Ryczałt ewidencjonowany – co to jest?

Prowadzisz działalność gospodarczą lub planujesz ją założyć? Zastanawiasz się, która forma opodatkowania będzie dla Ciebie najkorzystniejsza? Ryczałt ewidencjonowany to jedna z najpopularniejszych opcji wśród polskich przedsiębiorców – i nie bez powodu. Ta uproszczona forma rozliczeń z fiskusem pozwala zaoszczędzić czas, ograniczyć biurokrację i często również pieniądze. Ale czy na pewno sprawdzi się w Twoim przypadku?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest ryczałt ewidencjonowany?
• Kto może, a kto nie może korzystać z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych?
• Jakie są limity i stawki ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych?
• Jak obliczyć stawkę ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych?
• Jak wygląda kwestia odliczeń w ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych?
• Jak wygląda kwestia składek ZUS w ryczałcie?
• Jak wybrać ryczałt opodatkowany jako formę rozliczenia dochodów?
• Jak zrezygnować z opodatkowania ryczałtem?
• Kiedy można stracić prawo do opodatkowania ryczałtem ewidencjonowanym?
• Jak powinna wyglądać ewidencja przychodów w ryczałcie?
• Jak i do kiedy złożyć zeznanie podatkowe w ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych?
• Jak płacić ryczałt ewidencjonowany?
• Kiedy możliwy jest ryczałt bez VAT?
• Jakie są limity na ryczałcie bez VAT?
• Kiedy stosuje się ryczałt ewidencjonowany, a kiedy VAT?

Najważniejsze informacje:

• Ryczałt ewidencjonowany to forma opodatkowania, w której podatek dochodowy oblicza się wyłącznie od przychodu według stałej stawki (2-17%), bez możliwości odliczania kosztów uzyskania przychodów.
• Z ryczałtu mogą korzystać osoby fizyczne osiągające przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej, pod warunkiem że ich przychody w roku poprzednim nie przekroczyły 8 569 200 zł^[1].
• W 2025 roku obowiązują dwa kluczowe limity: 8 569 200 zł uprawniający do stosowania ryczałtu i 856 920 zł umożliwiający rozliczenie kwartalne, przeliczone według kursu euro 4,2846 zł z 1 października 2024 roku.
• Stawki ryczałtu wahają się od 2% (produkty rolne przetworzone) do 17% (wolne zawody), w zależności od klasyfikacji PKWiU faktycznie świadczonych usług, nie od kodu PKD.
• Obliczenie podatku polega na pomnożeniu przychodu (pomniejszonego o składki ZUS i 50% składki zdrowotnej) przez odpowiednią stawkę ryczałtu dla danego rodzaju działalności.
• Od przychodu można odliczyć: całość składek ZUS, 50% składki zdrowotnej, wpłaty na IKZE, darowizny, ulgi rehabilitacyjne i termomodernizacyjne, ale nie można odliczać kosztów uzyskania przychodów.
• Składka zdrowotna w ryczałcie jest zryczałtowana i wynosi w 2025 roku: 461,66 zł (przychody do 60 000 zł), 769,43 zł (60-300 tys. zł) lub 1 384,97 zł (powyżej 300 tys. zł).
• Składki społeczne odliczane są w 100% od przychodu stanowiącego podstawę opodatkowania, niezależnie od wysokości przychodów z działalności gospodarczej.
• Wyboru ryczałtu dokonuje się poprzez złożenie pisemnego oświadczenia do US najpóźniej do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania pierwszego przychodu w roku podatkowym.
• Rezygnację z ryczałtu zgłasza się w tym samym terminie, przy czym zmiana formy opodatkowania dotyczy całego roku podatkowego od jego początku.
• Prawo do ryczałtu traci się z dniem osiągnięcia przychodu z działalności wyłączonej lub świadczenia usług na rzecz byłego pracodawcy, natomiast przekroczenie limitu przychodów powoduje utratę dopiero od początku następnego roku.
• Ewidencja przychodów musi być prowadzona rzetelnie, zawierać wszystkie przychody z działalności podzielone według stawek ryczałtu, a wpisy należy dokonywać najpóźniej do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania przychodu.
• Roczne zeznanie PIT-28 składa się w terminie od 15 lutego do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym, a zaliczki miesięczne lub kwartalne płaci się do 20 dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym.
• Ryczałt można płacić miesięcznie lub kwartalnie (jeśli przychody w roku poprzednim nie przekroczyły 856 920 zł^[2]), obliczając go od przychodu pomniejszonego o składki ZUS oraz 50% składki zdrowotnej.
• Ryczałt bez VAT jest możliwy, gdy wartość sprzedaży w skali roku nie przekracza 200 000 zł netto, a rodzaj działalności nie jest wyłączony ze zwolnienia (np. usługi prawnicze, jubilerskie, handel elektroniką).
• W 2025 roku limit zwolnienia z VAT wynosi 200 000 zł, a od 2026 roku zwiększy się do 240 000 zł, co umożliwi większej liczbie przedsiębiorców korzystanie z tego uproszczenia.
• Ryczałt ewidencjonowany (forma opodatkowania PIT) i VAT to dwa całkowicie odrębne podatki – można być jednocześnie ryczałtowcem i czynnym podatnikiem VAT lub ryczałtowcem zwolnionym z VAT.
• Dla przedsiębiorców zwolnionych z VAT podstawą opodatkowania ryczałtem jest cała kwota otrzymana od klienta (brutto), podczas gdy dla czynnych podatników VAT jest to kwota netto pomniejszona o należny VAT.
• Zwolnienie z VAT jest szczególnie korzystne w sprzedaży B2C (dla klientów indywidualnych), natomiast w współpracy B2B (z innymi firmami) może być mniej opłacalne, gdyż kontrahenci nie mogą odliczyć VAT. Dla działalności rozpoczynanej w trakcie roku limit 200 000 zł oblicza się proporcjonalnie do liczby dni prowadzenia działalności w danym roku.

