Priorytetyzacja – jak ustalać priorytety w biznesie? 

Prowadzisz firmę? W takim razie może Ci się wydawać, że każde zadanie, spotkanie czy projekt są priorytetami. Jeśli jednak chcesz wykonać wszystkie zadania, to konieczna będzie ich priorytetyzacja. Przygotowaliśmy kilka wskazówek, które ułatwią Ci ustalanie priorytetów w biznesie.  

Z tego artykułu dowiesz się: 

• Czym jest priorytetyzacja?
• Czym różni się ważność od pilności?
• Jak nadać priorytety zadaniom?
• Jak tworzyć listy zadań?
• Czy ustalanie priorytetów w biznesie jest ważne?

Priorytetyzacja – definicja 

Priorytetyzacja w biznesie to bardzo ważny proces, łączący w sobie zarządzanie czasem oraz obowiązkami. Pozwoli Ci ustalić kolejność wykonywania zadań tak, aby skupić się na najważniejszych. Jest to sztuka rozróżniania między tym, co ważne i pilne, a tym, co może poczekać, w celu efektywnej alokacji czasu i zasobów.

Priorytetyzacja to proces, polegający na ocenie i segmentowaniu zadań lub procesów, ze względu na ich ważność i pilność.

Definicja priorytetyzacji

W biznesie, gdzie lista zadań jest długa, umiejętność priorytetyzacji jest niezbędna – szczególnie kiedy chcesz osiągnąć sukces. Dzięki różnorodnym narzędziom (w tym narzędziom do zarządzania projektami) i technikom – od matrycy Eisenhowera, po technikę Pomodoro, możesz lepiej zorganizować swoje zadania, koncentrując się na tym, co naprawdę istotne.

Ważność a pilność  

Ważność zadania określa jego znaczenie i wpływ na osiągnięcie celu. Im większa wartość, jaką zadanie wnosi w realizacji celu, tym jest ono ważniejsze. Pilność natomiast opiera się na czasie, jaki pozostaje do wykonania zadania. Im bliższy termin jego realizacji, tym zadanie staje się pilniejsze. Zadania bez ściśle określonego terminu wykonania nie są uznawane za pilne. 

Dysponując tym rozróżnieniem, możesz lepiej nadawać priorytety. Określenie, jakie cele biznesowe są związane z danym zadaniem i jak bardzo jego wykonanie przyczynia się do ich realizacji, pozwala ocenić ważność zadania. Zadania ważne często mają długotrwałe skutki i ich realizacja może mieć znaczący wpływ na cele długoterminowe. Z kolei zadania pilne wymagają szybkiej reakcji, ale ich efekty są krótkoterminowe. 

Analiza horyzontu czasowego wykonania zadania pomaga również w określeniu jego priorytetu. Zadania, które wymagają natychmiastowej uwagi, są pilne, podczas gdy te, które mają długoterminowy wpływ na cele, są ważne. 

Nadawanie priorytetów zadaniom  

Jeśli chcesz odpowiednio nadać priorytety zadaniom, możesz wykorzystać następujące metody:

Metoda Eisenhowera 

Ta metoda priorytetyzacji zadań polega na rozróżnieniu zadań ważnych od pilnych. Została ona stworzona na podstawie sposobu pracy Dwighta D. Eisenhowera, 34. prezydenta USA. Eisenhower dzielił swoje zadania na cztery kategorie, a dokładnie:  

• Ważne i pilne – wymagają uwagi i wręcz natychmiastowego rozwiązania. W tym przypadku bardzo przyda się umiejętność zarządzania kryzysowego.  
• Ważne i niepilne – są istotne dla Twojego biznesu, ale mogą zostać wykonane w późniejszym terminie.  
• Nieważne i pilne – należy je szybko wykonać, ale nie zależy od nich los Twojej firmy.  
• Nieważne i niepilne – nie przynoszą one wartości, ale wykonanie ich zajmuje Twój cenny czas. Powinny znaleźć się one na końcu listy.  

Most Important Task  

Metoda priorytetyzacji zadań MIT to prosty i skuteczny sposób radzenia sobie z wieloma zadaniami poprzez skupienie się na najważniejszych. Polega na wyborze trzech kluczowych zadań spośród wszystkich obowiązków, a następnie wyróżnieniu z nich jednego, który musi zostać zrealizowany w danym dniu. 

Kluczową zaletą tej metody jest umożliwienie skoncentrowania się na najistotniejszych celach, eliminując tym samym ryzyko rozproszenia uwagi i zaniedbania rzeczy naprawdę ważnych. Często mając dużą ilość zadań, łatwo zapomnieć o priorytetach i skupić się na mniej istotnych lub łatwiejszych do wykonania zadaniach. Metoda MIT pomaga uniknąć tej pułapki poprzez wyraźne określenie, które zadania mają największy wpływ na osiągnięcie celów. 

