Rozporządzenie GPSR – co to jest i jakie zmiany wprowadza?

13 grudnia 2024 roku przyniósł istotną zmianę na europejskim rynku – rozporządzenie GPSR (General Product Safety Regulation). Nowe przepisy modyfikują zasady bezpieczeństwa produktów, dostosowując je do realiów handlu internetowego i potrzeb współczesnych konsumentów. Regulacje dotyczą całego łańcucha dostaw – od producentów, przez importerów, aż po sprzedawców i platformy e-commerce.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest rozporządzenie GPSR?
• Jakie zmiany wprowadza rozporządzenie GPSR?
• Jak GPSR wpływa na obowiązki sprzedawców internetowych?
• Jak przygotować się do zmian wprowadzonych przez GPSR?

Rozporządzenie GPSR – definicja

Przez ponad 20 lat dyrektywa GPSD (General Product Safety Directive) regulowała bezpieczeństwo produktów w Unii Europejskiej. Teraz jej miejsce zajmuje rozporządzenie GPSR. To odpowiedź na zmiany w handlu i rosnącą popularność zakupów internetowych.

Rozporządzenie GPSR (General Product Safety Regulation) to unijne rozporządzenie dotyczące ogólnego bezpieczeństwa produktów w Unii Europejskiej, mające na celu dostosowanie przepisów do aktualnych warunków rynkowych, w tym do dynamicznego rozwoju handlu elektronicznego i międzynarodowego łańcucha dostaw.

Definicja rozporządzenia GPSR

Główne zadania GPSR to:

• zadbanie o bezpieczeństwo wszystkich produktów na rynku UE, zarówno tych sprzedawanych w sklepach stacjonarnych, jak i przez Internet;
• lepsza ochrona kupujących w sklepach internetowych przez wprowadzenie nowych zasad kontroli i weryfikacji sprzedaży;
•  jasne określenie obowiązków producentów i importerów, którzy muszą sprawdzać i zgłaszać możliwe zagrożenia;
• wprowadzenie nowych zasad dla platform sprzedażowych online, które są coraz popularniejszym miejscem zakupów.

Dzięki nowym przepisom łatwiej będzie sprawdzić, czy produkt jest bezpieczny i kto odpowiada za jego jakość. To dobra wiadomość dla kupujących – mogą czuć się pewniej, niezależnie od tego, gdzie robią zakupy.

Nowe rozporządzenie GPSR swoim zasięgiem obejmuje każdego uczestnika łańcucha dostaw. Przepisy nakładają szczegółowe obowiązki zarówno na producentów i importerów, jak i na dystrybutorów oraz platformy handlu internetowego. To oznacza, że wszyscy, którzy uczestniczą w procesie dostarczania produktów do konsumentów w Unii Europejskiej, muszą dostosować się do nowych wymogów bezpieczeństwa.

Jakie produkty muszą spełniać wymogi GPSR?

Nowe unijne rozporządzenie GPSR obejmuje szeroki zakres produktów konsumenckich — od drobnych akcesoriów po zaawansowany sprzęt. Przepisy dotyczą wszystkich towarów dostępnych dla konsumentów w UE, niezależnie od tego, czy kupujemy je w sklepie stacjonarnym, czy przez internet. Pod szczególnym nadzorem znajdują się:

• urządzenia elektroniczne codziennego użytku, w tym sprzęt AGD i RTV
• zabawki i artykuły dla dzieci
• odzież, obuwie i inne wyroby tekstylne
• wyposażenie kuchenne i domowe akcesoria
• środki chemiczne przeznaczone do użytku domowego, takie jak środki czystości

Jeśli produkt nie jest objęty odrębnymi regulacjami branżowymi, to właśnie przepisy GPSR określają standardy jego bezpieczeństwa i wymagania, które musi spełnić przed wprowadzeniem na rynek UE.

Jakich produktów nie obejmuje GPSR?

Chociaż GPSR obejmuje większość produktów konsumenckich, niektóre kategorie towarów mają własne, specjalistyczne regulacje i nie podlegają tym przepisom:

• leki i produkty farmaceutyczne, które podlegają rygorystycznym przepisom farmaceutycznym;
• sprzęt i wyroby medyczne, objęte oddzielnymi regulacjami dla sektora medycznego;
• żywność i produkty spożywcze, które reguluje prawo żywnościowe UE;
• specjalistyczne maszyny i urządzenia ciśnieniowe, podlegające własnym dyrektywom technicznym;
• substancje chemiczne i środki ochrony roślin, dla których istnieją szczegółowe przepisy REACH i CLP.