Ryczałt ewidencjonowany – definicja

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych stanowi jedną z najprostszych form opodatkowania działalności gospodarczej w Polsce. Jest to system, w którym przedsiębiorca płaci podatek dochodowy wyłącznie od osiągniętego przychodu – czyli wpływów ze sprzedaży towarów lub świadczenia usług związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą – bez możliwości pomniejszania go o poniesione koszty. Podatek obliczany jest według stałej stawki procentowej, która zależy od rodzaju prowadzonej działalności i waha się od 2% do 17%. Dzięki temu przedsiębiorca wie dokładnie, ile wyniesie jego zobowiązanie podatkowe, co ułatwia planowanie finansów firmy.

Regulacje prawne dotyczące tej formy opodatkowania zawiera Ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca prowadzi uproszczoną księgowość – wystarczy prowadzenie ewidencji przychodów, bez konieczności szczegółowego dokumentowania wszystkich wydatków i kosztów uzyskania przychodów. To znacząca oszczędność czasu i pieniędzy, szczególnie dla małych firm i jednoosobowych działalności gospodarczych.

Ryczałt ewidencjonowany to forma opodatkowania podatku dochodowego, w której przedsiębiorca płaci podatek według stałej stawki (od 2% do 17%) wyłącznie od osiągniętego przychodu, bez możliwości odliczania kosztów jego uzyskania.

Definicja ryczałtu ewidencjonowanego

Warto podkreślić, że wybór ryczałtu jako formy opodatkowania jest szczególnie korzystny dla przedsiębiorców osiągających wysokie przychody przy stosunkowo niskich kosztach działalności – takich jak programiści, konsultanci, copywriterzy czy osoby świadczące usługi doradcze.

Kto może, a kto nie może korzystać z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych?

Z ryczałtu mogą skorzystać osoby fizyczne osiągające przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej, prowadzone samodzielnie lub w formie spółki cywilnej bądź jawnej składającej się wyłącznie z osób fizycznych. Oprócz przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą, ryczałt jest dostępny również dla osób uzyskujących przychody z najmu prywatnego (nie związanego z działalnością gospodarczą) oraz ze sprzedaży przetworzonych w sposób inny niż przemysłowy produktów roślinnych i zwierzęcych.

Głównym warunkiem jest nieprzekroczenie limitu przychodów – w roku poprzedzającym rok podatkowy przychody podatnika nie mogą przekroczyć równowartości 2 000 000 euro, co w 2025 roku stanowi 8 569 200 zł^[3]. Limit ten przeliczany jest według średniego kursu euro ogłaszanego przez NBP na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok podatkowy^[4].

Istnieją jednak istotne wyłączenia. Z ryczałtu nie mogą korzystać osoby prowadzące apteki, działalność w zakresie sprzedaży wartości dewizowych (kantory), handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych oraz wytwarzania wyrobów opodatkowanych podatkiem akcyzowym (z wyjątkiem wytwarzania energii elektrycznej z odnawialnych źródeł energii).

Wykluczeni są również podatnicy, którzy świadczą usługi lub sprzedają towary na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy, odpowiadające czynnościom wykonywanym wcześniej w ramach stosunku pracy w roku poprzedzającym rok podatkowy lub w roku podatkowym.

Dodatkowo, ryczałtu nie mogą stosować osoby opłacające w tym samym roku podatek w formie karty podatkowej, osoby korzystające z okresowego zwolnienia od podatku dochodowego, ani przedsiębiorcy, którzy w roku podatkowym zmienili formę prowadzenia działalności pomiędzy małżonkami, jeśli wcześniej opłacali podatek dochodowy na zasadach ogólnych.

Jak wybrać ryczałt ewidencjonowany jako formę rozliczenia dochodów?

Wybór ryczałtu jako formy opodatkowania wymaga spełnienia określonych warunków formalnych. Przede wszystkim musisz upewnić się, że Twoja działalność nie znajduje się na liście wyłączeń, a Twoje przychody w roku poprzednim nie przekroczyły limitu 8 569 200 zł^[5]. Jeśli spełniasz te kryteria, możesz przejść do formalnego zgłoszenia wyboru tej formy opodatkowania.

Nowi przedsiębiorcy mogą zgłosić wybór ryczałtu już we wniosku CEIDG-1 przy rejestracji działalności gospodarczej. Jeśli już prowadzisz działalność lub chcesz zmienić formę opodatkowania, musisz złożyć pisemne oświadczenie do naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania. Oświadczenie należy złożyć najpóźniej do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskałeś pierwszy przychód w roku podatkowym. Jeśli pierwszy przychód osiągnąłeś w grudniu, termin upływa do końca roku podatkowego.

Bardzo ważnym krokiem jest ustalenie właściwej stawki ryczałtu dla Twojej działalności. Stawki wahają się od 2% do 17% i zależą od faktycznie wykonywanego rodzaju działalności lub świadczonych usług – nie od wybranego kodu PKD, ale od klasyfikacji PKWiU. Na przykład programiści świadczący usługi związane z oprogramowaniem komputerowym są opodatkowani stawką 12%, podczas gdy osoby świadczące usługi doradztwa związanych z zarządzaniem – stawką 15%, a osoby wykonujące wolne zawody (jak tłumacze czy doradcy podatkowych) – 17%^[6].

