Jaki program do fakturowania wybrać?

W obliczu setek dostępnych rozwiązań do fakturowania łatwo się zgubić. Jak zatem wybrać dopasowany do Twoich potrzeb program do fakturowania?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Jakie cechy powinien posiadać dobry program do fakturowania?
• Jak wybrać program do fakturowania?
• Jakie są popularne programy do fakturowania?

Najważniejsze informacje:

• Dobry program powinien oferować intuicyjny interfejs, automatyzację procesów, zgodność z KSeF oraz możliwości integracyjne z innymi systemami biznesowymi.
• Proces wyboru obejmuje analizę potrzeb firmy, porównanie funkcjonalności, testowanie wersji próbnych oraz ocenę kosztów długoterminowych.
• Najpopularniejsze rozwiązania w Polsce to Fakturownia, Faktura.pl, FakturaXL, iFirma oraz Comarch ERP XT, każde z unikalnymi zaletami.

Jakie cechy powinien posiadać dobry program do fakturowania?

Dobry program do fakturowania powinien posiadać następujące cechy:

Zgodność z przepisami i bezpieczeństwo

Najważniejsze funkcje programu muszą obejmować pełną zgodność z Krajowym Systemem e-Faktur oraz możliwość generowania plików JPK. Program powinien automatycznie aktualizować się zgodnie ze zmieniającymi się przepisami prawa, zapewniając przedsiębiorcom spokój prawny.

Bezpieczeństwo danych stanowi fundamentalną cechę profesjonalnego oprogramowania do fakturowania. System musi oferować ochronę przed nieautoryzowanym dostępem poprzez zaawansowane szyfrowanie oraz regularne kopie zapasowe. Zgodność z RODO oraz certyfikaty bezpieczeństwa potwierdzają wiarygodność dostawcy.

Automatyzacja i funkcjonalność

Kompleksowy program umożliwia automatyczne wystawianie faktur, znacznie redukując czas potrzebny na rutynowe czynności administracyjne. Automatyczne księgowanie, generowanie faktur cyklicznych oraz integracja z bazą GUS to funkcje, które wyróżniają profesjonalne rozwiązania od prostych narzędzi.

Program do wystawiania faktur powinien obsługiwać różnorodne typy dokumentów – od standardowych faktur VAT po faktury zaliczkowe, korygujące oraz dokumenty kosztowe. Możliwość wystawiania faktur online w różnych walutach otwiera możliwości ekspansji międzynarodowej.

Mobilność i dostępność

Nowoczesne rozwiązania oferują pełną mobilność poprzez aplikacje na urządzenia mobilne oraz dostęp przez przeglądarki internetowe. Możliwość pracy z dowolnego miejsca staje się standardem dla dynamicznie rozwijających się firm.

Intuicyjne wystawianie faktur oraz łatwość obsługi determinują adopcję systemu przez zespół. Program powinien umożliwiać wystawienie faktury w kilku prostych krokach, minimalizując krzywą uczenia dla nowych użytkowników.

Kluczem do sukcesu w wyborze systemu fakturowania jest znalezienie równowagi między funkcjonalnością a prostotą obsługi. Program musi być na tyle zaawansowany, aby wspierać rozwój firmy, ale jednocześnie intuicyjny w codziennym użytkowaniu.

Michał Włodarczyk, Head of Customer Success

Jak wybrać program do fakturowania?

Jak wybrać program dopasowany do Twoich potrzeb? Pomocny może być plan.

Analiza potrzeb biznesowych

Pierwszym krokiem jest dokładne określenie wymagań Twojej działalności gospodarczej. Przeanalizuj liczbę wystawianych dokumentów miesięcznie, rodzaje faktur oraz specyficzne wymagania branżowe. Firmy prowadzące działalność międzynarodową będą potrzebować obsługi różnych walut, podczas gdy przedsiębiorstwa handlowe wymagają integracji z systemami magazynowymi.

Oceń również przyszłe potrzeby rozwojowe – czy planujesz ekspansję, zwiększenie zespołu lub rozszerzenie oferty. Wybór skalowalnego rozwiązania pozwoli uniknąć kosztownej migracji w przyszłości.

Porównanie funkcjonalności i testowanie

Sporządź listę koniecznych funkcji oraz porównaj dostępne opcje na rynku. Zwróć uwagę na możliwości integracji ze wszystkimi dostawcami sklepów internetowych, systemami płatności oraz programami księgowymi używanymi w Twojej firmie.

Skorzystaj z darmowych okresów próbnych oferowanych przez większość dostawców. Testowanie w rzeczywistych warunkach pracy pozwoli ocenić intuicyjność interfejsu oraz wydajność systemu przy codziennym użytkowaniu.

Ocena kosztów i wsparcia technicznego

Przeanalizuj całkowite koszty właścicielstwa, uwzględniając nie tylko miesięczne opłaty abonamentowe, ale również koszty wdrożenia, szkoleń oraz potencjalnych integracji. Darmowy program może okazać się kosztowny w długoterminowej perspektywie, jeśli nie oferuje niezbędnych funkcjonalności.

Sprawdź jakość wsparcia technicznego – dostępność pomocy, czas odpowiedzi oraz kompetencje zespołu wsparcia technicznego. Profesjonalne wsparcie staje się kluczowe w sytuacjach kryzysowych oraz podczas wdrażania nowych funkcjonalności.

