Ryczałt ewidencjonowany – co to jest i kto może z niego skorzystać?

Ryczałt ewidencjonowany to popularna forma opodatkowania dla wielu przedsiębiorców. Jak działa, czy jest odpowiedni dla Twojej działalności oraz jakie są jego zasady, korzyści i ograniczenia?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest ryczałt ewidencjonowany?
• Kto może, a kto nie może korzystać z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych?
• Jakie są limity i stawki ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych?
• Jak obliczyć stawkę ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych?
• Jak wybrać ryczałt opodatkowany jako formę rozliczenia dochodów?
• Jak wygląda kwestia odliczeń w ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych?
• Jak wygląda kwestia składek ZUS w ryczałcie?
• Jak powinna wyglądać ewidencja przychodów w ryczałcie?
• Jak i do kiedy złożyć zeznanie podatkowe w ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych?
• Jakie są korzyści z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych?

Ryczałt ewidencjonowany – definicja

Ryczałt ewidencjonowany to uproszczona forma opodatkowania, przeznaczona głównie dla małych przedsiębiorców. W tym systemie podatek oblicza się jako stały procent od przychodów bez uwzględniania kosztów uzyskania przychodu. Obok opodatkowania zasadach ogólnych i podatku liniowego jest to jedna z form rozliczania przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, ale czasami stosuje się ją też w przypadku prowadzonej działalności gospodarczej^{[1] [2]}.

Ryczałt ewidencjonowany to uproszczona forma opodatkowania, w której podatek dochodowy obliczany jest od przychodu, bez uwzględnienia faktycznych kosztów uzyskania przychodu.

Definicja ryczałtu ewidencjonowanego

Istnieje kilka stawek ryczałtu, które zależą od rodzaju prowadzonej działalności. Zaletą tej formy opodatkowania jest prostota i przewidywalność kosztów podatkowych, ale nie zawsze jest ona korzystna dla firm o wysokich kosztach działalności. Może on być dobrym rozwiązaniem dla firm z niskimi kosztami prowadzenia działalności i kosztami stałymi.

Możliwość rozliczenia na zasadzie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych

O tym, kto może stosować ryczałt decyduje ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne^[3]. Ryczałt stanowi uproszczoną formę opodatkowania, dostępną dla osób fizycznych osiągających przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej, w tym działających w formie spółek cywilnych lub jawnych, pod warunkiem że ich przychody w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyły 2 milionów euro.

Opodatkowanie w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych jest niedostępne dla określonych grup podatników oraz rodzajów działalności, takich jak:

• Podatnicy opłacający podatek w formie karty podatkowej.
• Podatnicy korzystający z okresowego zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie odrębnych przepisów, nie ma prawa do opodatkowania ryczałtem.

Z ryczałtu nie mogą też korzystać osoby prowadzące następujące działalności^[4]:

• Podatnicy osiągający przychody z prowadzenia aptek są wyłączeni z możliwości opodatkowania ryczałtem.
• Działalność polegająca na handlu walutami wyklucza możliwość skorzystania z ryczałtu.
• Handel częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych uniemożliwia opodatkowanie w formie ryczałtu.
• Wytwarzanie wyrobów opodatkowanych podatkiem akcyzowym z wyjątkiem wytwarzania energii elektrycznej z odnawialnych źródeł energii, produkcja wyrobów akcyzowych wyklucza ryczałt.

Istnieją też inne ograniczenia. Jeśli w roku podatkowym nastąpiła zmiana formy działalności między małżonkami (np. z działalności samodzielnej na spółkę z małżonkiem) i przed zmianą opłacano podatek na zasadach ogólnych, nie można skorzystać z ryczałtu. Jeśli podatnik lub wspólnik spółki przed rozpoczęciem działalności wykonywał w ramach stosunku pracy czynności wchodzące w zakres nowej działalności, nie może opodatkować przychodów z tej działalności ryczałtem. Także podatnicy, którzy w poprzednim roku podatkowym uzyskali przychody przekraczające równowartość 2 000 000 euro, nie mogą korzystać z ryczałtu w kolejnym roku.

