Ryczałt ewidencjonowany – co to jest?

Prowadzisz działalność gospodarczą lub planujesz ją założyć? Zastanawiasz się, która forma opodatkowania będzie dla Ciebie najkorzystniejsza? Ryczałt ewidencjonowany to jedna z najpopularniejszych opcji wśród polskich przedsiębiorców – i nie bez powodu. Ta uproszczona forma rozliczeń z fiskusem pozwala zaoszczędzić czas, ograniczyć biurokrację i często również pieniądze. Ale czy na pewno sprawdzi się w Twoim przypadku?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest ryczałt ewidencjonowany?
• Kto może, a kto nie może korzystać z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych?
• Jak wybrać ryczałt opodatkowany jako formę rozliczenia dochodów?
• Jak zrezygnować z opodatkowania ryczałtem?
• Kiedy można stracić prawo do opodatkowania ryczałtem ewidencjonowanym?
• Jak powinna wyglądać ewidencja przychodów w ryczałcie?
• Jak i do kiedy złożyć zeznanie podatkowe w ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych?
• Jak płacić ryczałt ewidencjonowany?

Najważniejsze informacje:

• Ryczałt ewidencjonowany to forma opodatkowania, w której podatek dochodowy oblicza się wyłącznie od przychodu według stałej stawki (2-17%), bez możliwości odliczania kosztów uzyskania przychodów.
• Z ryczałtu mogą korzystać osoby fizyczne osiągające przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej, pod warunkiem że ich przychody w roku poprzednim nie przekroczyły 8 569 200 zł^[1].
• Wyboru ryczałtu dokonuje się poprzez złożenie pisemnego oświadczenia do US najpóźniej do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania pierwszego przychodu w roku podatkowym.
• Rezygnację z ryczałtu zgłasza się w tym samym terminie, przy czym zmiana formy opodatkowania dotyczy całego roku podatkowego od jego początku.
• Prawo do ryczałtu traci się z dniem osiągnięcia przychodu z działalności wyłączonej lub świadczenia usług na rzecz byłego pracodawcy, natomiast przekroczenie limitu przychodów powoduje utratę dopiero od początku następnego roku.
• Ewidencja przychodów musi być prowadzona rzetelnie, zawierać wszystkie przychody z działalności podzielone według stawek ryczałtu, a wpisy należy dokonywać najpóźniej do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania przychodu.
• Roczne zeznanie PIT-28 składa się w terminie od 15 lutego do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym, a zaliczki miesięczne lub kwartalne płaci się do 20 dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym.
• Ryczałt można płacić miesięcznie lub kwartalnie (jeśli przychody w roku poprzednim nie przekroczyły 856 920 zł^[2]), obliczając go od przychodu pomniejszonego o składki ZUS oraz 50% składki zdrowotnej.

Ryczałt ewidencjonowany – definicja

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych stanowi jedną z najprostszych form opodatkowania działalności gospodarczej w Polsce. Jest to system, w którym przedsiębiorca płaci podatek dochodowy wyłącznie od osiągniętego przychodu – czyli wpływów ze sprzedaży towarów lub świadczenia usług związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą – bez możliwości pomniejszania go o poniesione koszty. Podatek obliczany jest według stałej stawki procentowej, która zależy od rodzaju prowadzonej działalności i waha się od 2% do 17%. Dzięki temu przedsiębiorca wie dokładnie, ile wyniesie jego zobowiązanie podatkowe, co ułatwia planowanie finansów firmy.

Regulacje prawne dotyczące tej formy opodatkowania zawiera Ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca prowadzi uproszczoną księgowość – wystarczy prowadzenie ewidencji przychodów, bez konieczności szczegółowego dokumentowania wszystkich wydatków i kosztów uzyskania przychodów. To znacząca oszczędność czasu i pieniędzy, szczególnie dla małych firm i jednoosobowych działalności gospodarczych.

Ryczałt ewidencjonowany to forma opodatkowania podatku dochodowego, w której przedsiębiorca płaci podatek według stałej stawki (od 2% do 17%) wyłącznie od osiągniętego przychodu, bez możliwości odliczania kosztów jego uzyskania.