Każda z tych kategorii wymaga unikalnego podejścia i specyficznych wymogów bezpieczeństwa, których nie da się objąć jednym ogólnym rozporządzeniem.

Zmiany wprowadzone przez rozporządzenie GPSR

Rozporządzenie GPSR wprowadza wiele nowych regulacji w pięciu głównych obszarach, które mają istotny wpływ na sprzedawców i producentów. Poniżej najważniejsze z nich.

Wzmocniony nadzór nad sprzedażą internetową

Platformy sprzedaży internetowej, takie jak Allegro czy Amazon, stają przed nowymi wyzwaniami w zakresie bezpieczeństwa produktów. GPSR nakłada na nie obowiązek ścisłej współpracy z organami nadzoru rynku oraz wymaga natychmiastowej reakcji na zgłoszenia dotyczące niebezpiecznych produktów.

Właściciele platform muszą teraz dokładnie weryfikować sprzedawców i ich oferty, a także stale monitorować bezpieczeństwo produktów dostępnych w ich serwisach. To istotna zmiana w podejściu do e-commerce, która ma jeden cel – zagwarantować konsumentom kupującym online taki sam poziom bezpieczeństwa, jaki mają podczas zakupów w sklepach stacjonarnych.

Nowe wymagania dotyczące dokumentacji

Producent, importer lub sprzedawca musi przechowywać szczegółową dokumentację dotyczącą bezpieczeństwa produktu przez okres 10 lat. Dokumentacja ta musi zawierać:

• pełną specyfikację techniczną i wyniki testów,
• certyfikaty i deklaracje zgodności,
• dane producenta i historię modyfikacji produktu,
• raporty z oceny ryzyka.

Dzięki rozbudowanej dokumentacji łatwiej będzie zidentyfikować źródło potencjalnych problemów i szybciej reagować na zagrożenia.

Wymóg ustanowienia osoby odpowiedzialnej za produkt

Każdy produkt sprzedawany w Unii musi mieć teraz wyznaczoną „osobę odpowiedzialną”. To ważna funkcja, która łączy w sobie kilka zadań. Taka osoba dba o zgodność produktu ze wszystkimi wymogami nowego rozporządzenia, pozostaje w stałym kontakcie z organami nadzoru i zarządza kompletną dokumentacją produktową. Jest to swego rodzaju strażnik bezpieczeństwa produktu, który gwarantuje spełnienie wszystkich unijnych standardów przed wprowadzeniem towaru na rynek i podczas jego sprzedaży.

Sprawniejsze wycofywanie niebezpiecznych produktów

Rozporządzenie GPSR zaostrza procedury wycofywania wadliwych produktów z rynku. Sprzedawcy internetowi i platformy handlowe muszą teraz działać natychmiast po wykryciu potencjalnego zagrożenia. Nowe przepisy wymagają szybkiego i skutecznego informowania wszystkich klientów, którzy zakupili problematyczny produkt. Komunikat musi zawierać szczegółowy opis ryzyka oraz dokładne instrukcje dotyczące procedury wymiany lub zwrotu towaru.

Co więcej, platformy sprzedażowe są zobowiązane do aktywnego monitorowania całego procesu wycofywania produktu z rynku i raportowania jego postępów do odpowiednich organów nadzoru. Sprzedawcy muszą również prowadzić szczegółową dokumentację każdej akcji wycofania produktu.

Nowe standardy dla e-commerce

Rozwój handlu internetowego postawił przed prawodawcami nowe wyzwania, na które odpowiedzią jest właśnie GPSR. Sprzedaż online musi teraz spełniać rygorystyczne wymogi informacyjne. Każdy produkt w sklepie internetowym wymaga kompletnej dokumentacji cyfrowej – od profesjonalnych zdjęć pokazujących istotne cechy produktu, przez szczegółowe opisy techniczne, po cyfrowe wersje instrukcji obsługi. Sprzedawcy muszą też wyraźnie oznaczać zgodność produktów z normami UE i umieszczać wszelkie ostrzeżenia w widocznym miejscu na stronie produktu.

Te nowe wymagania mają praktyczne znaczenie dla konsumentów – przed zakupem mogą dokładnie zapoznać się ze wszystkimi aspektami bezpieczeństwa produktu. GPSR eliminuje też częsty problem niepełnych lub wprowadzających w błąd opisów w sklepach internetowych, które dotychczas utrudniały świadome decyzje zakupowe.

GPSR a obowiązki sprzedawców internetowych

GPSR zmienia zasady prowadzenia sprzedaży internetowej. Właściciele sklepów online i sprzedawcy z platform, takich jak Allegro czy Amazon, muszą wprowadzić nowe procedury i zadbać o bezpieczeństwo sprzedawanych produktów.

