Ryczałt bez VAT – kiedy jest możliwy?

Prowadzisz małą działalność i zastanawiasz się, czy możesz uniknąć podwójnej biurokracji – zarówno związanej z rozliczaniem PIT, jak i VAT? Dobra wiadomość: ryczałt bez VAT to realna opcja dla wielu przedsiębiorców! Połączenie uproszczonej formy opodatkowania dochodów z zwolnieniem z podatku od towarów i usług to marzenie każdego, kto chce skupić się na rozwijaniu biznesu zamiast tonąć w papierach, ale czy na pewno możesz z tego skorzystać? Jakie warunki musisz spełnić? I co ważniejsze – czy zawsze się to opłaca?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Kiedy możliwy jest ryczałt bez VAT?
• Jakie są limity na ryczałcie bez VAT?
• Kiedy stosuje się ryczałt ewidencjonowany, a kiedy VAT?

Najważniejsze informacje:

• Ryczałt bez VAT jest możliwy, gdy wartość sprzedaży w skali roku nie przekracza 200 000 zł netto, a rodzaj działalności nie jest wyłączony ze zwolnienia (np. usługi prawnicze, jubilerskie, handel elektroniką).
• W 2025 roku limit zwolnienia z VAT wynosi 200 000 zł, a od 2026 roku zwiększy się do 240 000 zł, co umożliwi większej liczbie przedsiębiorców korzystanie z tego uproszczenia.
• Ryczałt ewidencjonowany (forma opodatkowania PIT) i VAT to dwa całkowicie odrębne podatki – można być jednocześnie ryczałtowcem i czynnym podatnikiem VAT lub ryczałtowcem zwolnionym z VAT.
• Dla przedsiębiorców zwolnionych z VAT podstawą opodatkowania ryczałtem jest cała kwota otrzymana od klienta (brutto), podczas gdy dla czynnych podatników VAT jest to kwota netto pomniejszona o należny VAT.
• Zwolnienie z VAT jest szczególnie korzystne w sprzedaży B2C (dla klientów indywidualnych), natomiast w współpracy B2B (z innymi firmami) może być mniej opłacalne, gdyż kontrahenci nie mogą odliczyć VAT.
• Dla działalności rozpoczynanej w trakcie roku limit 200 000 zł oblicza się proporcjonalnie do liczby dni prowadzenia działalności w danym roku.

Kiedy możliwy jest ryczałt bez VAT?

Ryczałt bez VAT – czyli połączenie opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych z zwolnieniem z podatku od towarów i usług – jest całkowicie niezależnym wyborem. Te dwa podatki funkcjonują w odrębnych systemach: możesz być jednocześnie ryczałtowcem (w rozliczeniu podatku dochodowego) i nievatowcem (zwolnionym z VAT).

Zwolnienie z VAT jest możliwe, gdy spełniasz dwa kluczowe warunki. Po pierwsze, nie możesz przekroczyć limitu obrotów. Przedsiębiorca może korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT, jeśli jego wartość sprzedaży w skali roku nie przekracza kwoty 200 000 zł netto^[1]. Limit ten dotyczy wartości sprzedaży bez VAT. Jeśli działalność rozpoczynasz w trakcie roku, limit oblicza się proporcjonalnie do liczby dni prowadzenia działalności gospodarczej w danym roku kalendarzowym.

Po drugie, rodzaj Twojej działalności nie może być wyłączony ze zwolnienia z VAT. Nawet jeśli nie przekroczyłeś limitu 200 000 zł, zwolnienie nie jest możliwe, jeżeli prowadzisz działalność wyłączoną z tego przywileju. Do branż wykluczonych należą przede wszystkim usługi prawnicze (adwokaci, radcy prawni), usługi doradcze (z wyjątkiem niektórych zwolnień przedmiotowych), usługi jubilerskie oraz działalność handlowa obejmująca towary o wysokim ryzyku podatkowym^[2].

Do towarów o wysokim ryzyku, których sprzedaż wyklucza zwolnienie z VAT, należą:

• sprzęt elektroniczny,
• komputery i wyroby elektroniczne,
• telefony,
• biżuteria,
• kosmetyki i perfumy,
• części i akcesoria samochodowe.