Definicja ryczałtu ewidencjonowanego

Warto podkreślić, że wybór ryczałtu jako formy opodatkowania jest szczególnie korzystny dla przedsiębiorców osiągających wysokie przychody przy stosunkowo niskich kosztach działalności – takich jak programiści, konsultanci, copywriterzy czy osoby świadczące usługi doradcze.

Kto może, a kto nie może korzystać z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych?

Z ryczałtu mogą skorzystać osoby fizyczne osiągające przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej, prowadzone samodzielnie lub w formie spółki cywilnej bądź jawnej składającej się wyłącznie z osób fizycznych. Oprócz przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą, ryczałt jest dostępny również dla osób uzyskujących przychody z najmu prywatnego (nie związanego z działalnością gospodarczą) oraz ze sprzedaży przetworzonych w sposób inny niż przemysłowy produktów roślinnych i zwierzęcych.

Głównym warunkiem jest nieprzekroczenie limitu przychodów – w roku poprzedzającym rok podatkowy przychody podatnika nie mogą przekroczyć równowartości 2 000 000 euro, co w 2025 roku stanowi 8 569 200 zł^[3]. Limit ten przeliczany jest według średniego kursu euro ogłaszanego przez NBP na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok podatkowy^[4].

Istnieją jednak istotne wyłączenia. Z ryczałtu nie mogą korzystać osoby prowadzące apteki, działalność w zakresie sprzedaży wartości dewizowych (kantory), handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych oraz wytwarzania wyrobów opodatkowanych podatkiem akcyzowym (z wyjątkiem wytwarzania energii elektrycznej z odnawialnych źródeł energii).

Wykluczeni są również podatnicy, którzy świadczą usługi lub sprzedają towary na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy, odpowiadające czynnościom wykonywanym wcześniej w ramach stosunku pracy w roku poprzedzającym rok podatkowy lub w roku podatkowym.

Dodatkowo, ryczałtu nie mogą stosować osoby opłacające w tym samym roku podatek w formie karty podatkowej, osoby korzystające z okresowego zwolnienia od podatku dochodowego, ani przedsiębiorcy, którzy w roku podatkowym zmienili formę prowadzenia działalności pomiędzy małżonkami, jeśli wcześniej opłacali podatek dochodowy na zasadach ogólnych.

Jak wybrać ryczałt ewidencjonowany jako formę rozliczenia dochodów?

Wybór ryczałtu jako formy opodatkowania wymaga spełnienia określonych warunków formalnych. Przede wszystkim musisz upewnić się, że Twoja działalność nie znajduje się na liście wyłączeń, a Twoje przychody w roku poprzednim nie przekroczyły limitu 8 569 200 zł^[5]. Jeśli spełniasz te kryteria, możesz przejść do formalnego zgłoszenia wyboru tej formy opodatkowania.

Nowi przedsiębiorcy mogą zgłosić wybór ryczałtu już we wniosku CEIDG-1 przy rejestracji działalności gospodarczej. Jeśli już prowadzisz działalność lub chcesz zmienić formę opodatkowania, musisz złożyć pisemne oświadczenie do naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania. Oświadczenie należy złożyć najpóźniej do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskałeś pierwszy przychód w roku podatkowym. Jeśli pierwszy przychód osiągnąłeś w grudniu, termin upływa do końca roku podatkowego.

Bardzo ważnym krokiem jest ustalenie właściwej stawki ryczałtu dla Twojej działalności. Stawki wahają się od 2% do 17% i zależą od faktycznie wykonywanego rodzaju działalności lub świadczonych usług – nie od wybranego kodu PKD, ale od klasyfikacji PKWiU. Na przykład programiści świadczący usługi związane z oprogramowaniem komputerowym są opodatkowani stawką 12%, podczas gdy osoby świadczące usługi doradztwa związanych z zarządzaniem – stawką 15%, a osoby wykonujące wolne zawody (jak tłumacze czy doradcy podatkowych) – 17%^[6].