Najważniejsze zmiany to:

• Sprawdzanie produktów – przed wystawieniem na sprzedaż każdy produkt musi spełniać normy UE
• Prowadzenie dokumentacji – sprzedawcy muszą przez 10 lat przechowywać wszystkie dokumenty, certyfikaty i wyniki testów produktów
• Szybkie reagowanie – w przypadku wykrycia wadliwego produktu trzeba od razu współpracować z organami nadzoru
• Jasna komunikacja – klienci muszą otrzymać pełne informacje o bezpieczeństwie produktu i możliwych zagrożeniach

Nowe przepisy wymagają od sprzedawców internetowych lepszej organizacji i większej dbałości o bezpieczeństwo. To oznacza dodatkową pracę, ale też większe zaufanie klientów do zakupów online.

Co grozi za nieprzestrzeganie nowych przepisów?

Firmy, które nie przestrzegają rozporządzenia GPSR, muszą liczyć się z dotkliwymi sankcjami. Najpoważniejszą karą są wysokie grzywny. Organy nadzoru mogą też natychmiast zakazać sprzedaży niebezpiecznych produktów i nakazać ich wycofanie z rynku.

W przypadku wypadków lub szkód, firma może również ponieść odpowiedzialność cywilną. Do tego dochodzi ryzyko utraty reputacji – informacje o naruszeniach są podawane do publicznej wiadomości, co może trwale zaszkodzić wizerunkowi marki i zaufaniu klientów.

Przygotowanie do zmian wprowadzonych przez GPSR

Wdrożenie rozporządzenia GPSR to poważne wyzwanie organizacyjne, które wymaga systematycznego podejścia i zaangażowania całej firmy. Przygotowania najlepiej rozpocznij od stworzenia kompleksowego planu działania, który obejmie wszystkie najważniejsze obszary Twojej działalności. Oto lista najważniejszych kroków, które powinieneś podjąć:

• Audyt produktów i dokumentacji – przeprowadź szczegółową analizę całego asortymentu. Zbierz i uporządkuj dokumentację techniczną, certyfikaty i wyniki testów. Stwórz bazę produktów wymagających dodatkowej weryfikacji.
• Organizacja wewnętrznych procesów – wyznacz osobę odpowiedzialną za zgodność z GPSR. Opracuj procedury weryfikacji bezpieczeństwa i zarządzania dokumentacją. Ustal zasady komunikacji w zespole.
• Uporządkowanie dokumentacji – przygotuj szczegółowe karty produktów z wszystkimi wymaganymi informacjami. Stwórz system archiwizacji zapewniający 10-letni dostęp do dokumentów. Ustal procedury aktualizacji.
• Modyfikacja sprzedaży online – uzupełnij opisy produktów o wymagane informacje bezpieczeństwa. Sprawdź zgodność zdjęć z rzeczywistymi cechami produktów. Wdróż system monitorowania opinii klientów.
• Współpraca z platformami – poznaj nowe wymagania Allegro, Amazona i innych platform, na których sprzedajesz. Dostosuj ofertę do ich wytycznych bezpieczeństwa. Przygotuj kanały szybkiej komunikacji kryzysowej.
• Plan działań awaryjnych – stwórz procedury wycofywania produktów z rynku. Przygotuj wzory komunikacji z klientami i organami nadzoru. Zaplanuj działania rekompensujące dla klientów.
• System kontroli jakości – wprowadź regularne kontrole bezpieczeństwa produktów. Opracuj zasady weryfikacji nowości przed wprowadzeniem do sprzedaży. Zaplanuj cykliczne audyty.
• Rozwój wiedzy zespołu – zorganizuj szkolenia z wymogów GPSR. Przydziel odpowiedzialność za różne obszary zgodności. Zaplanuj regularne aktualizacje kompetencji.

Takie systematyczne i konkretne działania pomogą Twojej firmie dostosować się do nowych przepisów i zagwarantować bezpieczeństwo klientów.

Rozporządzenie GPSR to przełomowy akt prawny, który wprowadza nowe standardy bezpieczeństwa produktów w Unii Europejskiej. Dla sprzedawców internetowych to czas ważnych decyzji i modyfikacji w codziennym działaniu firm. Choć wdrożenie nowych wymogów wymaga nakładu pracy i reorganizacji procesów, przynosi wiele korzyści – podnosi bezpieczeństwo produktów, zwiększa zadowolenie klientów i wzmacnia pozycję firmy na rynku. To również okazja do wyróżnienia się na tle konkurencji przez zapewnienie najwyższych standardów bezpieczeństwa.