W przypadku działalności gastronomicznej stawka wynosi 3% dla przychodów z wyjątkiem przychodów ze sprzedaży napojów o zawartości alkoholu powyżej 1,5%, które opodatkowane są stawką 8,5%^[7]. Dla przychodów ze świadczenia usług wynajmu lub dzierżawy stosuje się stawkę 8,5% do kwoty 100 000 zł rocznie, a od nadwyżki – 12,5%^[8].

Jakie są limity i stawki ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych?

Limity przychodów w ryczałcie są istotne dla określenia, kto może skorzystać z tej uproszczonej formy opodatkowania. W 2025 roku obowiązują dwa główne limity, przeliczane z euro na złote według średniego kursu NBP wynoszącego 4,2846 zł z pierwszego dnia roboczego października 2024 roku^[9].

Pierwszy to limit uprawniający do ryczałtu, wynoszący 2 000 000 euro, co po przeliczeniu daje 8 569 200 zł^[10]. Jeśli Twoje przychody z działalności prowadzonej samodzielnie w roku poprzedzającym (czyli w 2024 roku dla rozliczenia w 2025) nie przekroczyły tej kwoty, możesz stosować ryczałt. Istotne jest, że przekroczenie tego limitu w trakcie bieżącego roku nie powoduje natychmiastowej utraty prawa – tracisz je dopiero od początku kolejnego roku podatkowego.

Drugi to limit dla rozliczenia kwartalnego, wynoszący 200 000 euro, czyli 856 920 zł w 2025 roku^[11]. Przedsiębiorcy, których przychody w roku poprzednim nie przekroczyły tej kwoty, mogą wpłacać zaliczki na ryczałt co kwartał zamiast co miesiąc, co znacznie upraszcza rozliczenia.

Stawki ryczałtu są zróżnicowane i wynoszą od 2% do 17%. Kluczowe jest, że zależą one wyłącznie od faktycznego rodzaju prowadzonej działalności według klasyfikacji PKWiU (Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług), a nie od wybranego kodu PKD.

Najważniejsze stawki to:

• 17% – dla przychodów osiąganych w zakresie wolnych zawodów wykonywanych osobiście, bez zatrudniania osób do czynności związanych z istotą zawodu. Dotyczy to adwokatów, radców prawnych, tłumaczy, doradców podatkowych, biegłych rewidentów, księgowych, agentów ubezpieczeniowych i maklerów papierów wartościowych^[12].
• 15% – dla usług niematerialnych, w tym reprodukcji komputerowych nośników informacji (PKWiU 18.20.30.0), pośrednictwa w sprzedaży hurtowej, usług reklamowych i badania rynku (PKWiU dział 73), przetwarzania danych (PKWiU ex 63.11.1) oraz usług fotograficznych^[13].
• 14% – dla usług w zakresie opieki zdrowotnej (PKWiU dział 86), usług architektonicznych i inżynierskich (PKWiU dział 71) oraz zakresie specjalistycznego projektowania (PKWiU 74.1)^[14].
• 12% – dla usług związanych z oprogramowaniem komputerowym (PKWiU ex 62.01.1), w tym publikowania pakietów oprogramowania użytkowego i systemowego, doradztwa w zakresie sprzętu komputerowego i oprogramowania, instalowania oprogramowania oraz zarządzania siecią^[15].
• 10% – dla przychodów ze świadczenia usług w zakresie kupna i sprzedaży nieruchomości na własny rachunek (PKWiU 68.10.1)^[16].
• 8,5% (do 100 000 zł) i 12,5% (od nadwyżki) – dla przychodów z najmu, podnajmu, dzierżawy samochodów osobowych lub innych umów o podobnym charakterze, obsługi nieruchomości własnych (PKWiU 68.20.1), usług związanych z zakwaterowaniem oraz zakresie badań naukowych^[17].
• 8,5% (bez limitu) – dla pozostałych usług działalności usługowej (jeśli nie są objęte wyższą stawką), usług w zakresie edukacji (PKWiU dział 85), działalności gastronomicznej w zakresie sprzedaży napojów o zawartości alkoholu powyżej 1,5%^[18].
• 5,5% – dla przychodów z działalności wytwórczej, robót budowlanych oraz przewozów ładunków taborem samochodowym^[19].
• 3% – dla działalności usługowej w zakresie handlu, działalności gastronomicznej (z wyłączeniem sprzedaży napojów o zawartości alkoholu powyżej 1,5%), świadczenia usług związanych z produkcją zwierzęcą^[20].
• 2% – dla przychodów ze sprzedaży przetworzonych w sposób inny niż przemysłowy produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy^[21].

Jak obliczyć stawkę ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych?

Obliczenie ryczałtu wymaga przede wszystkim prawidłowego ustalenia stawki dla Twojej działalności. Jest ona ściśle określona przez ustawę o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne i zależy od rodzaju faktycznie wykonywanej usługi zgodnie z Polską Klasyfikacją Wyrobów i Usług (PKWiU).

Pierwszy krok to precyzyjne przyporządkowanie Twojej działalności do odpowiedniego grupowania PKWiU. To istotne, bo od tego zależy wysokość stawki. Na przykład, jeśli świadczysz usługi związane z oprogramowaniem komputerowym pobieranym (tworzenie, modyfikacja, testowanie kodu), Twoja stawka wynosi 12%. Jeśli jednak zajmujesz się analizą biznesową, testowaniem manualnym oprogramowania lub pomocą techniczną (czyli usługami wspomagającymi prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie IT, które nie są bezpośrednio związane z tworzeniem oprogramowania), stosuje się stawkę 8,5%^[22].

