Platforma przetargowa – co to jest i jak działa?

Rosnąca potrzeba zachowania transparentności procesów zakupowych sprawiła, że platformy przetargowe stały się nieodzownym narzędziem w sektorze publicznym i prywatnym. Jak działają i jak usprawniają zarządzanie przetargami?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest platforma przetargowa?
• Jakie przepisy prawa regulują działalność platform przetargowych?
• Jak działają platformy przetargowe?
• Jakie są zastosowania platform przetargowych?

Platforma przetargowa – definicja

Platforma przetargowa to wyspecjalizowany rodzaj platformy zakupowej służący do przeprowadzania przetargów oraz aukcji elektronicznych. Umożliwia organizację i realizację procesu zakupowego w transparentny i konkurencyjny sposób, co przydaje się zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym. Z pomocą platform przetargowych można obsługiwać różne rodzaje przetargów – od zapytań ofertowych, po kompleksowe postępowania przetargowe^{[1] [2] [3]}.

Platforma przetargowa to internetowe narzędzie umożliwiające organizowanie i przeprowadzanie przetargów oraz aukcji elektronicznych, wspierające transparentność i efektywność procesów zakupowych.

Definicja platformy przetargowej

Platformy tego typu z reguły oferują narzędzia ułatwiające zarządzanie procesem zakupowym, w tym raportowanie, weryfikację podpisów, kalkulatory terminów oraz wsparcie techniczne na każdym etapie przetargu. Umożliwiają też zarządzanie całym cyklem zamówień, od planowania i publikacji ogłoszeń, przez zbieranie i ocenę ofert, aż po finalizację umów i ich realizację.

Składając ofertę w postępowaniu, warto przygotować klarowną ofertę marketingową, która jednoznacznie opisze zakres i rezultaty. Spójny układ dokumentu ułatwia porównanie propozycji po stronie zamawiającego.

Przepisy prawa regulujące działalność platform przetargowych

Polskie przepisy regulujące działalność platform przetargowych są zawarte głównie w ustawie Prawo zamówień publicznych^[4] – Nowe Prawo zamówień publicznych^{[5] [6]} wprowadziło uproszczoną procedurę dla zamówień poniżej progów unijnych, co miało na celu zmniejszenie formalności oraz ułatwienie udziału małych i średnich przedsiębiorstw w przetargach. Jednocześnie nowe przepisy wzmocniły ochronę praw wykonawców i podwykonawców, w tym zabezpieczyły ich przed problemami z płynnością finansową. W ustawie przewidziano także mechanizmy waloryzacji wynagrodzeń, które mają chronić wykonawców przed ryzykiem związanym ze wzrostem kosztów realizacji zamówienia.

Nowe przepisy kładą większy nacisk na jakość towarów i usług oraz ich znaczenie dla środowiska, gospodarki i społeczeństwa, a nie tylko na najniższą cenę. Zamawiający mają uwzględniać także innowacyjność proponowanych rozwiązań. Podkreśla znaczenie przejrzystości i uczciwej konkurencji w procesach przetargowych. Wszystkie ogłoszenia o przetargach muszą zawierać szczegółowe informacje dotyczące wymagań stawianych potencjalnym wykonawcom, a ocena ofert powinna opierać się na jasno określonych kryteriach^{[7] [8]}.

Platformy przetargowe, takie jak eB2B, Przetargi.money.pl czy Zakupycyfrowe.gov.pl, muszą działać nie tylko zgodnie z przepisami Prawa zamówień publicznych, ale również z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną^[9] i unijnymi dyrektywami^[10]. Inne akty prawne, które regulują ich działalność to m.in. rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 18 grudnia 2020 r. w sprawie protokołów postępowania oraz dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego^[11], ustawa o ochronie danych osobowych^[12] czy ustawa o ochronie konkurencji i konsumentów^[13].

Działanie platformy przetargowej

Działanie platformy przetargowej rozpoczyna się, gdy zamawiający publikują ogłoszenie przetargowe, które zawiera wszystkie niezbędne informacje dotyczące zamówienia – specyfikacje techniczne, wymagania dotyczące doświadczenia wykonawców, kryteria oceny ofert oraz termin składania propozycji.

Wykonawcy, którzy są zainteresowani przetargiem, mają dostęp do ogłoszeń opublikowanych na platformie przetargowej i mogą zadawać pytania lub prosić o dodatkowe informacje za pośrednictwem platformy. Następnie przygotowują swoje oferty, które powinny zawierać szczegółowe opisy proponowanych rozwiązań, wyceny oraz inne wymagane dokumenty. Składają je elektronicznie poprzez platformę, która automatycznie zbiera i archiwizuje wszystkie oferty. W praktyce pomaga też wzór oferty marketingowej, porządkujący strukturę opisu, a także ułatwiający zachowanie spójności między kolejnymi ofertami.

Zamawiający mają dostęp do narzędzi analitycznych, które pozwalają ocenić oferty według ustalonych kryteriów, takich jak cena, jakość, termin realizacji czy innowacyjność proponowanych rozwiązań. Proces mogą wspomagać algorytmy, które ułatwiają porównywanie dużej liczby ofert.

Co ważne platformy przetargowe zapewniają anonimowość oferentom – zamawiający widzą tylko treść ofert, a nie tożsamość ich autorów, co redukuje ryzyko korupcji i zapewnia uczciwość procesu. Po zakończeniu przetargu zamawiający wybierają najlepszą ofertę i podpisują umowę z wybranym wykonawcą – platformy przetargowe pozwalają to zrobić elektronicznie, a także można ich używać do zarządzania realizacją zamówienia. Wszystkie komunikaty i dokumenty są dostępne online, co ułatwia ich archiwizację i późniejsze audyty.

Zastosowania platform przetargowych

Platformy przetargowe w sektorze publicznym umożliwiają organom rządowym i samorządom lokalnym przeprowadzanie przetargów w sposób bardziej przejrzysty i zgodny z regulacjami prawnymi. Dzięki elektronicznej formie składania ofert proces jest szybki i ogranicza ryzyko błędów administracyjnych. Z kolei w sektorze prywatnym pozwalają firmom na dokładne porównanie ofert różnych dostawców, co prowadzi do wyboru najlepszych cenowo i jakościowo propozycji.

Jednym z głównych atutów platform przetargowych jest ich zdolność do gromadzenia i analizy danych dotyczących wszystkich etapów przetargu. W kontekście międzynarodowym dają one firmom i instytucjom publicznym dostęp do globalnych rynków, co zwiększa konkurencyjność przetargów i pozwala na pozyskiwanie lepszych ofert z zagranicy.