Limity i stawki ryczałtu ewidencjonowanego

Limity ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych^[5] wyraża się w euro oraz przelicza się na walutę polską według średniego kursu euro ogłaszanego przez NBP, obowiązującego pierwszego dnia roboczego października roku poprzedzającego rok podatkowy. W 2025 roku obowiązują następujące limity przychodów ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych:

• Limit przychodów uprawniający do opodatkowania ryczałtem – podatnicy, którzy w 2024 roku uzyskali przychody z działalności gospodarczej nieprzekraczające 2 000 000 euro, mogą w 2025 roku korzystać z opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Po przeliczeniu na złote według kursu z 1 października 2024 r. (wyniósł on wtedy 4,2846 zł/euro) limit wynosi 8 569 200 zł.
• Limit przychodów dla kwartalnego rozliczania ryczałtu – podatnicy, których przychody w 2024 roku nie przekroczyły 200 000 euro, mogą w 2025 roku opłacać ryczałt kwartalnie. Po przeliczeniu na złote według tego samego kursu, limit wynosi 856 920 zł.

W przypadku stawek ryczałtu obowiązują następujące wartości:

• 17% – dla przychodów ze świadczenia niektórych usług niematerialnych, takich jak usługi doradcze czy prawnicze lub inne usługi w zakresie wolnych zawodów (tę formę mogą wybrać np. agenci oferujący ubezpieczenia uzupełniające, brokerzy ubezpieczeniowi, rzecznicy patentowi, biegli rewidenci czy maklerzy papierów wartościowych)
• 15% – dla przychodów ze świadczenia usług określonych w załączniku nr 2 do ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym, m.in. usług pośrednictwa w sprzedaży hurtowej.
• 14% – dla przychodów ze świadczenia usług w zakresie opieki zdrowotnej.
• 12% – dla przychodów ze świadczenia usług związanych z oprogramowaniem i doradztwem w zakresie informatyki (z wyłączeniem publikowania gier komputerowych online, a także z wyłączeniem pobierania oprogramowania online i sprzedaży pakietów oprogramowania systemowego).
• 10% – dla przychodów z odpłatnego zbycia praw majątkowych lub sprzedaży nieruchomości.
• 8,5% – dla przychodów z działalności usługowej, w tym przychodów z najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy lub innych umów o podobnym charakterze, do kwoty 100 000 zł; powyżej tej kwoty stosuje się stawkę 12,5%; przychody z najmu obejmują zarówno przychody z najmu nieruchomości (np. z tytułu najmu prywatnego i obsługi nieruchomości własnych), jak i samochodów osobowych i pozostałych pojazdów samochodowych – jest to bardzo szeroka kategoria).
• 5,5% – dla przychodów z działalności wytwórczej, budowlanej oraz robót budowlanych.
• 3% – dla przychodów z działalności gastronomicznej (z wyłączeniem sprzedaży napojów o zawartości alkoholu powyżej 1,5%) oraz z działalności usługowej w zakresie handlu.
• 2% – dla przychodów ze sprzedaży produktów roślinnych i zwierzęcych z własnej uprawy, hodowli lub chowu.

Obliczanie zryczałtowanego podatku dochodowego

Aby obliczyć zryczałtowany podatek dochodowy, zsumuj wszystkie przychody uzyskane w danym okresie rozliczeniowym. Od uzyskanego przychodu odejmij zapłacone w danym okresie składki na ubezpieczenie społeczne. Do tak obliczonej podstawy opodatkowania zastosuj właściwą dla Twojej działalności stawkę ryczałtu. Od obliczonego podatku odejmij 50% zapłaconej składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Wyobraźmy sobie, że firma X prowadzi działalność gospodarczą opodatkowaną ryczałtem według stawki 5,5%. W styczniu 2025 roku osiągnęła przychód w wysokości 15 000 zł. W tym samym miesiącu zapłacił składki na ubezpieczenie społeczne w kwocie 1000 zł oraz składkę na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 350 zł. Stawkę podatku obliczy się następująco:

Przychód: 15 000 zł

Odliczenie składek na ubezpieczenie społeczne: 15 000 zł - 1 000 zł = 14 000 zł

Podstawa opodatkowania: 14 000 zł

Obliczenie podatku: 14 000 zł × 5,5% = 770 zł

Odliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne (50%): 770 zł - (50% × 350 zł) = 770 zł - 175 zł = 595 zł

Zatem firma X musi zapłacić podatek za styczeń 2025 roku w wysokości 595 zł.

Wybór opodatkowania na zasadzie ryczałtu ewidencjonowanego

Aby wybrać opodatkowanie w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych^[6], trzeba przede wszystkim złożyć oświadczenie o wyborze tej formy opodatkowania. Nowi przedsiębiorcy muszą w tym celu wskazać ryczałt jako formę opodatkowania podczas rejestracji działalności gospodarczej w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). W przypadku przedsiębiorców kontynuujących działalność gospodarczą oświadczenie o wyborze ryczałtu można złożyć poprzez aktualizację wpisu w CEIDG lub bezpośrednio w urzędzie skarbowym.

Oświadczenia należy złożyć najpóźniej do 20. dnia miesiąca, który następuje po miesiącu, w którym uzyskano pierwszy przychód w danym roku podatkowym. Jeśli pierwszy przychód został uzyskany w grudniu, terminem jest koniec roku podatkowego. Można to zrobić:

• Elektronicznie, za pośrednictwem systemu CEIDG.
• Osobiście lub pocztą w urzędzie miasta lub gminy (w przypadku aktualizacji wpisu w CEIDG).
• Bezpośrednio w urzędzie skarbowym właściwym według miejsca zamieszkania.

Po wyborze ryczałtu forma ta obowiązuje również w kolejnych latach podatkowych.

Aby zrezygnować z opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, należy złożyć pisemne oświadczenie o rezygnacji do Naczelnika Urzędu Skarbowego:

• do 20. dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym uzyskano pierwszy w danym roku przychód z działalności gospodarczej,
• do końca roku, jeśli pierwszy przychód uzyskano w grudniu danego roku.

Oświadczenie można złożyć w urzędzie skarbowym lub we wniosku o aktualizację wpisu do CEIDG. Trzeba jednak pamiętać, że wybór opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych dotyczy również kolejnych lat działalności, chyba że zawiadomisz naczelnika US o rezygnacji z opodatkowania w tej formie. Rezygnacja będzie wymagała przejścia na inną formę opodatkowania, taką jak podatek na zasadach ogólnych (według skali podatkowej) lub podatek liniowy.

Odliczenia w ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych

W przypadku opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych podatnik nie ma możliwości odliczania kosztów uzyskania przychodu od podstawy opodatkowania^[7]. Jednakże istnieje zamknięty katalog odliczeń od przychodu, które mogą go pomniejszyć przed obliczeniem należnego podatku dochodowego:

• Podatnik może odliczyć zapłacone w roku podatkowym składki na obowiązkowe ubezpieczenie społeczne, zarówno swoje, jak i osób współpracujących, o ile nie zostały one zwrócone w jakiejkolwiek formie.
• Odliczeniu podlegają wpłaty dokonane w roku podatkowym, do wysokości określonej w przepisach o IKZE.
• Możliwe jest odliczenie wydatków poniesionych na użytkowanie internetu, nieprzekraczających w roku podatkowym kwoty 760 zł.
• Podatnik będący osobą niepełnosprawną lub mający na utrzymaniu osoby niepełnosprawne może odliczyć wydatki na cele rehabilitacyjne oraz związane z ułatwieniem wykonywania czynności życiowych.
• Odliczeniu podlegają darowizny przekazane na cele pożytku publicznego, kultu religijnego oraz krwiodawstwa, zgodnie z obowiązującymi limitami.
• Wydatki poniesione na realizację przedsięwzięć termomodernizacyjnych w budynkach mieszkalnych jednorodzinnych mogą być odliczone od przychodu.
• Podatnik może odliczyć wydatki poniesione na prace konserwatorskie, restauratorskie lub roboty budowlane przy zabytkach nieruchomych.
• Odliczeniu podlegają zapłacone składki, nieprzekraczające w roku podatkowym kwoty 500 zł.