Drugi krok to obliczenie kwoty podatku. Proces wygląda następująco:

• Ustal przychód – jest to łączna kwota przychodu osiągnięta w danym miesiącu lub kwartale. Dla czynnych podatników VAT jest to kwota netto (pomniejszona o należny VAT), a dla podatników zwolnionych z VAT – cała kwota uzyskana od klienta.
• Ustal podstawę opodatkowania – od przychodu odejmij: pełną kwotę zapłaconych składek na ubezpieczenia społeczne oraz 50% kwoty zapłaconej składki na ubezpieczenie zdrowotne. Możesz także odliczyć inne przysługujące odliczenia, takie jak wpłaty na IKZE lub ulgi termomodernizacyjne.
• Zaokrąglij podstawę – otrzymaną podstawę opodatkowania zaokrąglasz do pełnych złotych.
• Oblicz podatek – pomnóż ustaloną i zaokrągloną podstawę opodatkowania przez właściwą dla Twojej działalności stawkę ryczałtu. Przykład: podstawa opodatkowania 38 918 zł pomnożona przez stawkę 8,5% daje 3 308,03 zł.
• Zaokrąglij podatek – uzyskaną kwotę podatku zaokrąglasz ponownie do pełnych złotych, czyli w tym przykładzie 3 308 zł.

Jeśli prowadzisz działalność, z której przychody są opodatkowane różnymi stawkami (np. świadczysz zarówno usługi programistyczne opodatkowane 12%, jak i usługi doradcze opodatkowane 15%), ryczałt ustala się według stawki właściwej dla przychodów z każdego rodzaju działalności. Warunkiem jest prowadzenie ewidencji przychodów w sposób umożliwiający rozdzielenie tych przychodów.

Jak wygląda kwestia odliczeń w ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych?

Główną cechą ryczałtu jest brak możliwości odliczania kosztów uzyskania przychodów. Podatek obliczany jest od całego osiągniętego przychodu, bez możliwości jego pomniejszenia o wydatki poniesione na prowadzenie działalności gospodarczej. To fundamentalna różnica w stosunku do opodatkowania na zasadach ogólnych czy podatku liniowego.

Mimo tego ograniczenia, ryczałtowcy mogą obniżyć podstawę opodatkowania o ściśle określony katalog odliczeń. Najważniejsze z nich to składki na ubezpieczenia społeczne (ZUS) – w całości można odliczyć kwoty faktycznie zapłacone w danym roku podatkowym na własne ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe. Dodatkowo można odliczyć 50% kwoty faktycznie zapłaconej składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Do innych odliczeń od przychodu należą wpłaty na Indywidualne Konto Zabezpieczenia Emerytalnego (IKZE), darowizny na cele pożytku publicznego, kultu religijnego, krwiodawstwa oraz cele charytatywno-opiekuńcze kościoła. Można również odliczyć straty z działalności poniesione w poprzednich latach, o ile powstały w okresie opodatkowania na zasadach ogólnych lub podatku liniowego.

Dostępne są także ulgi celowe:

• ulga rehabilitacyjna (np. na zakup leków),
• ulga na Internet (limitowana do 760 zł, dostępna tylko przez dwa lata),
• ulga termomodernizacyjna (limitowana do 53 000 zł)
• inne, takie jak ulga na powrót czy ulga dla pracujących seniorów^[23].

Wybór ryczałtu wyklucza możliwość korzystania z wielu ulg dostępnych na skali podatkowej. Nie możesz skorzystać ze wspólnego rozliczenia z małżonkiem, ulgi na dziecko (prorodzinnej), kwoty wolnej od podatku (30 000 zł) ani ulg dochodowych, takich jak ulga B+R, IP Box czy robotyzacja. To istotna wada, którą trzeba wziąć pod uwagę przy wyborze formy opodatkowania.

Jak wygląda kwestia składek ZUS w ryczałcie?

Składki ZUS w przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych dzielą się na dwa rodzaje: składki społeczne i składkę zdrowotną. Wysokość składek społecznych (emerytalnych, rentowych, chorobowych i wypadkowych) nie zależy bezpośrednio od wysokości przychodów osiąganych na ryczałcie, ale od statusu przedsiębiorcy – czy korzysta z Ulgi na start, Preferencyjnego ZUS czy płaci Duży ZUS.

Kluczowa informacja: zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne można w całości (100%) odliczyć od przychodu stanowiącego podstawę opodatkowania ryczałtem. Odliczeniu podlegają wyłącznie składki faktycznie zapłacone w danym roku podatkowym, co oznacza, że jeśli zapłaciłeś składkę ZUS za grudzień 2024 roku w styczniu 2025 roku, odliczysz ją dopiero w rozliczeniu za 2025 rok.

Składka zdrowotna w ryczałcie jest zryczałtowana i uzależniona od rocznego przychodu (nie dochodu!). Obowiązują trzy progi przychodowe, a kwoty składek ustalone są na podstaw przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale roku poprzedniego. W 2025 roku przeciętne wynagrodzenie wyniosło 8 549,18 zł^[24].

Dla przychodów do 60 000 zł rocznie składka zdrowotna wynosi 9% od 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, co daje 461,66 zł miesięcznie^[25]. Dla przychodów od 60 001 zł do 300 000 zł rocznie składka wynosi 9% od 100% przeciętnego wynagrodzenia, czyli 769,43 zł miesięcznie^[26]. Dla przychodów powyżej 300 000 zł rocznie składka wynosi 9% od 180% przeciętnego wynagrodzenia, co daje 1 384,97 zł miesięcznie^[27].

