Kosztorys – co to jest i jak go stworzyć?

Kosztorys to fundament każdego projektu budowlanego, remontowego czy produkcyjnego. Jak jego precyzyjne przygotowanie pomaga kontrolować wydatki i ułatwia zarządzanie zasobami?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest kosztorys?
• Jakie są elementy kosztorysu?
• Jakie są rodzaje kosztorysów?
• Jakie są metody kosztorysowania?
• Jak stworzyć kosztorys?
• Jakie są zastosowania kosztorysu?

Kosztorys – definicja

Kosztorys to szczegółowy dokument finansowy, który zawiera wycenę kosztów związanych z realizacją konkretnego projektu lub przedsięwzięcia. Tworzy się go na etapie planowania i służy do przewidywania, ile będzie kosztować realizacja określonych działań^{[1] [2]}.

Kosztorys to szczegółowy plan finansowy, który określa przewidywane koszty realizacji projektu lub przedsięwzięcia.

Definicja kosztorysu

Kosztorys uwzględnia wszystkie przewidywane wydatki – koszty materiałów, robocizny, sprzętu, transportu oraz inne potencjalne koszty dodatkowe. Dzięki temu można kontrolować budżet, unikać niespodziewanych wydatków i lepiej zarządzać zasobami finansowymi. Jest niezbędny zarówno w branży budowlanej, jak i w innych sektorach, w których planowanie finansowe odgrywa ważną rolę w sukcesie przedsięwzięcia^{[3] [4]}.

Trzeba jednak pamiętać, że choć kosztorysy są niezbędne w wielu branżach, w ich tworzeniu i zastosowaniu nie ma dowolności – ramy prawne tworzenia kosztorysów w Polsce określają m.in. Kodeks Cywilny^[5], Prawo zamówień publicznych^[6], Ustawa o cenach^[7], a także dwa rozporządzenia Ministra Infrastruktury:

• z dnia 18 maja 2004 r. w sprawie określania metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym^[8],
• z dnia 2 września 2004 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego^[9].

Elementy kosztorysu

Kosztorys składa się z kilku elementów^[10]:

• Tytuł kosztorysu określa nazwę projektu oraz podstawowe informacje, takie jak lokalizacja, inwestor, wykonawca, data sporządzenia kosztorysu.
• Opis przedmiotu kosztorysu to szczegółowy opis zakresu prac do wykonania. Zawiera informacje na temat specyfikacji technicznych, wymagań jakościowych oraz innych istotnych aspektów projektu.
• Spis treści zawiera listę wszystkich elementów kosztorysu z podziałem na sekcje.
• Wykaz robót i materiałów to lista wszystkich prac do wykonania oraz materiałów niezbędnych do realizacji projektu. Każdy element jest opisany i skatalogowany, często z podaniem normatywów i specyfikacji technicznych.
• Cennik robocizny zawiera stawki godzinowe lub dzienne za pracę różnych specjalistów i pracowników zaangażowanych w projekt. Może również zawierać informacje o ewentualnych kosztach dodatkowych, takich jak nadgodziny.
• Cennik materiałów to lista materiałów wraz z ich jednostkowymi cenami. Uwzględnia ceny zakupu, transportu i ewentualnego magazynowania materiałów.
• Koszty sprzętu obejmują wykaz sprzętu i narzędzi używanych podczas realizacji projektu wraz z kosztami wynajmu, amortyzacji lub zakupu.
• Koszty dodatkowe to wszystkie inne przewidywane koszty – koszty administracyjne, opłaty za pozwolenia, ubezpieczenia, koszty transportu czy ewentualne rezerwy na nieprzewidziane wydatki.
• Podsumowanie kosztów to zestawienie wszystkich kosztów związanych z projektem, z podziałem na poszczególne kategorie. Często zawiera również analizę kosztów oraz komentarze dotyczące ewentualnych ryzyk finansowych.
• Uwagi końcowe i podpisy to sekcja zawierająca wszelkie dodatkowe uwagi, komentarze, warunki realizacji oraz podpisy osób odpowiedzialnych za sporządzenie kosztorysu.