W przypadku działalności gastronomicznej stawka wynosi 3% dla przychodów z wyjątkiem przychodów ze sprzedaży napojów o zawartości alkoholu powyżej 1,5%, które opodatkowane są stawką 8,5%^[7]. Dla przychodów ze świadczenia usług wynajmu lub dzierżawy stosuje się stawkę 8,5% do kwoty 100 000 zł rocznie, a od nadwyżki – 12,5%^[8].

Jak zrezygnować z opodatkowania ryczałtem?

Rezygnacja z opodatkowania ryczałtem wymaga złożenia pisemnego oświadczenia do naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika. Możesz to zrobić elektronicznie, wypełniając wniosek o aktualizację wpisu do CEIDG (formularz CEIDG-1), lub tradycyjnie – osobiście w urzędzie skarbowym.

Istotny jest termin złożenia rezygnacji. Oświadczenie musisz złożyć najpóźniej do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskałeś pierwszy w danym roku przychód z działalności gospodarczej. Jest tu jednak wyjątek – jeżeli pierwszy przychód osiągnąłeś w grudniu danego roku, termin upływa dopiero do końca roku podatkowego. Ta zasada daje Ci nieco więcej czasu na podjęcie decyzji.

Pamiętaj, że wybrana nowa forma opodatkowania (np. skala podatkowa lub podatek liniowy) będzie dotyczyć całego roku podatkowego i obowiązywać od jego początku. Oznacza to, że nie możesz zmienić formy opodatkowania w trakcie roku – decyzja podejmowana jest raz i ma zastosowanie do wszystkich przychodów osiągniętych w danym roku. Warto więc dokładnie przeanalizować swoją sytuację finansową, w szczególności poziom kosztów uzyskania przychodów, zanim podejmiesz ostateczną decyzję o rezygnacji z ryczałtu na rzecz zasad ogólnych lub podatku liniowego.

Kiedy można stracić prawo do opodatkowania ryczałtem ewidencjonowanym?

Utrata prawa do opodatkowania ryczałtem może nastąpić z kilku powodów, w zależności od charakteru i momentu zaistnienia określonego zdarzenia. Pierwszym i najczęstszym powodem jest osiągnięcie przychodu z działalności wyłączonej z ryczałtu. Dotyczy to m.in. prowadzenia aptek, działalności handlowej w zakresie kupna i sprzedaży wartości dewizowych, handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych oraz wytwarzaniu przedmiotów opodatkowanych podatkiem akcyzowym (z wyjątkiem wytwarzania energii elektrycznej z OZE). W tym przypadku prawo do ryczałtu tracisz z dniem uzyskania pierwszego przychodu z tych wyłączonych rodzajów działalności.

Drugim istotnym powodem jest uzyskanie przychodu ze świadczenia usług na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy. Utrata prawa następuje, gdy zakres świadczonych usług lub sprzedawanych towarów odpowiada czynnościom, które wykonywałeś w ramach stosunku pracy w obecnym lub poprzednim roku podatkowym. Również w tej sytuacji prawo do ryczałtu tracisz z dniem uzyskania tego konkretnego przychodu.

Trzecim powodem jest przekroczenie rocznego limitu przychodów uprawniającego do ryczałtu. Limit ten wynosi równowartość 2 000 000 euro przychodów z działalności w roku poprzedzającym rok podatkowy, co w 2025 roku stanowi 8 569 200 zł^[9]. Jednak – i to bardzo ważne – przekroczenie tego limitu w trakcie bieżącego roku nie powoduje natychmiastowej utraty prawa do ryczałtu. Tracisz prawo do opodatkowania ryczałtem dopiero od początku następnego roku podatkowego.

Czwartym przypadkiem jest dokonanie określonej zmiany formy prowadzenia działalności gospodarczej z małżonkiem. Nie możesz stosować ryczałtu w roku podatkowym, w którym podjąłeś działalność po zmianie z małżonkiem (np. z samodzielnej na spółkę z małżonkiem lub odwrotnie), jeżeli przed zmianą ty lub Twój małżonek opłacaliście podatek dochodowy na zasadach ogólnych.