Od 1 lipca 2022 roku podatnicy opodatkowani ryczałtem mogą odliczyć od przychodu 50% zapłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne. Wcześniej taka możliwość nie istniała. Należy jednak pamiętać, że odliczenia te są ściśle określone przepisami i nie obejmują innych wydatków czy ulg podatkowych dostępnych w innych formach opodatkowania. Podatnik powinien również upewnić się, że nie dokonuje podwójnego odliczenia tych samych wydatków w różnych formach.

Składki ZUS w przypadku ryczałtu ewidencjonowanego

W 2025 roku przedsiębiorcy opodatkowani ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych są zobowiązani do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne (ZUS) oraz składki na ubezpieczenie zdrowotne^[8]. Podstawa wymiaru składek dla przedsiębiorców niekorzystających z ulg minimalna podstawa wynosi 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. W 2025 roku prognozowane przeciętne wynagrodzenie to 8673 zł, zatem minimalna podstawa wynosi 5203,80 zł.

Wysokość składek miesięcznych będą następujące:

• Ubezpieczenie emerytalne (19,52%) – 1015,78 zł,
• Ubezpieczenie rentowe (8%) – 416,30 zł,
• Ubezpieczenie chorobowe (dobrowolne, 2,45%) – 127,49 zł,
• Ubezpieczenie wypadkowe (1,67%) – 86,90 zł (stawka obowiązująca do 31 marca 2025 r.),
• Fundusz Pracy (2,45%) – 127,49 zł,
• Łączna kwota składek – 1773,96 zł miesięcznie.

Warto jednak pamiętać, że dla nowych przedsiębiorców obowiązują preferencyjne składki ZUS. Przez pierwsze 24 miesiące prowadzenia działalności mogą opłacać składki od podstawy wynoszącej 30% minimalnego wynagrodzenia. W 2025 roku minimalne wynagrodzenie to 4 666 zł, więc podstawa wynosi 1 399,80 zł. W ich wypadku wysokość składek miesięcznych wynosie:

• Ubezpieczenie emerytalne (19,52%) – 273,24 zł,
• Ubezpieczenie rentowe (8%) – 111,98 zł,
• Ubezpieczenie chorobowe (dobrowolne, 2,45%) – 34,20 zł,
• Ubezpieczenie wypadkowe (1,67%) – 23,37 zł (stawka obowiązująca do 31 marca 2025 r.),
• Łączna kwota składek – 442,90 zł miesięcznie.

Wysokość składka na ubezpieczenie zdrowotne dla przedsiębiorców opodatkowanych ryczałtem zależy od rocznego przychodu:

• W przypadku przychód do 60 000 zł wynosi 9% podstawy stanowiącej 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia.
• W przypadku przychód od 60 001 zł do 300 000 zł wynosi 9% podstawy stanowiącej 100% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia.
• W przypadku przychód powyżej 300 000 zł wynosi 9% podstawy stanowiącej 180% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia.

Ewidencja przychodów w zryczałtowanym podatku dochodowym

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2021 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych^[9], ewidencja powinna zawierać następujące kolumny:

• Liczba porządkowa,
• Data uzyskania przychodu,
• Numer dowodu (faktury) sprzedaży,
• Kwota przychodu,
• Stawka ryczałtu,
• Uwagi.

Każdy wpis w ewidencji powinien odzwierciedlać pojedynczą transakcję, z przypisaniem jej do odpowiedniej stawki ryczałtu, zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Zapisy w ewidencji należy dokonywać na bieżąco, nie później niż do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskano przychód. Ewidencja musi być prowadzona starannie, z dbałością o dokładność i kompletność danych. Powinna być zbroszurowana, a jej karty ponumerowane kolejno, co zapewnia integralność dokumentacji.