Jeśli sprzedajesz te produkty, musisz być czynnym podatnikiem VAT od pierwszej transakcji, niezależnie od wysokości obrotów.

W przypadku zwolnienia z VAT (bycia nievatowcem), na fakturze musisz umieścić odpowiednią adnotację, np. “Zwolnienie z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT”. Co istotne, dla podatnika zwolnionego z VAT podstawą opodatkowania ryczałtem jest cała kwota otrzymana od klienta (kwota brutto), ponieważ nie nalicza on VAT.

Ryczałt bez VAT to idealna opcja dla małych firm działających głównie w modelu B2C, czyli obsługujących klientów indywidualnych. Klient końcowy nie odlicza VAT, więc Twoja oferta może być konkurencyjna cenowo. Natomiast w modelu B2B, gdzie kontrahenci są czynnymi podatnikami VAT, brak możliwości wystawienia faktury z VAT może być barierą. Firmy wolą współpracować z dostawcami, od których mogą odliczyć VAT naliczony.

Max Cyrek, CEO Cyrek Digital

Jakie są limity na ryczałcie bez VAT?

Dla przedsiębiorców rozliczających się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych obowiązują trzy kluczowe limity związane z prowadzeniem działalności gospodarczej i rozliczeniami podatkowymi. Warto je dokładnie poznać, aby uniknąć niespodzianek i nieświadomego przekroczenia progów.

Pierwszy to limit uprawniający do ryczałtu. Aby w danym roku podatkowym móc stosować ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, przychody osiągnięte w roku poprzedzającym nie mogły przekroczyć równowartości 2 000 000 euro. W przeliczeniu na rok 2025 limit ten wynosi 8 569 200 zł^[3]. Przekroczenie tego limitu w trakcie roku nie powoduje natychmiastowej utraty prawa do ryczałtu – utrata następuje dopiero od początku następnego roku podatkowego. To daje przedsiębiorcy czas na dostosowanie się do nowej sytuacji i przygotowanie zmian w księgowości.

Drugi to limit dla rozliczenia kwartalnego ryczałtu. Przedsiębiorcy na ryczałcie mogą rozliczać podatek dochodowy w cyklach kwartalnych zamiast miesięcznych, jeśli ich przychody w roku poprzedzającym rok podatkowy nie przekroczyły równowartości 200 000 euro. W przeliczeniu na rok 2025 limit ten wynosi 856 920 zł^[4]. To znaczące ułatwienie dla mniejszych firm, które mogą dzięki temu dokonywać wpłat zaliczek tylko cztery razy do roku zamiast dwunastu.

Trzeci – niezależny od dwóch poprzednich – to limit zwolnienia z VAT. Status zwolnienia podmiotowego z VAT (“bez VAT”) jest regulowany odrębnymi przepisami i obowiązuje niezależnie od wybranej formy opodatkowania podatkiem dochodowym (ryczałt, skala podatkowa czy podatek liniowy). Podatnicy mogą korzystać ze zwolnienia z VAT, jeśli wartość ich sprzedaży w roku poprzedzającym nie przekroczyła 200 000 zł^[5].

Warto dodać, że w 2025 roku limit zwolnienia z VAT pozostał na poziomie 200 000 zł, jednak od 1 stycznia 2026 roku zwiększy się on do 240 000 zł^[6]. To dobra wiadomość dla mikroprzedsiębiorców, którzy będą mogli dłużej korzystać z uproszczeń związanych z brakiem obowiązku rozliczania VAT. Co więcej, podatnicy, którzy w 2025 roku przekroczą obecny limit 200 000 zł, ale ich sprzedaż nie przekroczy 240 000 zł, od 1 stycznia 2026 roku będą mogli dalej korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT^[7].

Limity te są liczone na podstawie przychodów ze sprzedaży. Do limitu ryczałtu (8 569 200 zł) nie wlicza się kwot korekt związanych z ulgą za złe długi. Do limitu VAT (200 000 zł) nie wlicza się kwoty należnego podatku VAT – liczy się wyłącznie wartość netto sprzedaży.

