Negocjacje w biznesie – definicja, rodzaje, etapy

Zastanawiałeś się nad tym, dlaczego niektórzy właściciele firm posiadają wielu partnerów biznesowych i konsekwentnie realizują postawione sobie cele, podczas gdy inni mają z tym trudności? Klucz do sukcesu to w tym przypadku m.in. odpowiednio prowadzone, skuteczne negocjacje biznesowe. Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym są negocjacje w biznesie?
• Jakie postawy możesz przyjąć w procesie negocjacji?
• Jakie są rodzaje negocjacji?
• Jakie są strategie negocjacji?
• Jakich technik negocjacyjnych możesz używać?
• Jakie są etapy prowadzenia negocjacji?
• Dlaczego warto prowadzić negocjacje biznesowe?

Negocjacje w biznesie – definicja

Negocjacje biznesowe to zorganizowany proces komunikacji, będący najczęściej elementem procesu sprzedaży (ale nie tylko), którego celem (zazwyczaj) jest osiągnięcie porozumienia, które będzie satysfakcjonujące dla jednej, dwóch lub większej ilości stron. Negocjacje w biznesie dotyczyć mogą różnorodnych tematów i sytuacji, np. treści ofert, cen i jakości produktów, terminów realizacji zamówień czy warunków zatrudnienia pracowników.

Negocjacje w biznesie to proces, w którym dwie lub więcej stron próbują osiągnąć porozumienie w kwestiach handlowych, finansowych lub innych aspektach związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Celem negocjacji biznesowych jest zazwyczaj osiągnięcie korzystnego wyniku dla obu stron poprzez ustalenie warunków umowy lub transakcji, które będą zadowalające i akceptowalne dla wszystkich zaangażowanych stron.

Definicja negocjacji w biznesie

Negocjacje biznesowe mogą być prowadzone zatem między właścicielami firm, między właścicielami i dostawcami, pomiędzy właścicielami i pracownikami itp.

Postawy negocjacyjne

Prowadzone w biznesie negocjacje, w zależności od konkretnej sytuacji, mogą przyjmować różny kształt i w związku z tym dawać różny efekt. Wymarzonym rezultatem prowadzenia rozmów negocjacyjnych jest oczywiście wypracowanie porozumienia, które byłoby zadowalające dla wszystkich stron – nie zawsze jest to jednak możliwe. Końcowe postanowienia negocjacji często zależą natomiast od przyjętej postawy. Wyróżnić możemy nastepujące postawy negocjacyjne:

• Win-Win – postawa, której celem jest zawarcie porozumienia, w pełni satysfakcjonującego dla wszystkich stron, które biorą udział w negocjacjach,
• Win-Lose – postawa negocjacyjna, nastawiona na “wygraną” – sytuacja, w której jedna strona chce osiągnąć zaplanowane korzyści, kosztem “przegranej” drugiej strony,
• Lose-Lose – osoby, przyjmujące taką postawę, w obliczu zbliżającej się “przegranej” dążą do tego, aby przegrała również druga strona, biorąca udział w negocjacjach – nie jest to zbyt dobre rozwiązanie, zwłaszcza pod kątem budowania relacji i pozyskiwania biznesowych znajomości (taka postawa mogłaby zaszkodzić wizerunkowi firmy).

Rodzaje negocjacji

W zależności od tego, czego dotyczą negocjacje biznesowe, możemy wyróżnić:

• negocjacje handlowe – obejmują głównie aspekty, związane z wymianą towarów i usług; podczas negocjacji handlowych ustalane są przykładowo warunki współpracy, terminy dostaw czy standardy jakości produktów; zwykle prowadzone są w sektorze handlu międzynarodowego, sprzedaży oraz dystrybucji,
• negocjacje zakupowe – prowadzone są między sprzedawcą, a kupującym – obejmować mogą różne aspekty, związane z zakupem produktu, takie jak jego jakość, cena, warunki dostawy czy metody płatności,
• negocjacje cenowe – koncentrują się stricte na cenie produktu lub usługi – poza samą ceną produktu lub usługi uwzględniać mogą również np. rabaty i ich wysokość,
• negocjacje prawne – obejmują przede wszystkim prawne aspekty, związane z zawieranymi umowami i podpisywanymi kontraktami,
• negocjacje pracownicze – prowadzone są pomiędzy pracownikiem, a pracodawcą – dotyczyć mogą takich aspektów, jak wysokość zarobków, warunki zatrudnienia, dodatkowe benefity czy zakres zadań pracownika.