Jakie są popularne programy do fakturowania?

Rynek oprogramowania do fakturowania w Polsce oferuje szeroki wybór rozwiązań dostosowanych do różnych potrzeb biznesowych i budżetów.

Fakturownia

Fakturownia należy do najpopularniejszych programów w Polsce, obsługując ponad 600 000 firm. Oferuje darmowy pakiet „Micro” umożliwiający wystawienie do 3 faktur miesięcznie oraz 30-dniowy okres próbny dla pełnej wersji.

Program wyróżnia się aplikacją mobilną na iOS i Android, obsługą wszystkich walut świata oraz ponad 70 integracjami z systemami e-commerce, bankowymi i księgowymi. Ceny płatnych planów zaczynają się od 9,99 zł netto miesięcznie. Wadą może być stosunkowo wysoka cena zaawansowanych pakietów.

Faktura.pl

Jeden z najstarszych programów do fakturowania w Polsce, działający od 1999 roku. Specjalizuje się w obsłudze mikro i małych firm oraz jednoosobowych działalności gospodarczych. Oferuje 30-dniowy darmowy okres próbny.

Kluczową zaletą jest możliwość wystawienia faktury w kilkanaście sekund oraz finansowanie wystawionych faktur do kwoty 100 000 zł. Program integruje się z Allegro oraz oferuje zautomatyzowaną księgowość online. Brak aplikacji mobilnej stanowi główną wadę tego rozwiązania.

FakturaXL

Program wyróżniający się najlepszym darmowym planem, pozwalającym na wystawienie do 10 faktur miesięcznie bezpłatnie. Oferuje elastyczne przełączanie między wersją płatną a darmową w zależności od miesięcznych potrzeb.

Charakteryzuje się prostotą obsługi oraz automatycznym pobieraniem danych klientów z bazy GUS. Program idealnie sprawdza się dla osób rozliczających się bez VAT. Płatne wersje zaczynają się od 9,99 zł miesięcznie. Ograniczone funkcje zaawansowane mogą być wadą dla większych firm.

iFirma

Rozwiązanie polecane szczególnie dla firm z branży e-commerce dzięki specjalnym funkcjom sprzedaży oraz doskonałym integracjom. Oferuje darmowy pakiet na 3 faktury miesięcznie oraz ponad 150 integracji z różnymi systemami.

Program posiada aplikację mobilną, darmowy moduł magazynowy oraz CRM w cenie podstawowego pakietu. Po przekroczeniu darmowego limitu koszt wynosi 150 zł rocznie. Interfejs może wydawać się skomplikowany dla początkujących użytkowników.

Comarch ERP XT

Zaawansowany program do zarządzania całą firmą, integrujący fakturowanie z księgowością i magazynem. Oferuje 10 darmowych faktur łącznie lub 30-dniowy okres próbny pełnej wersji.

System działa w chmurze, posiada aplikację mobilną oraz oferuje samodzielną księgowość wspomaganą przez sztuczną inteligencję. Integruje się z Allegro oraz sklepami internetowymi. Płatne pakiety zaczynają się od 17 zł miesięcznie. Złożoność systemu może być przeszkodą dla małych firm.

wFirma

Najlepszy program do pełnej księgowości i fakturowania, oferujący moduł kadrowo-płacowy oraz ponad 350 integracji z różnymi systemami biznesowymi. Brak darmowej wersji, ale dostępny jest 30-dniowy okres próbny.

Program charakteryzuje się zaawansowanymi funkcjami raportowania oraz analizami finansowymi. Abonament zaczyna się od 19 zł miesięcznie. Wysokie koszty oraz złożoność mogą być barierą dla najmniejszych firm.

inFakt

Prosty program charakteryzujący się konkurencyjnymi cenami zaczynającymi się od 4,99 zł miesięcznie. Brak darmowej wersji, ale oferowany jest 30-dniowy okres testowy.

Program koncentruje się na podstawowych funkcjach fakturowania z przejrzystym interfejsem. Ograniczone możliwości integracyjne oraz brak zaawansowanych funkcji mogą być wadą dla rozwijających się firm.

Symfonia eBiuro

Program przeznaczony dla mikrofirm i freelancerów, gotowy na KSeF. Oferuje darmową 45-dniową wersję próbną oraz pakiet Sprzedaż za 23 zł miesięcznie.

Charakteryzuje się dobrą integracją z systemami księgowymi oraz prostotą obsługi. Program może być ograniczony dla firm wymagających zaawansowanych funkcji magazynowych lub CRM.

TAXON

Interesująca opcja dla początkujących, oferująca darmowy plan do 10 faktur miesięcznie oraz dobrze zaprojektowaną aplikację mobilną. Program charakteryzuje się intuicyjnym interfejsem oraz konkurencyjnymi cenami.

Ograniczone możliwości integracyjne oraz mniejsza rozpoznawalność marki mogą być wadami w porównaniu do etablowanych graczy rynkowych.

Bizin

Program charakteryzujący się najlepszym stosunkiem ceny do jakości oraz darmowym pakietem z nielimitowaną liczbą faktur, choć z ograniczonymi funkcjami zaawansowanymi.

Rozwiązanie sprawdza się dla mikrofirm poszukujących podstawowych funkcjonalności bez dodatkowych kosztów. Ograniczone wsparcie techniczne oraz funkcje mogą być problematyczne dla większych organizacji.