Moscow  

Metoda Moscow, oparta została na kategoryzowaniu zadań w czterech głównych grupach: 

• MUST – obejmuje zadania niezbędne do ukończenia projektu. Bez ich zrealizowania projekt nie będzie uznany za zakończony. Są one fundamentem i najważniejszym priorytetem. 
• SHOULD – zawiera elementy ważne, ale niekluczowe dla ukończenia projektu. Ich zrealizowanie jest istotne, ale nie decyduje o sukcesie projektu. 
• COULD – to zadania pożądane, ale niekoniecznie wymagane. Mają one niższy priorytet niż “MUST” i “SHOULD”, ale ich zrealizowanie byłoby dodatkowym atutem projektu. 
• WON’T – obejmuje zadania, które nie zostaną zrealizowane w ramach obecnego projektu. Mogą być przeniesione do przyszłych iteracji lub projektów, ponieważ nie mają kluczowego znaczenia dla osiągnięcia celów teraźniejszego zadania. 

Klasyfikacja zadań zgodnie z tymi kategoriami umożliwia Ci jasne określenie priorytetów i koncentrację na najistotniejszych elementach.  

Tworzenie listy zadań  

Metody priorytetyzacji zadań zależą od charakteru Twojego biznesu, a także firmowych obowiązków i stylu pracy całych zespołów. Jeśli jednak szukasz czegoś bardziej uniwersalnego, to jest kilka metod, które ułatwią Ci wykonanie zadania – nawet tego najtrudniejszego:

Zjedz tę żabę  

Za metodę tę odpowiada Mark Twain, który powiedział:  

Jeśli masz za zadanie zjeść żabę, najlepiej zrób to z samego rana.  

Spójrz na to w kontekście zarządzania pracą. Twoją żabą jest największe lub najtrudniejsze do zrealizowania zadanie. To właśnie ono powinno zostać Twoim priorytetem i znajdować się na samym szczycie Twojej listy zadań. Dopiero następnie zapisz zadania mniej ważne lub pilne.  

Zadania służące osiągnięciu założonych celów lub te, które są powiązane z celami najwyższego szczebla, realizuj na samym początku. A kiedy już zjesz swoją żabę, to możesz przejść do kolejnych wyzwań.  

ABCDE  

W przypadku metody priorytetyzacji ABCDE nie tworzysz listy zadań od najważniejszych do nieistotnych, a wypisujesz wszystkie zadania, które muszą zostać przez Ciebie zrealizowane. Następnie do każdego z nich przypisujesz literę od A do E, gdzie A oznacza zadanie najważniejsze. Realizacja przebiega od początku alfabetu, ponieważ to od zadań oznaczonych A i B zależy sukces przedsiębiorstwa.  

Metodę ABCDE możesz połączyć z metodą Zjedz tę żabę, dzięki czemu skupisz się na najistotniejszych zadań, a te, które zostały oznaczone jako E, wyeliminujesz lub wykonasz na samym końcu.  

Segmentacja  

Metoda segmentacji to podejście skupiające się na działaniach realizowanych w konkretnym, wyznaczonym okresie. Segment jest definiowany jako działanie wykonywane w skupieniu, może to być jedno samodzielne zadanie, część większego projektu lub zestaw mniejszych, niezwiązanych ze sobą zadań. Kluczowym aspektem tej metody jest skoncentrowanie się na tych segmentach jako blokach nieprzerwanego skupienia. 

Jeśli chcesz skutecznie wykorzystać metodę segmentacji, to powinieneś wyeliminować wszelkie rozpraszacze. Możesz wyłączyć powiadomienia, zmienić status na „nie przeszkadzać” w narzędziu do zarządzania pracą lub nawet zarezerwować bloki czasu w kalendarzu, informując współpracowników o konieczności niestosowania wtedy nadmiernych zleceń. Pozwoli Ci to pracować w spokoju i skupieniu. 

Znaczenie ustalania priorytetów w biznesie 

Kiedy masz do czynienia z mnogością zadań, wyznaczanie priorytetów pozwoli Ci skupić się na tych najpilniejszych, a zarazem najistotniejszych, dzięki czemu wyeliminujesz uczucie przytłoczenia. Unikniesz również stresu. Możesz skoncentrować się na kluczowych zadaniach, dzięki czemu otrzymasz większą produktywność. 

Poprzez priorytetyzację zadań możesz uniknąć rozproszenia uwagi, co pozwala wykonywać więcej zadań w krótszym czasie. Jest to również sposób skutecznego osiągania celów — koncentrując się na kluczowych zadaniach, zbliżasz się do realizacji wyznaczonych celów efektywniej. Planowanie zadań z uwzględnieniem priorytetów pozwala uniknąć sytuacji, w której pilne sprawy wymagają naszej uwagi, pomimo że mogłyby zostać zaplanowane wcześniej.