W przypadku utraty prawa z powodu wyłączonej działalności prowadzonej lub relacji z byłym/obecnym pracodawcą, od dnia zaistnienia zdarzenia musisz przejść na opłacanie podatku dochodowego na zasadach ogólnych i prowadzić księgi rachunkowe lub podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Jak powinna wyglądać ewidencja przychodów w ryczałcie?

Ewidencja przychodów to podstawowy dokument księgowy, który musi prowadzić każdy przedsiębiorca rozliczający się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Obowiązek prowadzenia ewidencji przychodów rozpoczyna się od pierwszego dnia uzyskania przychodu i ma na celu zapewnienie rzetelności oraz przejrzystości rozliczeń podatkowych. Ewidencja powinna być prowadzona w formie zbroszurowanych i ponumerowanych stron, najlepiej według ustalonego wzoru, osobno za każdy rok podatkowy.

Najważniejsze elementy, które musi zawierać prowadzenie ewidencji przychodów to:

• numer porządkowy wpisu,
• data wpisu,
• data uzyskania przychodu (moment faktycznego osiągnięcia przychodu i powstania obowiązku podatkowego),
• numer dowodu księgowego (np. faktury),
• kwota przychodu z podziałem na odpowiednie stawki ryczałtu,
• podsumowanie przychodów.

Wpisy muszą być dokonywane w porządku chronologicznym i najpóźniej do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania przychodu^[10].

Podstawą wpisów są dokumenty źródłowe, takie jak faktury VAT, rachunki, dokumenty celne, noty korygujące czy dowody wewnętrzne w przypadku sprzedaży bez faktury. W przypadku działalności usługowej w zakresie handlu detalicznego z wieloma fakturami dziennie można sporządzić jedno zestawienie dzienne.

Szczególnie istotne jest prowadzenie ewidencji w sposób umożliwiający rozdzielenie przychodów według różnych stawek ryczałtu, gdy prowadzisz działalność, z której przychody są opodatkowane różnymi stawkami (od 2% do 17%). Jeśli nie prowadzisz ewidencji w sposób zapewniający ustalenie przychodów dla każdego rodzaju działalności prowadzonej, stosowana jest sankcyjna stawka – najwyższa właściwa dla danego rodzaju przychodu, przy czym stawką domyślną jest 8,5% (z wyłączeniem przychodów opodatkowanych stawkami wyższymi: 17%, 15%, 14%, 12%, 10% lub 12,5%).

Ewidencję możesz prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej. W przypadku formy elektronicznej musisz być przygotowany na wygenerowanie pliku JPK_EWP (Jednolity Plik Kontrolny dla Ewidencji Przychodów) na żądanie urzędu skarbowego.

Prawidłowe prowadzenie ewidencji przychodów to fundament bezpiecznego rozliczania się z fiskusem w formie ryczałtu. Pamiętajmy, że nieprawidłowości mogą skutkować zastosowaniem przez organ podatkowy stawki stanowiącej nawet pięciokrotność należnej stawki ryczałtu, jednak nie więcej niż 75% przychodu. Dlatego zawsze radzę przedsiębiorcom dokładne dokumentowanie każdego przychodu i prowadzenie ewidencji na bieżąco, nie zostawiając tego na ostatnią chwilę.

Max Cyrek, CEO Cyrek Digital

Jak i do kiedy złożyć zeznanie podatkowe w ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych?

Roczne rozliczenie ryczałtu odbywa się poprzez złożenie formularza PIT-28, a w przypadku przedsiębiorstwa w spadku – formularza PIT-28S. Termin złożenia zeznania to okres od 15 lutego do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym^[11]. Jeśli 30 kwietnia przypada w sobotę lub w dzień ustawowo wolny od pracy, zeznanie możesz złożyć w kolejnym dniu roboczym. Warto wiedzieć, że zeznanie złożone przed 15 lutego będzie traktowane jako złożone dopiero 15 lutego.

