Produktywność – czym jest i jak ją zwiększyć? 

Produktywność to złożone pojęcie, które obejmuje zarówno efektywne zarządzanie czasem, jak i skuteczne osiąganie celów oraz realizację zadań z jak najlepszym efektem. Wysoka produktywność w znaczący sposób przyczynia się do rozwoju organizacji i może mieć wpływ na jej długoterminowy sukces.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest produktywność?
• Jakie są wskaźniki produktywności?
• Jak zwiększyć produktywność?
• Jakie korzyści wynikają ze zwiększenia produktywności?

Produktywność – definicja

Produktywność to wielowymiarowe pojęcie, które w zależności od kontekstu może być interpretowane na różne sposoby. W ogólnym znaczeniu pojęcie to odnosi się do efektywnego wykorzystania danych zasobów, czasu i energii w celu osiągnięcia założonych celów lub wyników. W kontekście biznesowym produktywność wiąże się z efektywnością firmy, natomiast prywatnie skupia się na odpowiednim zarządzaniu czasem i umiejętnościami, co pozwala na osiąganie zamierzonych celów osobistych.

Produktywność to miara efektywności, obrazująca jak skutecznie wykorzystywane są zasoby do osiągania wyznaczonych celów.

Definicja produktywności

Bez względu na okoliczności, głównym założeniem produktywności jest ograniczenie poświęcania czasu na nieistotne sprawy, a maksymalne wykorzystanie go, co przekłada się na lepsze wyniki. Sama chęć bycia produktywnym nie wystarcza, a wiele czynników zewnętrznych może powodować rozproszenie i zmniejszać motywację w realizacji zamierzonego celu. Istnieją jednak wskaźniki produktywności, pozwalające mierzyć efektywność wykonywanych działań oraz skuteczne sposoby poprawy produktywności. 

Wskaźniki produktywności

Wskaźniki produktywności są miarą efektywności operacyjnej w różnych obszarach. Firmy często wykorzystują je, by moc sprawdzić wydajność pracowników, zespołów oraz procesów pod względem jakości, oraz ilości wykonywanych działań. Regularne monitorowanie wskaźników produktywności pozwala na wykrycie nieprawidłowości oraz wprowadzenie zmian i ulepszeń w obszarach, które tego wymagają. Możemy wyróżnić kilka kluczowych wskaźników produktywności, wykorzystywanych do określenia wydajności pracy na różnych płaszczyznach. Są to:

• wskaźniki jakości – mierzą, czy finalny produkt lub usługa jest zgodna z założeniami, które były ustalane na początku projektu,
• wskaźniki strategiczne – pomagają w porównaniu celów rzeczywistych z założonymi i opierają się na analizie,
• wskaźniki rentowności – pozwalają określić opłacalność projektów oraz podjęcie odpowiednich decyzji w tym zakresie,
• wskaźniki pojemności – mierzą jakie możliwości posiadają pracownicy w określonym czasie oraz przy danych zasobach. 

Zwiększanie produktywności

Produktywność może być poprawiana na wiele sposobów, przy wykorzystaniu różnorodnych technik i sposobów. Poniżej przedstawiamy praktyki, które będą pomocne w zwiększeniu produktywności:

Planowanie i organizacja 

Regularne planowanie codziennych zadań i obowiązków pozwala skoncentrować się na priorytetach. Warto zorganizować szkolenie, na którym pracownicy będą uczyć się tworzyć plan tygodniowy lub miesięczny. Takie działanie pozwoli utrzymać wysoką motywację poprzez konkretny czas, jaki jest przeznaczony na konkretne zadanie.

Sprawna realizacja określonych działań w danym czasie pozwoli na przełamywanie barier oraz ulepszanie procesu pracy. Z czasem wykonywanie zadań będzie przebiegać znacznie szybciej i sprawniej, co również przełoży się na produktywność. Warto jednak pamiętać o tym, by założone cele, były realne do wykonania – tylko wtedy będzie można zaobserwować mierzalne efekty, a pracownicy unikną efektu przeciążenia i wypalenia zawodowego.