Rodzaje kosztorysów

Istnieje kilka rodzajów kosztorysów, które różnią się pod względem celu, zakresu i szczegółowości^{[11] [12] [13] [14]}:

• Kosztorys inwestorski sporządza inwestor na etapie planowania inwestycji. Pozwala on oszacować całkowite koszty realizacji projektu i służy jako podstawa do oceny opłacalności inwestycji oraz planowania budżetu. Zawiera szczegółowy opis wszystkich prac, materiałów i usług niezbędnych do realizacji projektu.
• Kosztorys ofertowy tworzą wykonawcy w odpowiedzi na zapytania ofertowe od inwestorów. Zawiera wycenę kosztów realizacji określonych prac lub dostarczenia materiałów zgodnie z wymaganiami inwestora. Jest też podstawą do negocjacji i wyboru wykonawcy.
• Kosztorys zamienny sporządza się w przypadku zmian w projekcie, które wystąpiły po zatwierdzeniu pierwotnego kosztorysu. Uwzględnia nowe warunki i zakres prac, które różnią się od pierwotnych założeń.
• Kosztorys powykonawczy tworzy się po zakończeniu realizacji projektu. Zawiera rzeczywiste koszty poniesione podczas realizacji inwestycji, z uwzględnieniem wszelkich zmian i dodatkowych prac, które miały miejsce w trakcie realizacji. Służy do rozliczenia końcowego między inwestorem a wykonawcą.
• Kosztorys szczegółowy to bardzo dokładny kosztorys, który zawiera szczegółowe informacje na temat każdej pozycji kosztowej – opisuje się w nim w najmniejszych detalach prace, normy zużycia materiałów, stawki za robociznę oraz kalkulacje kosztów. Tego typu kosztorysy stosuje się w projektach o dużej skali i złożoności.
• Kosztorys uproszczony zawiera tylko ogólne wyceny poszczególnych elementów projektu bez szczegółowych kalkulacji. Jest stosowany w mniej skomplikowanych projektach lub na wczesnym etapie planowania.

Metody kosztorysowania

W Polsce stosuje się dwie metody kosztorysowania, co wynika z przyjętych w naszym kraju aktów prawnych^{[15] [16] [17] [18]}. Są to:

Kalkulacja szczegółowa

Kalkulacja szczegółowa, jak wskazuje nazwa, pozwala w detalach obliczyć wartości poszczególnych pozycji kosztorysu. W tym celu dla wszystkich jego pozycji oblicza się przedmiar robót wartości kosztów bezpośrednich, po czym dolicza się do tego koszty pośrednie, zysk i stawką podatku VAT. Oblicza się to według następującego wzoru:

Wk  = Σ(i × n × c) + Kp + Z + Pv

gdzie:

• i – liczba jednostek przedmiarowych robót,
• n – jednostkowe nakłady rzeczowe, np. robocizny, materiałów i pracy sprzętu,
• c – ceny czynników produkcji, takich jak stawki robocizny czy ceny nabycia materiałów,
• K_p – koszty pośrednie,
• Z – zysk kalkulacyjny,
• P_v – podatek VAT.

Kalkulacja uproszczona

Kalkulacja uproszczona kosztorysów polega na obliczaniu wartości kosztorysowej robót budowlanych poprzez zastosowanie cen jednostkowych do ustalonych ilości jednostek przedmiarowych. Jest to metoda szybsza i mniej skomplikowana niż kalkulacja szczegółowa, ponieważ nie wymaga szczegółowej analizy każdego elementu kosztowego. Podstawowy wzór na wygląda następująco:

Ck  = Σ(Li × Cj) + Pv

gdzie:

• C_k to cena kosztorysowa robót,
• L_i to ilość jednostek przedmiarowych robót,
• C_j to cena jednostkowa dla danej pozycji,
• P_v to podatek VAT.

Tworzenie kosztorysu

Tworzenie kosztorysu rozpoczyna się od zebrania wszystkich niezbędnych informacji o projekcie, takich jak plany, specyfikacje techniczne oraz wymagania inwestora. Następnie przeprowadza się przedmiar robót, czyli określa ilości poszczególnych prac i materiałów potrzebnych do realizacji projektu.

Kolejnym krokiem jest wybór odpowiedniej metody kosztorysowania. W zależności od specyfiki projektu można zastosować kalkulację szczegółową, która polega na dokładnym oszacowaniu kosztów poszczególnych elementów, lub kalkulację uproszczoną, która bazuje na cenach jednostkowych dla większych grup prac. Przy kalkulacji szczegółowej analizuje się koszty materiałów, robocizny, sprzętu oraz inne koszty bezpośrednie, a także dolicza się koszty pośrednie, zyski i podatki.