Przekroczenie progu przychodów w trakcie roku podatkowego skutkuje koniecznością płacenia wyższej składki zdrowotnej od następnego miesiąca oraz obowiązkiem wyrównania za miesiące poprzednie w rocznym rozliczeniu. Ryczałtowcy mają prawo odliczyć 50% faktycznie zapłaconej składki zdrowotnej od przychodu, który stanowi podstawę opodatkowania. Oznacza to, że podatek PIT obliczany jest od przychodu pomniejszonego o 100% składek społecznych i 50% składek zdrowotnych.

Przedsiębiorca, który przez cały poprzedni rok prowadził działalność, może wybrać uproszczoną formę wyliczania podstawy składki zdrowotnej. Deklarację składa w dokumentach rozliczeniowych za styczeń danego roku. Jeśli np. w poprzednim roku przychody przekroczyły 300 000 zł i zadeklarował opłacanie składek na podstawie tych przychodów, będzie uiszczał przez cały rok 2025 składkę w wysokości 1 384,97 zł^[28].

Jak zrezygnować z opodatkowania ryczałtem?

Rezygnacja z opodatkowania ryczałtem wymaga złożenia pisemnego oświadczenia do naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika. Możesz to zrobić elektronicznie, wypełniając wniosek o aktualizację wpisu do CEIDG (formularz CEIDG-1), lub tradycyjnie – osobiście w urzędzie skarbowym.

Istotny jest termin złożenia rezygnacji. Oświadczenie musisz złożyć najpóźniej do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskałeś pierwszy w danym roku przychód z działalności gospodarczej. Jest tu jednak wyjątek – jeżeli pierwszy przychód osiągnąłeś w grudniu danego roku, termin upływa dopiero do końca roku podatkowego. Ta zasada daje Ci nieco więcej czasu na podjęcie decyzji.

Pamiętaj, że wybrana nowa forma opodatkowania (np. skala podatkowa lub podatek liniowy) będzie dotyczyć całego roku podatkowego i obowiązywać od jego początku. Oznacza to, że nie możesz zmienić formy opodatkowania w trakcie roku – decyzja podejmowana jest raz i ma zastosowanie do wszystkich przychodów osiągniętych w danym roku. Warto więc dokładnie przeanalizować swoją sytuację finansową, w szczególności poziom kosztów uzyskania przychodów, zanim podejmiesz ostateczną decyzję o rezygnacji z ryczałtu na rzecz zasad ogólnych lub podatku liniowego.

Kiedy można stracić prawo do opodatkowania ryczałtem ewidencjonowanym?

Utrata prawa do opodatkowania ryczałtem może nastąpić z kilku powodów, w zależności od charakteru i momentu zaistnienia określonego zdarzenia. Pierwszym i najczęstszym powodem jest osiągnięcie przychodu z działalności wyłączonej z ryczałtu. Dotyczy to m.in. prowadzenia aptek, działalności handlowej w zakresie kupna i sprzedaży wartości dewizowych, handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych oraz wytwarzaniu przedmiotów opodatkowanych podatkiem akcyzowym (z wyjątkiem wytwarzania energii elektrycznej z OZE). W tym przypadku prawo do ryczałtu tracisz z dniem uzyskania pierwszego przychodu z tych wyłączonych rodzajów działalności.

Drugim istotnym powodem jest uzyskanie przychodu ze świadczenia usług na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy. Utrata prawa następuje, gdy zakres świadczonych usług lub sprzedawanych towarów odpowiada czynnościom, które wykonywałeś w ramach stosunku pracy w obecnym lub poprzednim roku podatkowym. Również w tej sytuacji prawo do ryczałtu tracisz z dniem uzyskania tego konkretnego przychodu.

Trzecim powodem jest przekroczenie rocznego limitu przychodów uprawniającego do ryczałtu. Limit ten wynosi równowartość 2 000 000 euro przychodów z działalności w roku poprzedzającym rok podatkowy, co w 2025 roku stanowi 8 569 200 zł^[29]. Jednak – i to bardzo ważne – przekroczenie tego limitu w trakcie bieżącego roku nie powoduje natychmiastowej utraty prawa do ryczałtu. Tracisz prawo do opodatkowania ryczałtem dopiero od początku następnego roku podatkowego.

Czwartym przypadkiem jest dokonanie określonej zmiany formy prowadzenia działalności gospodarczej z małżonkiem. Nie możesz stosować ryczałtu w roku podatkowym, w którym podjąłeś działalność po zmianie z małżonkiem (np. z samodzielnej na spółkę z małżonkiem lub odwrotnie), jeżeli przed zmianą ty lub Twój małżonek opłacaliście podatek dochodowy na zasadach ogólnych.

W przypadku utraty prawa z powodu wyłączonej działalności prowadzonej lub relacji z byłym/obecnym pracodawcą, od dnia zaistnienia zdarzenia musisz przejść na opłacanie podatku dochodowego na zasadach ogólnych i prowadzić księgi rachunkowe lub podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Jak powinna wyglądać ewidencja przychodów w ryczałcie?

Ewidencja przychodów to podstawowy dokument księgowy, który musi prowadzić każdy przedsiębiorca rozliczający się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Obowiązek prowadzenia ewidencji przychodów rozpoczyna się od pierwszego dnia uzyskania przychodu i ma na celu zapewnienie rzetelności oraz przejrzystości rozliczeń podatkowych. Ewidencja powinna być prowadzona w formie zbroszurowanych i ponumerowanych stron, najlepiej według ustalonego wzoru, osobno za każdy rok podatkowy.