Kiedy stosuje się ryczałt ewidencjonowany, a kiedy VAT?

Kluczowe jest zrozumienie, że ryczałt ewidencjonowany i podatek VAT to dwa całkowicie odrębne i niezależne od siebie podatki. Wybór jednego nie wyklucza ani nie wymusza stosowania drugiego. Można być jednocześnie ryczałtowcem (w zakresie podatku dochodowego PIT) i vatowcem (czynnym podatnikiem VAT), albo ryczałtowcem bez VAT (zwolnionym z VAT).

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych stosuje się do obliczania podatku dochodowego od osiągniętego przychodu. Jest to uproszczona forma rozliczania podatku dochodowego, która nie wymaga prowadzenia pełnej księgowości – wystarczy prowadzenie ewidencji przychodów. Ryczałt jest szczególnie korzystny dla przedsiębiorców, którzy nie ponoszą wysokich kosztów uzyskania przychodu, takich jak freelancerzy, specjaliści IT świadczący usługi związane z oprogramowaniem, usługi doradcze, edukacyjne czy zakresie obsługi nieruchomości własnych. Stawki wahają się od 2% do 17% i zależą wyłącznie od rodzaju prowadzonej działalności według klasyfikacji PKWiU.

Podatek VAT natomiast nie dotyczy bezpośrednio dochodu przedsiębiorcy, lecz jest podatkiem od obrotu – od towarów i usług. Jest doliczany do każdej transakcji kupna i sprzedaży. Przedsiębiorca staje się czynnym podatnikiem VAT w dwóch głównych sytuacjach: ze względu na limit obrotów (gdy wartość sprzedaży w poprzednim roku przekroczyła 200 000 zł) lub ze względu na rodzaj działalności (gdy przedmiotem są towary lub usługi wyłączone ze zwolnienia, np. usługi prawnicze, sprzedaż terenów budowlanych, wyroby jubilerskie, handel częściami do pozostałych pojazdów samochodowych).

Możliwość łączenia tych systemów daje elastyczność. Ryczałtowiec może być vatowcem – przedsiębiorca może być jednocześnie ryczałtowcem (forma opodatkowania PIT) i czynnym podatnikiem VAT. Jest to częsta sytuacja, szczególnie gdy prowadzisz działalność w zakresie sprzętu komputerowego, sprzedaży wartości dewizowych (kantory) lub innych branż wymagających rejestracji VAT od pierwszej transakcji. W takim przypadku prowadzisz Ewidencję przychodów (dla PIT) oraz ewidencję sprzedaży i zakupów VAT wraz ze składaniem plików JPK_V7M lub JPK_V7K.

Jeśli ryczałtowiec jest czynnym podatnikiem VAT, to przychód, od którego oblicza ryczałt, to kwota należna pomniejszona o należny podatek VAT (czyli kwota netto). Natomiast jeśli jest zwolniony z VAT, przychód stanowi cała kwota otrzymana od klienta.

Korzyści z bycia vatowcem na ryczałcie są szczególnie widoczne w modelu B2B. Gdy Twoi klienci to inne firmy będące czynnymi podatnikami VAT, mogą oni odliczyć VAT naliczony od zakupów od Ciebie, co czyni Twoją ofertę konkurencyjną. Dodatkowo możesz sam odliczać VAT od swoich zakupów związanych z działalnością gospodarczą (np. sprzętu komputerowego, usług badania rynku czy doradztwa związanych z zarządzaniem), co obniża realne koszty prowadzenia biznesu.

Decyzja o pozostaniu na zwolnieniu z VAT (ryczałt bez VAT) lub dobrowolnej rejestracji jako czynny podatnik VAT zależy od struktury Twoich klientów i charakteru działalności. Jeśli głównie obsługujesz klientów indywidualnych (B2C), zwolnienie z VAT pozwala utrzymać niższe ceny i uniknąć dodatkowej biurokracji. Jeśli jednak współpracujesz z firmami (B2B), rejestracja do VAT może być korzystniejsza, mimo dodatkowych obowiązków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.