W trakcie tworzenia kosztorysu należy również uwzględnić wszelkie dodatkowe koszty, takie jak koszty transportu, ubezpieczenia, administracyjne oraz rezerwy na nieprzewidziane wydatki. Na podstawie zebranych danych i przeprowadzonych kalkulacji tworzy się szczegółowy dokument kosztorysowy, który zawiera pełne zestawienie kosztów oraz ich podział na poszczególne kategorie.

Kosztorys musi być również zgodny z obowiązującymi normami i standardami oraz uwzględniać aktualne ceny rynkowe. Ważne jest też regularne aktualizowanie danych kosztorysowych oraz konsultacje z ekspertami branżowymi. Proces kończy się weryfikacją i akceptacją kosztorysu przez wszystkie zainteresowane strony.

Powyższe działania można przedstawić na przykładzie projektu budowy garażu. Najpierw zbieramy wszystkie potrzebne informacje o projekcie – w tym wypadku będą to projekt budowlany i specyfikacje techniczne, zakres prac i wymagania materiałowe. Po tym można przejść do określenia przedmiar robót, czyli ilość prac do wykonania. Załóżmy, że w przypadku wspomnianego garażu potrzebne będą:

• wykop pod fundamenty – 10 m³,
• fundamenty betonowe – 5 m³ betonu.
• ściany murowane – 50 m²,
• dach – 20 m² dachówki.

Po określeniu przedmiaru należy wybrać metodę kosztorysowania – dla naszego przykładu wybierzemy kalkulację uproszczoną, która opiera się na cenach jednostkowych, czyli zakładamy ceny jednostkowe dla poszczególnych prac, które zawierają już koszty robocizny, materiałów i sprzętu:

• wykop pod fundamenty – 100 zł/m³,
• fundamenty betonowe – 300 zł/m³,
• ściany murowane – 200 zł/m²,
• dachówka – 150 zł/m².

Pozostaje obliczyć koszty poszczególnych prac. Koszt wykopu pod fundamenty oblicza się następująco:

Kwykop = 10 m³ × 100 zł/m³ = 1000 zł 

Koszt fundamentów betonowych:

Kfundamenty = 5 m³ × 300 zł/m³ = 1500 zł 

Koszt ścian murowanych:

Kściany = 50 m2 × 200 zł/m2 = 10 000 zł 

Koszt dachówki:

Kdach = 20 m2 × 150 zł/m2 = 3000 zł 

Pozostaje jeszcze zsumować wszystkie koszty:

Kcałkowity = Kwykop + Kfundamenty + Kściany + Kdach
Kcałkowity = 1000 zł + 1500 zł + 10 000 zł + 3000 zł = 15 500 zł

Ostatnim krokiem jest dodanie VAT, który wynosi 23%:

Kcałkowity z VAT = 15500 zł × 1,23 = 19 065 zł

Zastosowania kosztorysu

Kosztorys przede wszystkim służy do oceny opłacalności inwestycji, co pozwala inwestorom dokładnie oszacować koszty i porównać je z przewidywanymi przychodami – dzięki temu można ocenić, czy projekt jest rentowny i warto go realizować.

W fazie planowania i przygotowania projektu kosztorys pełni istotną funkcję w budżetowaniu, ponieważ pozwala precyzyjnie określić, ile środków finansowych będzie potrzebnych na poszczególne etapy realizacji, co pozwala uniknąć przekroczenia budżetu. Na podstawie kosztorysu można również ubiegać się o kredyty lub inne formy finansowania.

Podczas realizacji projektu kosztorys może pomóc w kontroli kosztów – porównywanie rzeczywistych wydatków z przewidywanymi kosztami pozwala wcześnie wykrywać ewentualne przekroczenia budżetu i podejmować działania korygujące. Wykonawcy i podwykonawcy korzystają z kosztorysów do przygotowywania ofert, negocjacji kontraktów i ustalania cen za swoje usługi.

Kosztorys jest również podstawą do rozliczeń między inwestorem a wykonawcą – po zakończeniu prac stosuje się go do rozliczenia kosztów rzeczywistych i porównania ich z kosztami przewidywanymi. Wykorzystuje się je też w postępowaniach przetargowych (np. na platformach przetargowych), gdzie są podstawę oceny ofert i wyboru najkorzystniejszej propozycji. Kosztorysy stosuje się też w zarządzaniu ryzykiem, ponieważ dzięki nim można znaleźć i oszacować potencjalne zagrożenia finansowe związane z realizacją projektu.