Informacja prasowa: jak tworzyć treści, które zainteresują dziennikarzy?

Informacja prasowa jest jedną z najczęściej stosowanych metod kontaktu między marką a mediami. Dobrze napisana i ciekawa notka może nie tylko zainteresować nowych odbiorców Twoimi produktami lub usługami, ale również przynieść inne, wymierne korzyści biznesowe. 

O czym koniecznie należy pamiętać w tworzeniu informacji prasowych?

Czym jest informacja prasowa?

Informacja prasowa to oficjalne oświadczenie lub komunikat skierowany do mediów, który ma na celu przekazanie istotnych informacji o przedsiębiorstwie, wydarzeniu, produkcie lub usłudze. Notki prasowe powinny być pisane w sposób zrozumiały, rzetelny i atrakcyjny. Są często wykorzystywane jako narzędzie promocji contentu oraz budowania pozytywnego wizerunku. Ich tworzenie i dystrybucja mogą wchodzić w zakres strategii marketingowej Twojej marki.

Głównym celem notki prasowej jest zwrócenie uwagi dziennikarzy, redaktorów i innych przedstawicieli mediów na dany temat oraz zachęcenie ich do opublikowania tekstu zainspirowanego informacją, lub przekazania tych informacji szerszej publiczności w inny sposób. Regularne przekazywanie informacji prasowych pomaga w budowaniu i utrzymaniu relacji z mediami. Pozwala to lepiej zrozumieć potrzeby dziennikarzy oraz umożliwia szybsze i łatwiejsze przekazywanie im istotnych informacji.

W sytuacji kryzysowej, nota prasowa może być narzędziem do przekazania oficjalnego stanowiska organizacji oraz wyjaśnienia kontekstu danego zdarzenia. W ten sposób firma może uspokoić sytuację i zminimalizować ewentualne negatywne konsekwencje dla swojego wizerunku

Najważniejsze zasady pisania notki prasowej

Pisanie informacji prasowej jest zajęciem wymagającym pewnej wprawy. Tego typu teksty są jednymi z najczęściej produkowanych i rozpowszechnianych materiałów – ich tworzeniem często zajmują się copywriterzy, których może zatrudniać zarówno Twoja firma, jak i wyspecjalizowana agencja. 

Jeśli planujesz samodzielnie napisać informację prasową, musisz pamiętać o kilku rzeczach:

Wybierz istotny temat

Upewnij się, że informacja prasowa dotyczy ważnego tematu: wydarzenia, produktu czy usługi, który jest wartościowy i dla mediów i odbiorców. Dziennikarze otrzymują codziennie wiele notek prasowych i muszą wybrać te, które są najbardziej interesujące i mają największą potencjalną wartość dla ich odbiorców. 

Stwórz chwytliwy tytuł 

Zaprojektuj tytuł, który jest krótki, konkretny i przyciąga uwagę, tak aby wyróżnić się wśród innych informacji prasowych. Chwytliwe tytuły są istotne, ponieważ to pierwsze, co widzi dziennikarz, przeglądając notki prasowe. Mogą zaintrygować czytelnika i zmotywować go do zapoznania się z całą treścią, co mocno zwiększa szanse na opublikowanie informacji prasowej.

Odpowiedz na podstawowe pytania

W leadzie (wprowadzeniu) odpowiedz na pytania: kto, co, gdzie, kiedy i dlaczego. Wiele osób nie czyta nic poza pierwszym akapitem tekstu, więc musi on dostarczyć czytelnikowi kluczowe informacje już na samym początku.

Pisz krótko i zwięźle

Pisz w prostym i zrozumiałym języku, unikaj żargonu i skomplikowanych sformułowań. Stosuj krótkie akapity oraz jasne i precyzyjne zdania. Dziennikarze mają ograniczony czas na przeczytanie wielu notek prasowych. Prosty język ułatwia im zrozumienie treści, co zwiększa szanse na przekazanie dalej Twojego komunikatu i zainteresowanie czytelników danego medium Twoją informacją prasową.

Prezentuj fakty i unikaj marketingowego języka

Informacja prasowa powinna zawierać wyłącznie poświadczone i sprawdzalne fakty. Jeśli wysyłasz notę o premierze nowego produktu, napisz, do czego służy, z czego jest zrobiony, ile będzie kosztować – unikaj opinii na jego temat. Do tekstu możesz dołączyć wypowiedzi ekspertów, osób związanych bezpośrednio z tematem lub przedstawicieli Twojej organizacji – aby dodać wiarygodności i uatrakcyjniać tekst.