Najważniejsze elementy, które musi zawierać prowadzenie ewidencji przychodów to:

• numer porządkowy wpisu,
• data wpisu,
• data uzyskania przychodu (moment faktycznego osiągnięcia przychodu i powstania obowiązku podatkowego),
• numer dowodu księgowego (np. faktury),
• kwota przychodu z podziałem na odpowiednie stawki ryczałtu,
• podsumowanie przychodów.

Wpisy muszą być dokonywane w porządku chronologicznym i najpóźniej do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania przychodu^[30].

Podstawą wpisów są dokumenty źródłowe, takie jak faktury VAT, rachunki, dokumenty celne, noty korygujące czy dowody wewnętrzne w przypadku sprzedaży bez faktury. W przypadku działalności usługowej w zakresie handlu detalicznego z wieloma fakturami dziennie można sporządzić jedno zestawienie dzienne.

Szczególnie istotne jest prowadzenie ewidencji w sposób umożliwiający rozdzielenie przychodów według różnych stawek ryczałtu, gdy prowadzisz działalność, z której przychody są opodatkowane różnymi stawkami (od 2% do 17%). Jeśli nie prowadzisz ewidencji w sposób zapewniający ustalenie przychodów dla każdego rodzaju działalności prowadzonej, stosowana jest sankcyjna stawka – najwyższa właściwa dla danego rodzaju przychodu, przy czym stawką domyślną jest 8,5% (z wyłączeniem przychodów opodatkowanych stawkami wyższymi: 17%, 15%, 14%, 12%, 10% lub 12,5%).

Ewidencję możesz prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej. W przypadku formy elektronicznej musisz być przygotowany na wygenerowanie pliku JPK_EWP (Jednolity Plik Kontrolny dla Ewidencji Przychodów) na żądanie urzędu skarbowego.

Prawidłowe prowadzenie ewidencji przychodów to fundament bezpiecznego rozliczania się z fiskusem w formie ryczałtu. Pamiętajmy, że nieprawidłowości mogą skutkować zastosowaniem przez organ podatkowy stawki stanowiącej nawet pięciokrotność należnej stawki ryczałtu, jednak nie więcej niż 75% przychodu. Dlatego zawsze radzę przedsiębiorcom dokładne dokumentowanie każdego przychodu i prowadzenie ewidencji na bieżąco, nie zostawiając tego na ostatnią chwilę.

Max Cyrek, CEO Cyrek Digital

Jak i do kiedy złożyć zeznanie podatkowe w ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych?

Roczne rozliczenie ryczałtu odbywa się poprzez złożenie formularza PIT-28, a w przypadku przedsiębiorstwa w spadku – formularza PIT-28S. Termin złożenia zeznania to okres od 15 lutego do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym^[31]. Jeśli 30 kwietnia przypada w sobotę lub w dzień ustawowo wolny od pracy, zeznanie możesz złożyć w kolejnym dniu roboczym. Warto wiedzieć, że zeznanie złożone przed 15 lutego będzie traktowane jako złożone dopiero 15 lutego.

Masz do wyboru trzy sposoby złożenia zeznania do urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania. Po pierwsze, możesz złożyć je elektronicznie przez system e-Deklaracje lub Portal Podatkowy Ministerstwa Finansów, podpisując danymi autoryzującymi. Ta metoda ma dodatkową zaletę – umożliwia szybszy zwrot nadpłaconego podatku w ciągu 45 dni. Po drugie, możesz wysłać zeznanie listownie za pośrednictwem poczty (liczy się wtedy data stempla pocztowego). Po trzecie, możesz złożyć je osobiście podczas wizyty w urzędzie skarbowym.

Ważna uwaga dotycząca usługi Twój e-PIT: jest ona dostępna dla podatników osiągających przychody z najmu prywatnego opodatkowanego ryczałtem, ale nie jest dostępna dla podatników osiągających przychody ze świadczenia usług w ramach działalności gospodarczej. Oznacza to, że jeśli prowadzisz działalność gospodarczą na ryczałcie, musisz samodzielnie wypełnić i złożyć PIT-28.

Podczas składania zeznania możesz odliczyć od przychodu m.in. całość zapłaconych składek na ubezpieczenia społeczne oraz 50% zapłaconej składki zdrowotnej. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności i dodatkowych przychodów, może być konieczne dołączenie załączników takich jak PIT/O czy PIT-28/B.

Pamiętaj również o terminie zapłaty ryczałtu za ostatni okres. Choć zeznanie roczne składasz do 30 kwietnia, ostateczna wpłata ryczałtu za grudzień (lub za ostatni kwartał, jeśli rozliczasz się kwartalnie) powinna nastąpić do 20 stycznia następnego roku podatkowego^[32].

Jak płacić ryczałt ewidencjonowany?

Ryczałt ewidencjonowany płacisz w formie miesięcznych lub kwartalnych zaliczek na indywidualny mikrorachunek podatkowy. Proces obliczania i wpłaty zaliczki składa się z kilku kroków. Najpierw ustalasz podstawę opodatkowania – jest nią Twój przychód pomniejszony o składki na ubezpieczenie społeczne (w całości) oraz 50% zapłaconej składki zdrowotnej. Otrzymaną kwotę zaokrąglasz do pełnych złotych.