Strategie negocjacji

Oprócz przyjętej postawy negocjacyjnej, na końcowy wynik negocjacji wpływ będzie miała również zastosowana strategia. Wyróżniamy 5 strategii negocjacji, są to:

• dominacja – strategia, która skupia się na własnych żądaniach i dąży do ich urzeczywistnienia (nawet kosztem drugiej strony),
• kompromis – uwzględnia korzyści zarówno własne, jak i drugiej strony; polega na stosowaniu wzajemnych ustępstw, dzięki którym obydwie strony negocjacji mają szanse na stosunkowo zadowalające wynik negocjacji,
• kooperacja – współpraca z rozmówcą; jej celem jest wypracowanie takiego porozumienia, które będzie w pełni zadowalające dla wszystkich stron negocjacji,
• łagodzenie – przyzwalanie na ustępstwa po to, aby osiągnąć jakiekolwiek porozumienie (nawet kosztem własnych strat),
• unikanie – działanie, zmierzające do tego, aby nie doszło do właściwych negocjacji (wynikać może np. ze świadomości tego, że nie ma szans na wypracowanie zadowalającego porozumienia).

Techniki negocjacyjne

Na skuteczność negocjacji biznesowych wpływa również umiejętne zastosowanie odpowiednich taktyk negocjacyjnych. Do najbardziej efektywnych z należy m.in. technika, bazująca na zasadzie wzajemności. Zakłada ona, że ludzie będą bardziej skłonni na ustępstwa w sytuacji, gdy zrobimy dla nich coś, co daje im określoną korzyść. Prowadząc negocjacje, pokaż zatem swojemu rozmówcy, że jesteś w stanie podjąć działanie, które przyniesie mu pożądane korzyści – dzięki temu będzie on bardziej skłonny do tego, aby przystać na Twoje późniejsze propozycje.

Do znanych technik negocjacyjnych należy również technika, określana potocznie jako technika salami, bądź technika krojenia na plasterki. Sprawdzi się ona szczególnie w przypadku negocjacji, które dotyczą złożonego problemu. Technika salami polega bowiem na dzieleniu skomplikowanego zagadnienia na mniejsze partie. Jeśli prowadzisz biznesowe negocjacje, dotyczące złożonego problemu, nie wysuwaj wszystkich swoich propozycji od razu. Rozdziel je na mniejsze części i stopniowo, krok po kroku omów każdą z nich. Dzięki temu Twój rozmówca nie poczuje się przytłoczony i będzie bardziej skłonny do wysłuchania wszystkich Twoich rozwiązań.

Dobrą techniką negocjacyjną jest również zadawanie pytań otwartych. Jest to alternatywa dla kontrowania rozmówcy własnymi propozycjami. Wiedząc, że wasze stanowiska są odmienne, zadawaj pytania otwarte, dotyczące żądań drugiej strony. Dzięki temu dowiesz się więcej na temat punktu widzenia drugiej strony i pozwolisz jej na swobodne wyrażenie swojego zdania, co zaprocentuje w dalszej części negocjacji – po zastosowaniu takiego rozwiązania kulturalny rozmówca również powinien dać Ci prawo głosu. W pełni znając jego perspektywę, będziesz w stanie trafniej dobrać argumenty i skutecznie wypracować zadowalające was porozumienie.

Warto stosować także mirroring, który polega na subtelnym naśladowaniu gestów, tonu głosu, słów, a czasem nawet tempa mówienia drugiej osoby. Pomaga to budować poczucie porozumienia i zaufania, co jest niezwykle ważne w procesie negocjacji.