Masz do wyboru trzy sposoby złożenia zeznania do urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania. Po pierwsze, możesz złożyć je elektronicznie przez system e-Deklaracje lub Portal Podatkowy Ministerstwa Finansów, podpisując danymi autoryzującymi. Ta metoda ma dodatkową zaletę – umożliwia szybszy zwrot nadpłaconego podatku w ciągu 45 dni. Po drugie, możesz wysłać zeznanie listownie za pośrednictwem poczty (liczy się wtedy data stempla pocztowego). Po trzecie, możesz złożyć je osobiście podczas wizyty w urzędzie skarbowym.

Ważna uwaga dotycząca usługi Twój e-PIT: jest ona dostępna dla podatników osiągających przychody z najmu prywatnego opodatkowanego ryczałtem, ale nie jest dostępna dla podatników osiągających przychody ze świadczenia usług w ramach działalności gospodarczej. Oznacza to, że jeśli prowadzisz działalność gospodarczą na ryczałcie, musisz samodzielnie wypełnić i złożyć PIT-28.

Podczas składania zeznania możesz odliczyć od przychodu m.in. całość zapłaconych składek na ubezpieczenia społeczne oraz 50% zapłaconej składki zdrowotnej. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności i dodatkowych przychodów, może być konieczne dołączenie załączników takich jak PIT/O czy PIT-28/B.

Pamiętaj również o terminie zapłaty ryczałtu za ostatni okres. Choć zeznanie roczne składasz do 30 kwietnia, ostateczna wpłata ryczałtu za grudzień (lub za ostatni kwartał, jeśli rozliczasz się kwartalnie) powinna nastąpić do 20 stycznia następnego roku podatkowego^[12].

Jak płacić ryczałt ewidencjonowany?

Ryczałt ewidencjonowany płacisz w formie miesięcznych lub kwartalnych zaliczek na indywidualny mikrorachunek podatkowy. Proces obliczania i wpłaty zaliczki składa się z kilku kroków. Najpierw ustalasz podstawę opodatkowania – jest nią Twój przychód pomniejszony o składki na ubezpieczenie społeczne (w całości) oraz 50% zapłaconej składki zdrowotnej. Otrzymaną kwotę zaokrąglasz do pełnych złotych.

Następnie obliczasz podatek, mnożąc podstawę opodatkowania przez właściwą dla Twojej działalności stawkę ryczałtu. Stawki wahają się od 2% dla przychodów ze sprzedaży przetworzonych w sposób inny niż przemysłowy produktów roślinnych i zwierzęcych, przez 3% dla działalności usługowej w zakresie handlu, 5,5% dla działalności wytwórczej i robót budowlanych, aż do 17% dla przychodów osiąganych w ramach wolnych zawodów^[13]. Obliczoną kwotę podatku również zaokrąglasz do pełnych złotówek.

Ryczałt wpłacasz na mikrorachunek podatkowy do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym (w przypadku rozliczeń miesięcznych) lub kwartale rozliczeniowym (w przypadku rozliczeń kwartalnych). Zaliczka za grudzień lub ostatni kwartał jest płatna do 20 stycznia następnego roku podatkowego. W przelewie musisz podać symbol PPE.

Możliwość rozliczania się kwartalnie przysługuje wyłącznie przedsiębiorcom, których przychody w roku poprzedzającym rok podatkowy nie przekroczyły równowartości 200 000 euro, co w 2025 roku wynosi 856 920 zł^[14]. O wyborze kwartalnego sposobu płatności nie musisz informować urzędu skarbowego z góry – wystarczy, że zastosujesz tę częstotliwość przy płaceniu zaliczek i zaznaczysz to w rocznym zeznaniu PIT-28.

Ważne jest prowadzenie ewidencji przychodów na bieżąco – musi ona umożliwiać określenie przychodów opodatkowanych według poszczególnych stawek ryczałtu. Jeśli nie prowadzisz ewidencji w sposób zapewniający ustalenie przychodów dla każdego rodzaju działalności prowadzonej samodzielnie, stosowana jest sankcyjna stawka 8,5% lub wyższa (jeśli taka obowiązuje dla Twoich przychodów osiąganych).