Następnie obliczasz podatek, mnożąc podstawę opodatkowania przez właściwą dla Twojej działalności stawkę ryczałtu. Stawki wahają się od 2% dla przychodów ze sprzedaży przetworzonych w sposób inny niż przemysłowy produktów roślinnych i zwierzęcych, przez 3% dla działalności usługowej w zakresie handlu, 5,5% dla działalności wytwórczej i robót budowlanych, aż do 17% dla przychodów osiąganych w ramach wolnych zawodów^[33]. Obliczoną kwotę podatku również zaokrąglasz do pełnych złotówek.

Ryczałt wpłacasz na mikrorachunek podatkowy do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym (w przypadku rozliczeń miesięcznych) lub kwartale rozliczeniowym (w przypadku rozliczeń kwartalnych). Zaliczka za grudzień lub ostatni kwartał jest płatna do 20 stycznia następnego roku podatkowego. W przelewie musisz podać symbol PPE.

Możliwość rozliczania się kwartalnie przysługuje wyłącznie przedsiębiorcom, których przychody w roku poprzedzającym rok podatkowy nie przekroczyły równowartości 200 000 euro, co w 2025 roku wynosi 856 920 zł^[34]. O wyborze kwartalnego sposobu płatności nie musisz informować urzędu skarbowego z góry – wystarczy, że zastosujesz tę częstotliwość przy płaceniu zaliczek i zaznaczysz to w rocznym zeznaniu PIT-28.

Ważne jest prowadzenie ewidencji przychodów na bieżąco – musi ona umożliwiać określenie przychodów opodatkowanych według poszczególnych stawek ryczałtu. Jeśli nie prowadzisz ewidencji w sposób zapewniający ustalenie przychodów dla każdego rodzaju działalności prowadzonej samodzielnie, stosowana jest sankcyjna stawka 8,5% lub wyższa (jeśli taka obowiązuje dla Twoich przychodów osiąganych).

Kiedy możliwy jest ryczałt bez VAT?

Ryczałt bez VAT – czyli połączenie opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych z zwolnieniem z podatku od towarów i usług – jest całkowicie niezależnym wyborem. Te dwa podatki funkcjonują w odrębnych systemach: możesz być jednocześnie ryczałtowcem (w rozliczeniu podatku dochodowego) i nievatowcem (zwolnionym z VAT).

Zwolnienie z VAT jest możliwe, gdy spełniasz dwa kluczowe warunki. Po pierwsze, nie możesz przekroczyć limitu obrotów. Przedsiębiorca może korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT, jeśli jego wartość sprzedaży w skali roku nie przekracza kwoty 200 000 zł netto^[35]. Limit ten dotyczy wartości sprzedaży bez VAT. Jeśli działalność rozpoczynasz w trakcie roku, limit oblicza się proporcjonalnie do liczby dni prowadzenia działalności gospodarczej w danym roku kalendarzowym.

Po drugie, rodzaj Twojej działalności nie może być wyłączony ze zwolnienia z VAT. Nawet jeśli nie przekroczyłeś limitu 200 000 zł, zwolnienie nie jest możliwe, jeżeli prowadzisz działalność wyłączoną z tego przywileju. Do branż wykluczonych należą przede wszystkim usługi prawnicze (adwokaci, radcy prawni), usługi doradcze (z wyjątkiem niektórych zwolnień przedmiotowych), usługi jubilerskie oraz działalność handlowa obejmująca towary o wysokim ryzyku podatkowym^[36].

Do towarów o wysokim ryzyku, których sprzedaż wyklucza zwolnienie z VAT, należą:

• sprzęt elektroniczny,
• komputery i wyroby elektroniczne,
• telefony,
• biżuteria,
• kosmetyki i perfumy,
• części i akcesoria samochodowe.

Jeśli sprzedajesz te produkty, musisz być czynnym podatnikiem VAT od pierwszej transakcji, niezależnie od wysokości obrotów.

W przypadku zwolnienia z VAT (bycia nievatowcem), na fakturze musisz umieścić odpowiednią adnotację, np. “Zwolnienie z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT”. Co istotne, dla podatnika zwolnionego z VAT podstawą opodatkowania ryczałtem jest cała kwota otrzymana od klienta (kwota brutto), ponieważ nie nalicza on VAT.

Jakie są limity na ryczałcie bez VAT?

Dla przedsiębiorców rozliczających się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych obowiązują trzy kluczowe limity związane z prowadzeniem działalności gospodarczej i rozliczeniami podatkowymi. Warto je dokładnie poznać, aby uniknąć niespodzianek i nieświadomego przekroczenia progów.

Pierwszy to limit uprawniający do ryczałtu. Aby w danym roku podatkowym móc stosować ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, przychody osiągnięte w roku poprzedzającym nie mogły przekroczyć równowartości 2 000 000 euro. W przeliczeniu na rok 2025 limit ten wynosi 8 569 200 zł^[37]. Przekroczenie tego limitu w trakcie roku nie powoduje natychmiastowej utraty prawa do ryczałtu – utrata następuje dopiero od początku następnego roku podatkowego. To daje przedsiębiorcy czas na dostosowanie się do nowej sytuacji i przygotowanie zmian w księgowości.

Drugi to limit dla rozliczenia kwartalnego ryczałtu. Przedsiębiorcy na ryczałcie mogą rozliczać podatek dochodowy w cyklach kwartalnych zamiast miesięcznych, jeśli ich przychody w roku poprzedzającym rok podatkowy nie przekroczyły równowartości 200 000 euro. W przeliczeniu na rok 2025 limit ten wynosi 856 920 zł^[38]. To znaczące ułatwienie dla mniejszych firm, które mogą dzięki temu dokonywać wpłat zaliczek tylko cztery razy do roku zamiast dwunastu.