Etapy negocjacji w biznesie

Proces negocjacji powinien być odpowiednio zaplanowany i uwzględniać następujące etapy:

• Przygotowanie – aby rozmowa przyniosła zamierzony skutek, musisz solidnie przygotować się do prowadzenia negocjacji. Zastanów się, co konkretnie chcesz osiągnąć (pomocna będzie tu np. metoda SMART, które pozwoli Ci na określenie celów), jakie rozwiązanie będą dla Ciebie korzystne i satysfakcjonujące oraz na jakie ustępstwa będziesz w stanie przyzwolić. Na tym etapie warto poszukać również informacji na temat drugiej strony – dowiedz się więcej na temat swojego rozmówcy. Na podstawie zebranych danych, pomyśl jakie mogą być jego motywacje, cele oraz strategie negocjacyjne. Dzięki temu będziesz gotowy na różne scenariusze, pytania oraz propozycje i będziesz mógł osiągnąć zaplanowane cele.
• Otwarta dyskusja – na początku negocjacji warto otwarcie porozmawiać z drugą stroną. Mowa tu o wymianie istotnych informacji, które będą przydatne w późniejszych negocjacjach oraz w zrozumieniu stanowiska rozmówcy. Zadbaj o to, aby proces komunikowania się od samego początku przebiegał w przyjaznej atmosferze.
• Określenie celów – po wstępnej wymianie informacji pora na wyraźne określenie swojego stanowiska oraz celów, jakie chcesz osiągnąć w trakcie negocjacji. Pamiętaj o tym, aby jasno zaprezentować swój punkt widzenia, ale jednocześnie zrobić to z pełnym poszanowaniem stanowiska Twojego rozmówcy. Gdyby wasze cele i zdania na dany były identyczne, negocjacje nie byłyby potrzebne. Złotym środkiem będzie tu zatem jasne komunikowanie swojego zdania oraz szacunek wobec zdania drugiej strony.
• Negocjacje – moment, w którym strony dyskutują, zadają pytania, udzielają wzajemnych odpowiedzi oraz dążą do wypracowania zadowalającego je porozumienia. Na tym etapie stosowane mogą być różnorodne taktyki negocjacyjne – ich znajomość i umiejętne zastosowanie może pomóc Ci zarówno w obronie własnego zdania, jak i w przekonaniu rozmówcy do swoich racji.
• Porozumienie – koniec negocjacji często kończy zawarcie umowy lub podpisanie kontraktu bądź innego dokumentu, uwzględniającego postanowienia, wypracowane podczas negocjacji.
• Wdrożenie wypracowanych postanowień – po popisaniu stosownego porozumienia, strony negocjacji muszą wdrożyć w życie postanowienia, do których wykonania się zobowiązały.

Negocjacje w biznesie – korzyści

Umiejętne prowadzenie negocjacji może przynieść Ci wiele korzyści biznesowych. Należą do nich m.in.:

• jasno zdefiniowane standardy i oczekiwania – przygotowując się do prowadzenia negocjacji, musisz określić własne oczekiwania i pożądane standardy – dzięki temu wiesz, co chcesz osiągnąć i wiedzą to również inni,
• osiąganie korzystnych porozumień – prowadząc negocjacje, zyskujesz szansę na to, aby wypracować w pełni satysfakcjonujące dla siebie porozumienie, które przyniesie realne korzyści prowadzonej przez Ciebie działalności,
• budowanie wartościowych relacji – poprzez negocjacje możesz budować jakościowe relacje, które będą procentować w postaci efektywnych współprac biznesowych,
• dostęp do innowacyjnych rozwiązań – skuteczne negocjacje, prowadzące do nawiązywania współpracy np. z partnerami biznesowymi, w wielu przypadkach dadzą Ci dostęp do nowoczesnych rozwiązań, które znacznie poprawią jakość Twojej pracy,
• lepsze zrozumienie rynku – poznając stanowiska swoich rozmówców, zyskasz szansę na to, aby lepiej zrozumieć swoje otoczenie biznesowe i rynek, na którym działasz – dzięki temu będziesz w stanie dostosować swoją działalność do jego specyfiki,
• lepsze wyniki biznesowe – nawiązywane współprace biznesowe oraz optymalizowanie działań (na podstawie dogłębnej znajomości rynku i otoczenia biznesowego) pozwolą Ci na osiąganie dużo lepszych wyników biznesowych, a co za tym idzie – na generowanie wyższych zysków.