Informacja prasowe pełni głównie funkcję informacyjną, więc do właśnie tego celu musisz dostosować swój język i styl wypowiedzi. Na decyzje zakupowe czy lojalność klienta możesz wpływać działaniami marketingowymi, w nocie prasowej skup się na suchych faktach.

Nie zapominaj o kwestiach technicznych

Pamiętaj, że dziennikarze zwracają uwagę na technikalia. W tekście nie stosuj żadnego formatowania poza pogrubieniem i kursywą – redakcje dostosują tekst do swoich wewnętrznych wymogów. 

Równie ważny jest format, w którym wysyłasz materiał – najlepiej robić to w .docx lub .rtf. Jeśli jednak dziennikarze zażyczą sobie innego formatu, powinieneś im go dostarczyć.

Jeśli to możliwe, dołącz w załączniku wysokiej jakości zdjęcia, grafiki lub materiały multimedialne, które uzupełniają treść i zainteresują odbiorców. Jeśli przedstawiają one jednak wybraną osobę, upewnij się, że posiadasz jej zgodę na wykorzystanie wizerunku.

Na koniec informacji prasowej umieść dane kontaktowe osoby, która może udzielić dodatkowych informacji, takie jak jej imię, nazwisko, adres e-mail i numer telefonu, co ułatwi komunikację z zainteresowanymi dziennikarzami i redakcjami.

Dystrybucja informacji prasowej

Dystrybucja notki prasowej wymaga przemyślanej strategii, która obejmuje wybór odpowiedniego momentu, docelowych odbiorców oraz sposobu przekazania informacji. 

Na początku zidentyfikuj media i dziennikarzy, którzy mogą być zainteresowani tematem Twojej informacji. Zastanów się, które gazety, czasopisma, stacje radiowe, telewizyjne lub portale internetowe publikują często artykuły związane z Twoją branżą.

Następnie możesz przejść do opracowania listy kontaktów. Powinny się na niej znaleźć imiona, nazwiska, stanowiska, nazwy mediów oraz adresy e-mail potencjalnie zainteresowanych dziennikarzy, redaktorów i blogerów.

Staraj się wysyłać notki prasowe w odpowiednim czasie, kiedy jest szansa na to, że zostaną opublikowane – najlepiej robić to rano, między 8 a 10, w poniedziałki lub wtorki. Unikaj wysyłania not w piątki, weekendy oraz przed świętami – wtedy ich zasięg może być znacznie ograniczony. W przypadku publikacji, które mają długie terminy redakcyjne, takie jak miesięczniki czy kwartalniki, warto wysłać notkę prasową z odpowiednim wyprzedzeniem, aby zwiększyć szanse na jej opublikowanie.

Staraj się personalizować wiadomość e-mail, w której przesyłasz informację prasową, zwracając się do dziennikarza czy redaktora po imieniu oraz odnosząc się do ich wcześniejszych publikacji. W ten sposób zwiększasz szanse na to, że Twoja notka prasowa zostanie zauważona. 

Można umieścić ją bezpośrednio w treści e-maila, aby ułatwić odbiorcom jej szybkie przeczytanie – trzeba jednak pamiętać, że niektórzy dziennikarze mogą tego nie lubić. Druga opcja to dodać tekst jako osobny plik-załącznik, ale w tym wypadku trzeba pamiętać, że może to wymagać zbudowanej relacji – wiele osób po prostu (poniekąd: słusznie!) ignoruje załączniki od nieznanych nadawców.

Po wysłaniu notki prasowej, monitoruj reakcje mediów i dziennikarzy. Bądź dostępny na wypadek ewentualnych pytań czy potrzeby dodatkowych wyjaśnień. Jeśli zauważysz, że Twoja notka prasowa została opublikowana, podziękuj za zainteresowanie. Pozwoli Ci to nawiązać długofalowe relację z dziennikarzami, redaktorami i innymi przedstawicielami mediów. 

Współpracuj z nimi, udzielaj komentarzy, odpowiadaj na pytania i utrzymuj regularny kontakt. Pamiętaj, że dobre relacje z mediami mogą przyczynić się do sukcesu przyszłych kampanii informacyjnych.

Jak sprawdzić efekty wysyłki notki prasowej?

Sprawdzenie efektów wysyłki informacji prasowej pozwala ocenić skuteczność Twojego komunikatu oraz wskazać elementy do usprawnienia w przyszłości. 

