Service?

SaaS, czyli popularny model dostarczania oprogramowania, zyskuje coraz większą popularność wśród firm na całym świecie. Jak dzięki chmurowemu modelowi subskrypcyjnemu przedsiębiorstwa mogą korzystać z zaawansowanych aplikacji bez konieczności zarządzania serwerami i aktualizacjami i jak buduje to ich konkurencyjność w erze cyfrowej?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest SaaS?
• Jaka jest historia modelu SaaS?
• Jak działa model SaaS?
• Jakie są przykłady rozwiązań SaaS?
• Jak wdrożyć SaaS?
• Co wpływa na koszty modelu SaaS?
• Jakie są ograniczenia SaaS?
• Jakie są zalety SaaS?

SaaS – definicja

Akronim SaaS (ang. Software as a Service, oprogramowanie jako usługa) oznacza popularny model dostarczania oprogramowania, w którym aplikacje są udostępniane użytkownikom za pośrednictwem Internetu, zazwyczaj na podstawie subskrypcji.

W tym modelu oprogramowanie nie jest instalowane lokalnie na urządzeniach i własnych serwerach użytkowników, lecz jest hostowane w chmurze przez dostawcę, który zajmuje się aktualizacjami oprogramowania, a także jego utrzymaniem i bezpieczeństwem.

SaaS (Software as a Service) to model udostępniania oprogramowania, w którym aplikacje są udostępniane użytkownikom przez internet na zasadzie subskrypcji, eliminując konieczność ich instalacji i zarządzania infrastrukturą IT po stronie użytkownika.

Definicja SaaS

Użytkownicy uzyskują dostęp do aplikacji przez przeglądarkę internetową lub aplikację, co pozwala im na korzystanie z niej bez potrzeby zarządzania infrastrukturą IT. SaaS znajduje szerokie zastosowanie w różnych branżach, oferując narzędzia do zarządzania przedsiębiorstwem, komunikacji, analiz danych czy współpracy, a także stanowi alternatywę dla tradycyjnych modeli licencjonowania oprogramowania.

Historia modelu SaaS

Historia modelu dostarczania oprogramowania jako usługi sięga lat 60. XX wieku, kiedy to wprowadzono systemy czasowego udostępniania komputerów (timesharing). Umożliwiały one wielu użytkownikom jednoczesny dostęp do mocy obliczeniowej dużych mainframe’ów, co było bardziej ekonomiczne niż posiadanie własnych komputerów^{[1] [2]}.

W latach 70. i 80. XX wieku, wraz z popularyzacją komputerów osobistych, pojawiły się pierwsze aplikacje dostarczane w modelu przypominającym SaaS. Przykładem jest system zarządzania relacjami z klientami (system CRM) wprowadzony przez firmę Siebel Systems, który pozwalał na centralne przechowywanie danych klientów i dostęp do nich z różnych punktów sprzedaży^{[3] [4]}.

Prawdziwy rozwój Software as a Service nastąpił w latach 90., wraz z rozwojem Internetu. Pojawiły się firmy takie jak Salesforce, założona w 1999 roku, która oferowała zaawansowane oprogramowanie CRM dostępne przez internet. Innym przykładem jest NetSuite, założona w 1998 roku, oferująca zintegrowane rozwiązania ERP i CRM w modelu SaaS^{[5] [6]}.

W 2001 roku termin “Software as a Service” został po raz pierwszy użyty w artykule opublikowanym przez Software & Information Industry Association (SIIA), co pomogło ugruntować pojęcie i rozróżnić je od wcześniejszych modeli, takich jak Application Service Provider (ASP)^[7]. Od tego czasu model ten zyskał na popularności, a obecnie jest powszechnie stosowany w różnych branżach, dostarczając aplikacje do zarządzania finansami, ludźmi czy komunikacji.

Działanie modelu SaaS

Software as a service polega na dostarczaniu zaawansowanego oprogramowania przez Internet na zasadzie subskrypcji i to bez instalacji czy utrzymania na lokalnych urządzeniach. Użytkownicy uzyskują dostęp do aplikacji przez przeglądarkę internetową lub dedykowane oprogramowanie, co umożliwia im korzystanie z funkcji oprogramowania z dowolnego miejsca, pod warunkiem posiadania dostępu do sieci.