Podatnik jest zobowiązany do przechowywania dowodów zakupu towarów oraz innych dokumentów związanych z prowadzoną działalnością. Oprócz ewidencji powinien też prowadzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, jeśli takie występują w działalności. Należy pamiętać, że ewidencja stanowi podstawę do obliczenia należnego ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, dlatego jej prawidłowe prowadzenie jest kluczowe dla rozliczeń podatkowych.

Złożenie zeznania rocznego w przypadku ryczałtu ewidencjonowanego

Podatnicy opodatkowani ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych są zobowiązani do złożenia rocznego zeznania podatkowego na formularzu PIT-28^[10]. Zeznanie to obejmuje informacje o wysokości uzyskanego przychodu, dokonanych odliczeniach oraz należnym ryczałcie za dany rok podatkowy. Należy je złożyć do końca lutego roku następującego po roku podatkowym. Jeśli ostatni dzień lutego przypada w dzień wolny od pracy, termin przesuwa się na pierwszy dzień roboczy po tym dniu. Zeznanie można złożyć:

• Elektronicznie za pośrednictwem systemu e-Deklaracje lub poprzez Twój e-PIT na Portalu Podatkowym.
• Osobiście w urzędzie skarbowym właściwym według miejsca zamieszkania podatnika.
• Pocztą wysyłając wypełniony formularz na adres właściwego urzędu skarbowego.

Formularz PIT-28 składa się z kilku części, w których należy podać m.in.:

• Dane identyfikacyjne i adresowe podatnika.
• Informacje o wysokości przychodów opodatkowanych ryczałtem, z podziałem na odpowiednie stawki (np. 17%, 15%, 12,5%, 10%, 8,5%, 5,5%, 3%, 2%).
• Kwoty odliczeń od przychodu, takich jak zapłacone składki na ubezpieczenie społeczne, ulgi podatkowe (np. ulga internetowa, darowizny).
• Obliczony należny ryczałt po uwzględnieniu przysługujących odliczeń.
• Informacje o zapłaconych w ciągu roku zaliczkach na podatek.
• Ewentualną kwotę do zapłaty lub nadpłaty wynikającą z rozliczenia rocznego.

W zależności od sytuacji podatnika, do formularza PIT-28 mogą być dołączone załączniki, takie jak:

• PIT/O, czyli informacja o odliczeniach od dochodu (przychodu) i od podatku.
• PIT/D, czyli informacja o odliczeniu wydatków mieszkaniowych.
• PIT-28/A, czyli informacja o przychodach z działalności prowadzonej na własne nazwisko.
• PIT-28/B, czyli informacja o przychodach z działalności prowadzonej w formie spółki.

Jeśli z zeznania wynika kwota podatku do zapłaty, należy ją uregulować w terminie do złożenia zeznania, czyli do końca lutego. Należy pamiętać, że prawidłowe i terminowe złożenie zeznania podatkowego oraz uiszczenie należnego podatku są obowiązkami podatnika, a ich niedopełnienie może skutkować konsekwencjami prawnymi.

Korzyści z opodatkowania na zasadzie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych

Opodatkowanie na zasadzie ryczałtu ewidencjonowanego przynosi korzyści w postaci uproszczenia rozliczeń podatkowych, gdyż wymaga jedynie ewidencjonowania przychodów, bez konieczności dokumentowania kosztów uzyskania przychodu, co jest szczególnie korzystne dla małych przedsiębiorstw z niskimi kosztami operacyjnymi. Dzięki stałej stawce procentowej od przychodów podatnicy mogą łatwo obliczyć swoje zobowiązania, co przekłada się na lepszą płynność finansową firmy, większą przewidywalność kosztów podatkowych oraz ogranicza obowiązki administracyjne i księgowe, jednocześnie zmniejszając ryzyko błędów w rozliczeniach podatkowych.