Metody możesz dostosować do specyfiki Twojej firmy – warto też korzystać z więcej niż jednego narzędzie, ponieważ daje to szerszy obraz. 

Oto kilka sprawdzonych sposobów, które pomogą Ci ocenić rezultaty kampanii:

• Monitorowanie mediów – śledź regularnie publikacje w prasie, radiu, telewizji i internecie, aby sprawdzić, czy Twoja informacja “poszła w świat”. Możesz to robić samodzielnie lub skorzystać z narzędzi do monitoringu mediów.
• E-mailowe potwierdzenia – sprawdzaj skrzynkę e-mail w poszukiwaniu odpowiedzi od dziennikarzy. Ewentualne zapytania czy potwierdzenia opublikowania komunikatu świadczą o zainteresowaniu mediów.
• Analiza statystyk e-mail – jeśli wysłałeś notkę prasową za pomocą narzędzi do e-mail marketingu, sprawdź statystyki, takie jak wskaźnik otwarć, kliknięć czy odbiorców, którzy zdecydowali się na kontakt z Tobą. Mogą one dostarczyć wartościowych informacji na temat skuteczności wysyłki.
• Wskaźniki zaangażowania w mediach społecznościowych – obserwuj aktywność związaną z Twoją notką prasową w mediach społecznościowych, takich jak udostępnienia, komentarze czy polubienia. Są one miarą zainteresowania i skuteczności Twojej informacji.
• Analiza ruchu na stronie internetowej – jeśli notka prasowa zawiera odnośniki do Twojej strony internetowej, sprawdź statystyki ruchu, aby zobaczyć, czy przyczyniła się do wzrostu liczby odwiedzin.
• Feedback od dziennikarzy – utrzymuj kontakt z dziennikarzami i zbieraj od nich informacje zwrotne na temat komunikatu. Dzięki temu dowiesz się, co można poprawić w przyszłych wysyłkach.
• Porównaj z wcześniejszymi wysyłkami – porównaj rezultaty obecnej notki prasowej z wynikami poprzednich wysyłek, aby zrozumieć, co działa, a co należy poprawić.
• Ocena efektów biznesowych – zastanów się, czy notka prasowa przyczyniła się do osiągnięcia założonych celów biznesowych, takich jak zwiększenie sprzedaży, generowanie nowych leadów czy wzrost świadomości marki. Śledź wybrane wskaźniki, aby ocenić rzeczywisty wpływ notki prasowej na Twoją firmę.

Narzędzia z szablonami notek prasowych

Istnieje wiele narzędzi i platform, które oferują szablony notek oraz ułatwiają tworzenie i dystrybucję komunikatów prasowych. Oto kilka z nich:

• Prowly – platforma do zarządzania komunikacją z mediami, która oferuje szablony notek oraz funkcje, które ułatwiają tworzenie, dystrybucję i monitorowanie notek prasowych.
• PR Newswire – usługa dystrybucji informacji prasowych, która udostępnia także szablony. Korzystając z tej platformy, możesz szybko opracować notkę prasową i rozpocząć jej dystrybucję.
• HubSpot – platforma marketingowa, która oferuje m.in. darmowe szablony notek prasowych do pobrania. Szablony te są dostępne w formacie Microsoft Word i można je łatwo dostosować do własnych potrzeb.
• PressPage – platforma do zarządzania komunikacją z mediami, która oferuje szablony notek prasowych wraz z funkcjami, które ułatwiają ich tworzenie, dystrybucję i monitorowanie.

Wybierając narzędzie lub platformę z szablonami notek prasowych, warto zwrócić uwagę na łatwość obsługi, dostępność funkcji oraz możliwość dostosowania szablonu do własnych potrzeb. Korzystając z odpowiednich narzędzi, możesz szybko stworzyć profesjonalną notkę prasową i efektywnie docierać do mediów i indywidualnych odbiorców.

Informacje prasowe w Twojej firmie

W każdej firmie powinna znaleźć się osoba, która będzie potrafiła stworzyć zwięzła i interesującą informację prasową – np. o działalności organizacji lub oferowanych przez nią produktach i usługach. 

Nauczenie się trudnej sztuki pisania not prasowych może przynieść Twojej marce wymierne korzyści biznesowe i wizerunkowe. Redakcje zainteresowane Twoimi informacjami prasowymi mogą w przyszłości publikować także dłuższe materiały o Twojej działalności, co może przyczynić się do budowy świadomości marki.