Skupienie się na priorytetach 

Ustalenie listy priorytetów pozwoli pracownikom skupić się na najważniejszych sprawach w pierwszej kolejności. Dzięki temu będzie możliwe nie tylko skupienie się na tym co istotne, lecz także odpowiednie zaplanowanie czasu, który zamierza się poświęcić na poszczególne zadania, by osiągnąć jak najlepsze rezultaty. Najważniejsze projekty często wymagają poświęcenia większej ilości pracy i czasu, dlatego należy uwzględnić to w procesie priorytetyzacji.

Co więcej, warto zapoznać wszystkich członków zespołu z celami biznesowymi firmy. Dzięki temu będą oni znali ogólne założenia firmy, co pozwoli im skupić się na tym, co najważniejsze dla organizacji. Odpowiednia komunikacja korporacyjna w tym zakresie pomoże we współpracy między pracownikami, co wpłynie również na produktywność każdego z nich.  

Wykorzystanie technologii

Tworzenie tradycyjnych list „to do” może być pomocne, ale niewystarczające. Aby móc skutecznie zarządzać czasem i zwiększyć produktywność, warto skorzystać z innowacyjnych rozwiązań, które pomogą w wykonywaniu codziennych obowiązków oraz planowaniu pracy. Warto zachęcić pracowników do skorzystania z narzędzi do zarządzania projektami, które pomogą w organizacji czasu oraz efektywnym wykonywaniu powierzonych zadań, a w efekcie – przyczynią się do wzrostu produktywności.

Walka z prokrastynacją 

Prokrastynacja jest dużym zagrożeniem dla produktywności i może objawiać się na różne sposoby. Niska motywacja czy wypalenie zawodowe mogą skutkować brakiem chęci do wykonywania obowiązków oraz odkładaniem wszystkich powierzonych zadań na później. Jeżeli zauważysz w zachowaniu swoich pracowników pogłębiający się stan prokrastynacji, koniecznie z nimi porozmawiaj i spróbuj zidentyfikować przyczynę problemu, a następnie zaproponuj odpowiednie rozwiązania.  

Porządek na stanowisku pracy 

Przyjmuje się, że osoby, które pracują w czystym i schludnym otoczeniu, są bardziej skupione i efektywne, a dzieje się tak z kilku powodów. Pierwszym z nich jest szybki i prosty dostęp do wszystkich niezbędnych przedmiotów, dzięki czemu nie trzeba rozpraszać się i szukać potrzebnych do pracy rzeczy. Ponadto, porządek wpływa także na lepszą koncentrację – chaos rozprasza i znacznie utrudnia pracę.

Warto zadbać także o poprawę skupienia na pracy. W tym celu warto zrezygnować z wszelkich rozpraszaczy, które potrafią wybić najbardziej skupioną osobę ze swojego rytmu. Na czas pracy zaleć wyciszenie telefonów lub wyłączenie przychodzących powiadomień.  

Regeneracja 

Produktywność zależy także od odpowiedniej ilości odpoczynku. Regeneracja ma znaczny wpływ na skupienie, samopoczucie oraz chęci do pracy, dlatego warto zapewnić odpowiedniej długości przerwy w ciągu każdego dnia pracy. Nie zapominaj również o dłuższych urlopach i pojedynczych dniach wolnych. Wypoczęci pracownicy będą o wiele bardziej produktywni.

Korzyści wynikające ze zwiększenia produktywności 

Poprawa produktywności może przynieść szereg korzyści, które mają istotny wpływ nie tylko na jednostkę, lecz także na całą organizację:

• Większa produktywność przekłada się także na zadowolenie z pracy. Większa satysfakcja oraz lepsze wyniki wiążą się z poczuciem spełnienia, co zapobiega uczuciu wypalenia zawodowego.
• Większa produktywność przekłada się na lepsze zarządzanie czasem, co z kolei pozwala na realizację wyznaczonych celów.
• Zwiększenie produktywności może przyczynić się do redukcji czasu i zasobów, niezbędnych do wykonania danego zadania, a w efekcie do zwiększenia dochodów i poprawy pozycji firmy na rynku.  

Poprawa produktywności to złożony proces, na który wpływa szereg różnego typu czynników – są one związane nie tylko z pracą, lecz także z życiem osobistym. Jeżeli zależy Ci na zwiększeniu produktywności swoich pracowników, zagwarantuj im komfort pracy, który będzie spełniał ich oczekiwania oraz korzystnie wpłynie na ich efektywność. Wpłynie to zarówno na poprawę waszych relacji, jak i wyników, osiąganych przez organizację.