SaaS wykorzystuje infrastrukturę chmurową do dostarczania aplikacji użytkownikom końcowym, którzy nie muszą martwić się o zarządzanie sprzętem czy aktualizacjami oprogramowania. Aplikacje są hostowane w chmurze, co oznacza, że użytkownicy uzyskują do nich dostęp przez Internet, a wszelkie zasoby i procesy obliczeniowe są realizowane na serwerach dostawcy chmurowego. Dostawca chmury rozwija i utrzymuje aplikacje chmurowe i oprogramowanie pośredniczące, a także może oferować inne, powiązane, rozwiązania, takie jak uczenie maszynowe czy sztuczna inteligencja.

Aplikacje chmurowe w modelu SaaS są zwykle zaprojektowane w taki sposób, aby zapewniały elastyczność i skalowalność, co często odróżnia je od monolitycznego, tradycyjnego oprogramowania. Użytkownicy mogą dostosować zakres usługi do swoich potrzeb, na przykład zwiększając liczbę użytkowników, przestrzeni dyskowej lub dodając dodatkowe funkcje. SaaS umożliwia również integrację z innymi systemami i aplikacjami, co zwiększa jego wszechstronność.

Działanie SaaS opiera się również na zapewnieniu wysokiej dostępności i niezawodności usług. Dostawcy często korzystają z rozproszonej infrastruktury chmurowej, która zapewnia redundancję i minimalizuje ryzyko awarii. Ponadto, dzięki modelowi chmurowemu, oprogramowania są regularnie aktualizowane, co zapewnia dostęp do najnowszych funkcji i poprawek bezpieczeństwa bez konieczności ręcznej interwencji ze strony użytkowników.

Oprogramowanie SaaS wyróżnia się też bezpieczeństwem danych bez konieczności inwestowania w zaawansowane zabezpieczenia. Dostawcy usług SaaS inwestują w mechanizmy ochrony danych, takie jak szyfrowanie, kopie zapasowe oraz regularne testy bezpieczeństwa.

Oprogramowanie SaaS wyróżnia się nie tylko łatwością wdrażania, ale również możliwością integracji z popularnymi aplikacjami i narzędziami, takimi jak systemy ERP, CRM, narzędzia analityczne czy aplikacje do współpracy. Dzięki temu użytkownicy mogą synchronizować dane pomiędzy różnymi platformami, co zwiększa efektywność pracy oraz umożliwia pełne wykorzystanie zasobów dostępnych w organizacji.

Przykłady rozwiązań SaaS

Software as a service ma wiele odmian; do najpopularniejszych można zaliczyć m.in.:

• Salesforce to kompleksowa aplikacja biznesowa, która umożliwia sklepom internetowym i innym firmom centralne przetwarzanie danych o klientach, automatyzację procesów sprzedaży, oraz analizowanie interakcji z klientami w czasie rzeczywistym.
• Innym przykładem jest Google Workspace (dawniej G Suite), który oferuje zestaw narzędzi biurowych do współpracy i produktywności, takich jak Gmail, Google Docs, Google Drive czy Google Meet. Aplikacje te umożliwiają łatwą współpracę w czasie rzeczywistym, przechowywanie i udostępnianie dokumentów oraz prowadzenie spotkań wideo. Dzięki modelowi SaaS, Google Workspace zapewnia użytkownikom dostęp do aplikacji z dowolnego urządzenia, co sprzyja elastycznemu środowisku pracy, w tym pracy zdalnej.
• Świetnym przykładem usługi SaaS w obszarze zarządzania projektami i zadaniami jest Trello, narzędzie pozwalające na tworzenie tablic do zarządzania projektami, śledzenie postępów oraz przypisywanie zadań do poszczególnych członków zespołu. Podobnym narzędziem do zarządzania projektami jest Asana, która umożliwia tworzenie szczegółowych harmonogramów, monitorowanie terminów oraz integrację z innymi narzędziami, takimi jak Slack czy Google Drive, co ułatwia współpracę zespołową.
• W obszarze analityki danych jednym z najczęściej wykorzystywanych narzędzi jest Tableau. Aplikacja ta pozwala na tworzenie zaawansowanych wizualizacji danych oraz analizę dużych zbiorów informacji. Sprawdza się w potrzebach biznesowych i jest szczególnie popularne wśród firm, które potrzebują narzędzi do raportowania i analizy wyników finansowych, sprzedażowych czy marketingowych.
• Kolejnym przykładem jest HubSpot, platforma do zarządzania i automatyzacji marketingu (marketing automation), a więc kampanii e-mailowych, SEO, generowanie leadów oraz analizę danych. HubSpot jest szeroko wykorzystywane przez zespoły marketingowe, które chcą zwiększyć efektywność działań promocyjnych, poprawić zaangażowanie klientów oraz monitorować skuteczność kampanii.
• Adobe Creative Cloud to przykład SaaS, który oferuje dostęp do profesjonalnych narzędzi do projektowania, edycji grafiki, wideo i fotografii przez internet. Użytkownicy subskrybujący usługę zyskują dostęp do aplikacji takich jak Photoshop, Illustrator czy Premiere Pro, bez konieczności instalacji na urządzeniach, a aktualizacje są automatyczne i dostępne w chmurze.
• Wix to przykład strony internetowej typu SaaS, która pozwala użytkownikom na łatwe tworzenie i zarządzanie stronami internetowymi bez potrzeby programowania. Dzięki subskrypcyjnemu modelowi użytkownicy zyskują dostęp do szerokiego wachlarza narzędzi do projektowania, hostingu i aktualizacji swoich stron.

Wdrożenie SaaS

Software as a service cechuje się łatwością wdrażania i może znacznie obniżyć koszty operacyjne, ale wciąż wymaga przestrzegania pewnego planu. Zacząć trzeba od dokładnej analiza potrzeb organizacji i określenie celów, jakie mają zostać osiągnięte dzięki zastosowaniu oprogramowania jako usługi. Należy zidentyfikować, które obszary działalności firmy wymagają wsparcia w postaci narzędzi chmurowych oraz wybrać rozwiązanie, które najlepiej odpowiada na te potrzeby.

Kolejnym etapem jest wybór dostawcy, który oferuje odpowiednią funkcjonalność, skalowalność i wsparcie techniczne. Ważne jest, aby sprawdzić dostępne opcje, porównać funkcje, modele subskrypcyjne oraz bezpieczeństwo informacji. Zabezpieczenie danych i zgodność z regulacjami to również ważne istotny aspekty wyboru.

Następnie organizacja powinna zaplanować migrację danych do nowego systemu. Wymaga to szczególnej uwagi, aby zapewnić, że dane z istniejących systemów zostaną przeniesione bez utraty integralności i w zgodzie z wymaganiami bezpieczeństwa. Proces migracji powinien przebiegać etapowo, aby umożliwić testowanie działania systemu i identyfikowanie potencjalnych problemów na wcześniejszych etapach.

Zespół odpowiedzialny za wdrożenie powinien skonfigurować i dostosować program do specyfiki organizacji. Obejmuje to zarówno personalizację interfejsu użytkownika, jak i integrację z innymi systemami IT funkcjonującymi w firmie. Integracja z istniejącymi narzędziami ERP, CRM czy systemami analitycznymi pozwala na stworzenie spójnego ekosystemu aplikacji.

Organizacja powinna też przeprowadzić szkolenia dla pracowników, którzy będą korzystać z nowego rozwiązania. Należy zadbać o odpowiednią edukację użytkowników, aby maksymalizować efektywność korzystania z narzędzi oraz ułatwić adaptację do nowego systemu. Szkolenia powinny obejmować zarówno podstawowe funkcjonalności aplikacji, jak i bardziej zaawansowane opcje dostosowane do specyficznych potrzeb użytkowników.