Trzeci – niezależny od dwóch poprzednich – to limit zwolnienia z VAT. Status zwolnienia podmiotowego z VAT (“bez VAT”) jest regulowany odrębnymi przepisami i obowiązuje niezależnie od wybranej formy opodatkowania podatkiem dochodowym (ryczałt, skala podatkowa czy podatek liniowy). Podatnicy mogą korzystać ze zwolnienia z VAT, jeśli wartość ich sprzedaży w roku poprzedzającym nie przekroczyła 200 000 zł^[39].

Warto dodać, że w 2025 roku limit zwolnienia z VAT pozostał na poziomie 200 000 zł, jednak od 1 stycznia 2026 roku zwiększy się on do 240 000 zł^[40]. To dobra wiadomość dla mikroprzedsiębiorców, którzy będą mogli dłużej korzystać z uproszczeń związanych z brakiem obowiązku rozliczania VAT. Co więcej, podatnicy, którzy w 2025 roku przekroczą obecny limit 200 000 zł, ale ich sprzedaż nie przekroczy 240 000 zł, od 1 stycznia 2026 roku będą mogli dalej korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT^[41].

Limity te są liczone na podstawie przychodów ze sprzedaży. Do limitu ryczałtu (8 569 200 zł) nie wlicza się kwot korekt związanych z ulgą za złe długi. Do limitu VAT (200 000 zł) nie wlicza się kwoty należnego podatku VAT – liczy się wyłącznie wartość netto sprzedaży.

Kiedy stosuje się ryczałt ewidencjonowany, a kiedy VAT?

Kluczowe jest zrozumienie, że ryczałt ewidencjonowany i podatek VAT to dwa całkowicie odrębne i niezależne od siebie podatki. Wybór jednego nie wyklucza ani nie wymusza stosowania drugiego. Można być jednocześnie ryczałtowcem (w zakresie podatku dochodowego PIT) i vatowcem (czynnym podatnikiem VAT), albo ryczałtowcem bez VAT (zwolnionym z VAT).

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych stosuje się do obliczania podatku dochodowego od osiągniętego przychodu. Jest to uproszczona forma rozliczania podatku dochodowego, która nie wymaga prowadzenia pełnej księgowości – wystarczy prowadzenie ewidencji przychodów. Ryczałt jest szczególnie korzystny dla przedsiębiorców, którzy nie ponoszą wysokich kosztów uzyskania przychodu, takich jak freelancerzy, specjaliści IT świadczący usługi związane z oprogramowaniem, usługi doradcze, edukacyjne czy zakresie obsługi nieruchomości własnych. Stawki wahają się od 2% do 17% i zależą wyłącznie od rodzaju prowadzonej działalności według klasyfikacji PKWiU.

Podatek VAT natomiast nie dotyczy bezpośrednio dochodu przedsiębiorcy, lecz jest podatkiem od obrotu – od towarów i usług. Jest doliczany do każdej transakcji kupna i sprzedaży. Przedsiębiorca staje się czynnym podatnikiem VAT w dwóch głównych sytuacjach: ze względu na limit obrotów (gdy wartość sprzedaży w poprzednim roku przekroczyła 200 000 zł) lub ze względu na rodzaj działalności (gdy przedmiotem są towary lub usługi wyłączone ze zwolnienia, np. usługi prawnicze, sprzedaż terenów budowlanych, wyroby jubilerskie, handel częściami do pozostałych pojazdów samochodowych).

Możliwość łączenia tych systemów daje elastyczność. Ryczałtowiec może być vatowcem – przedsiębiorca może być jednocześnie ryczałtowcem (forma opodatkowania PIT) i czynnym podatnikiem VAT. Jest to częsta sytuacja, szczególnie gdy prowadzisz działalność w zakresie sprzętu komputerowego, sprzedaży wartości dewizowych (kantory) lub innych branż wymagających rejestracji VAT od pierwszej transakcji. W takim przypadku prowadzisz Ewidencję przychodów (dla PIT) oraz ewidencję sprzedaży i zakupów VAT wraz ze składaniem plików JPK_V7M lub JPK_V7K.

Jeśli ryczałtowiec jest czynnym podatnikiem VAT, to przychód, od którego oblicza ryczałt, to kwota należna pomniejszona o należny podatek VAT (czyli kwota netto). Natomiast jeśli jest zwolniony z VAT, przychód stanowi cała kwota otrzymana od klienta.

Korzyści z bycia vatowcem na ryczałcie są szczególnie widoczne w modelu B2B. Gdy Twoi klienci to inne firmy będące czynnymi podatnikami VAT, mogą oni odliczyć VAT naliczony od zakupów od Ciebie, co czyni Twoją ofertę konkurencyjną. Dodatkowo możesz sam odliczać VAT od swoich zakupów związanych z działalnością gospodarczą (np. sprzętu komputerowego, usług badania rynku czy doradztwa związanych z zarządzaniem), co obniża realne koszty prowadzenia biznesu.

Decyzja o pozostaniu na zwolnieniu z VAT (ryczałt bez VAT) lub dobrowolnej rejestracji jako czynny podatnik VAT zależy od struktury Twoich klientów i charakteru działalności. Jeśli głównie obsługujesz klientów indywidualnych (B2C), zwolnienie z VAT pozwala utrzymać niższe ceny i uniknąć dodatkowej biurokracji. Jeśli jednak współpracujesz z firmami (B2B), rejestracja do VAT może być korzystniejsza, mimo dodatkowych obowiązków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.