Po zakończeniu szkoleń i migracji ważne jest monitorowanie działania systemu SaaS oraz zbieranie opinii od użytkowników końcowych. Umożliwia to wczesne wykrycie potencjalnych problemów oraz zoptymalizowanie procesu wdrożenia w razie potrzeby. Dostawcy zazwyczaj oferują wsparcie techniczne oraz pomoc w rozwiązywaniu problemów, co ułatwia organizacji adaptację do nowego rozwiązania.

Koszty modelu SaaS

Całkowity koszt eksploatacji w modelu SaaS jest uzależniony od kilku czynników; Pierwszym jest wybrany model subskrypcyjny. Większość rozwiązań funkcjonuje na zasadzie regularnych opłat, miesięcznych lub rocznych, które mogą być uzależnione od liczby użytkowników, ilości przechowywanych danych, a także zakresu funkcji dostępnych w danym pakiecie. Dostawcy oferują różne plany subskrypcyjne, które różnią się ceną w zależności od poziomu usług, co pozwala firmom dostosować wydatki do rzeczywistych potrzeb.

Kolejnym czynnikiem są potrzeby organizacji w zakresie funkcjonalności i skalowalności; jeśli Twoja firma potrzebuje zaawansowanych funkcji, będziesz musiał zapłacić więcej. Podobnie rzecz ma się, gdy chcesz szybko zwiększyć liczbę dostępnych zasobów lub gdy rośnie liczba użytkowników korzystających z oprogramowania.

Wiele organizacji korzysta z modelu dostarczania oprogramowania jako usługi i integruje je z istniejącymi narzędziami IT, takimi jak systemy ERP (planowani zasobów przedsiębiorstwa), CRM (zarządzanie relacjami z klientami), czy narzędzia analityczne. Proces ten może wiązać się z dodatkowymi opłatami za wdrożenie, dostosowanie oprogramowania oraz czas poświęcony na synchronizację danych.

Czynnikiem wpływającym na koszty jest także poziom wsparcia technicznego, który jest oferowany przez dostawcę SaaS. Firmy, które potrzebują intensywniejszego wsparcia lub dostępu do dedykowanego zespołu, mogą ponosić dodatkowe opłaty za usługi premium, takie jak szybka reakcja na zgłoszenia, szkolenia czy konsultacje techniczne. Koszty mogą być również uzależnione od dostępności dodatkowych funkcji.

Również geograficzna lokalizacja organizacji może wpłynąć na koszty, zwłaszcza jeśli dostawca usług posiada serwery w różnych regionach. W przypadku firm działających na wielu rynkach koszt może wzrosnąć w związku z koniecznością dostosowania rozwiązania do wymagań lokalnych przepisów prawnych.

Ograniczenia SaaS

Jednym z głównych wyzwań tego modelu jest zależność od dostawcy usługi oraz zewnętrznego połączenia internetowego. Software as a Service wymaga stałego dostępu do sieci, więc w przypadku przerwy w łączności użytkownicy mogą utracić dostęp do krytycznych aplikacji i danych.

Choć dostawcy SaaS inwestują w szyfrowanie i redundancję, organizacje muszą polegać na zewnętrznych firmach w zakresie ochrony swoich danych. Firmy przetwarzające wrażliwe informacje muszą szczególnie starannie wybierać dostawców usług chmurowych, upewniając się, że ci przestrzegają norm prawnych dotyczących ochrony danych.

Chociaż wiele aplikacji-usług oferuje wiele możliwości, w niektórych przypadkach mogą one nie w pełni odpowiadać na specyficzne potrzeby organizacji, szczególnie w przypadku bardziej złożonych procesów biznesowych. Dostosowanie programów do wymagań firmy może być utrudnione, a niektóre rozwiązania mogą nie oferować pełnej kontroli nad konfiguracją.

Zależność od dostawcy usług w kontekście aktualizacji i modyfikacji systemu to kolejne wyzwanie. SaaS wiąże się z koniecznością zaakceptowania regularnych aktualizacji, które mogą zmieniać funkcjonalność aplikacji. Dla niektórych organizacji, zmiany w interfejsie użytkownika lub w sposobie działania aplikacji mogą być problematyczne, zwłaszcza jeśli nie zostały odpowiednio skomunikowane lub przetestowane przed wdrożeniem. Brak pełnej kontroli nad aktualizacjami oznacza, że firma musi dostosować się do decyzji dostawcy o terminach i zakresie modyfikacji, co może wpłynąć na stabilność i wydajność systemu.

W przypadku tradycyjnych rozwiązań on-premise, organizacja ma pełną kontrolę nad zarządzaniem serwerami i aplikacjami. W modelu oprogramowanie jako usługa zasoby są dzielone z innymi użytkownikami, co może budzić obawy dotyczące prywatności, zwłaszcza w kontekście przechowywania danych w różnych regionach geograficznych, które podlegają różnym regulacjom prawnym.

Mimo że wiele aplikacji SaaS oferuje interfejsy API, które umożliwiają integrację z innymi rozwiązaniami, proces ten może być czasochłonny, kosztowny i wymagać dodatkowych zasobów. W niektórych przypadkach, integracja może okazać się zbyt skomplikowana lub kosztowna, zwłaszcza w przypadku starszych systemów, co stanowi istotne wyzwanie dla organizacji.

Zalety SaaS

Jedną z głównych zalet SaaS jest jego elastyczność, która pozwala uaktualniać rozwiązania biznesowe szybciej niż w przypadku własnych narzędzi. Dzięki modelowi subskrypcyjnemu firmy mogą dostosować zakres usług do liczby użytkowników, pojemności danych czy wymaganych funkcji, co pozwala na optymalizację kosztów oraz szybkie dostosowanie się do nowych wymagań biznesowych.

Model SaaS eliminuje konieczność inwestowania w kosztowną infrastrukturę IT, takie jak serwery, oprogramowanie czy przestrzeń dyskowa. Koszty utrzymania systemów, takich jak aktualizacje czy bezpieczeństwo, są wliczone w opłatę subskrypcyjną, co pozwala firmom na przewidywalność wydatków. Ponadto, organizacje nie muszą zatrudniać dużych zespołów IT, co redukuje koszty operacyjne i pozwala na skupienie się na kluczowych procesach biznesowych.

Dostępność oprogramowania SaaS przez internet stanowi kolejny atut tego modelu. Pracownicy i inni użytkownicy indywidualni mogą uzyskać dostęp do aplikacji z każdego miejsca i urządzenia, co wspiera elastyczną pracę zdalną oraz mobilność. Tego rodzaju dostępność sprawia, że firmy mogą korzystać z rozwiązań SaaS na globalną skalę, co jest szczególnie istotne w przypadku organizacji działających na wielu rynkach.

Oprogramowanie SaaS oferuje automatyczne aktualizacje i łatwość rozbudowy systemu w miarę potrzeb. Dzięki temu organizacje nie muszą martwić się o zarządzanie infrastrukturą czy wdrażanie nowych wersji oprogramowania, co zapewnia ciągłość pracy i eliminuje ryzyko związanego z opóźnieniami w implementacji poprawek czy nowych funkcji.

Bezpieczeństwo danych, mimo że może budzić pewne obawy, również stanowi istotną zaletę modelu SaaS. Wiele firm oferujących usługi w chmurze inwestuje w zaawansowane technologie ochrony danych, takie jak szyfrowanie, redundancję i regularne kopie zapasowe. Ponadto, dostawcy SaaS często są zobowiązani do przestrzegania rygorystycznych norm bezpieczeństwa, takich jak GDPR, co może dawać organizacjom dodatkową pewność, że dane są odpowiednio chronione.

Szybkie wdrożenie SaaS jest istotnym atutem dla firm, które chcą szybko wdrożyć nowe aplikacje bez długotrwałego procesu instalacji czy konfiguracji. Aplikacje SaaS są zazwyczaj gotowe do użycia od razu po zakupie subskrypcji, co skraca czas wprowadzenia nowego rozwiązania i umożliwia natychmiastowe wykorzystanie jego funkcji.