Dochód utracony – co to jest i jak wpływa na kondycję finansową firmy?

Wypadek, choroba, błąd medyczny – chwila, która zmienia wszystko. Dla pracownika zatrudnionego na podstawie stosunku pracy to nie tylko cierpienie fizyczne, ale także natychmiastowa utrata źródła przychodów. Dla przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą to jeszcze większy dramat – firma przestaje generować przychody, klienci odchodzą, a zobowiązania wobec kontrahentów i urzędów nadal trzeba regulować?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest dochód utracony?
• Jak obliczyć dochód utracony?
• Jak udokumentować dochód utracony?
• Jak dochód utracony wpływa na kondycję firmy?

Najważniejsze informacje:

• Dochód utracony to kategoria szkody majątkowej obejmująca utracone korzyści – przychody, które poszkodowany mógłby osiągnąć, gdyby nie poniosła szkody w wyniku wypadku, błędu medycznego lub innego zdarzenia powodującego utratę zdolności do pracy zarobkowej.
• Aby obliczyć dochód utracony, należy ustalić różnicę między dochodami hipotetycznymi (które osiągnięto by bez szkody) a faktycznymi dochodami lub świadczeniami otrzymanymi po zdarzeniu, uwzględniając przychody z pracy, działalności lub innych źródeł oraz wszelkie poniesionymi kosztami.
• Dokumentowanie dochodu utraconego wymaga przedstawienia zaświadczeń o zarobkach sprzed wypadku, umów o pracę lub działalności, zeznań podatkowych, orzeczeń lekarskich o niezdolności do pracy oraz dowodów faktycznych strat (np. niezrealizowanych kontraktów dla przedsiębiorców).
• Dochód utracony wpływa negatywnie na kondycję firmy poprzez utratę przychodów z działalności operacyjnej, niemożność realizacji zobowiązań, spadek rentowności i pogorszenie płynności finansowej, co może prowadzić do utraty kontrahentów, zadłużenia i w skrajnych przypadkach do likwidacji działalności gospodarczej.

Dochód utracony – definicja

Dochód utracony, zwany też utraconym zarobkiem, to kategoria prawna mieszcząca się w szerszym pojęciu “utraconych korzyści” w ramach naprawienia szkody majątkowej. Zgodnie z Kodeksem cywilnym, naprawienie szkody obejmuje zarówno straty, które poszkodowany rzeczywiście poniósł (damnum emergens), jak i korzyści, które mógłby osiągnąć, gdyby mu szkody nie wyrządzono (lucrum cessans)^[1].

Dochód utracony należy do tej drugiej kategorii – to przychody, których poszkodowany nie uzyskał z powodu niemożności wykonywania pracy zarobkowej lub prowadzenia działalności gospodarczej w wyniku wypadku, choroby, błędu medycznego lub innego zdarzenia szkodzącego.

Dochód utracony to hipotetyczne korzyści finansowe, które poszkodowany osiągnąłby z prawdopodobieństwem graniczącym z pewnością, gdyby nie utracił całkowicie lub częściowo zdolności do pracy zarobkowej w wyniku zdarzenia wyrządzającego szkodę.

Definicja dochodu utraconego

Istotne jest zrozumienie, że utracone korzyści mają zawsze charakter hipotetyczny – nie chodzi o pieniądze, które zostały faktycznie otrzymane, ale o te, które poszkodowany otrzymałby, gdyby mógł kontynuować pracę. Dlatego ciężar dowodu spoczywa na poszkodowanym – musi on wykazać utratę tych korzyści z prawdopodobieństwem wystarczająco wysokim, aby w świetle doświadczenia życiowego można było przyjąć, że rzeczywiście by je osiągnął.

Dochód utracony dotyczy najróżniejszych form zarobkowania. Dla pracownika zatrudnionego na podstawie stosunku pracy będzie to wynagrodzenie, które otrzymałby za przepracowany okres, gdyby nie zdarzenie szkodzące. Dla przedsiębiorcy prowadzącego pozarolniczą działalność gospodarczą będą to przychody z prowadzonej działalności pomniejszone o koszty uzyskania przychodu – czyli faktyczny dochód, który generowałby w okresie niemożności pracy. Dla osoby pracującej na umowę zlecenia czy wykonującej pracę nakładczą będą to zarobki z konkretnych zleceń, których nie mogła zrealizować.

Istotne jest również, że roszczenie o naprawienie szkody z tytułu utraconego dochodu dotyczy zazwyczaj krótszych okresów niezdolności do pracy – dni, tygodni, miesięcy. W przypadku dłuższej lub trwałej niezdolności, poszkodowany może żądać renty, która jest świadczeniem ciągłym rekompensującym trwałe ograniczenie możliwości zarobkowych. Według danych sądowych, przeciętne odszkodowanie za utracony dochód w sprawach wypadkowych w 2023 roku wynosiło od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych^[2], w zależności od okresu niezdolności i wysokości dotychczasowych zarobków.

Dla przedsiębiorcy kategoria utraconego dochodu ma szczególne znaczenie, gdyż jego przychody często są bezpośrednio uzależnione od osobistego zaangażowania. Jeśli przedsiębiorca świadczy usługi osobiście (np. grafik, tłumacz, konsultant), jego nieobecność oznacza całkowity zanik przychodów z prowadzonej działalności. Jeśli zatrudnia pracowników, firma może kontynuować działanie, ale w ograniczonym zakresie – a to też generuje utracone korzyści w postaci niezrealizowanych kontraktów czy utraconych klientów.

Jak obliczyć dochód utracony?

Obliczenie dochodu utraconego jest procesem porównawczym – polega na ustaleniu różnicy między tym, co poszkodowany zarobiłby w okresie niezdolności do pracy, a tym co faktycznie uzyskał (lub nie uzyskał nic). To jedno z najbardziej skomplikowanych zagadnień w sprawach odszkodowawczych, wymagające zebrania odpowiedniej dokumentacji i często wsparcia biegłych lub prawników.

Podstawowy wzór to:

Dochód utracony = Dochód hipotetyczny (bez szkody) - Dochód faktyczny (po szkodzie)

Ustalenie dochodu hipotetycznego

To niezwykle ważny element – trzeba udowodnić, ile poszkodowany zarobiłby, gdyby mógł pracować. Dla pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę obliczenie jest stosunkowo proste:

Pracownik z wynagrodzeniem: 6 000 złotych brutto miesięcznie
Okres niezdolności do pracy: 3 miesiące
Dochód netto miesięczny (po ZUS i podatku): około 4 200 złotych
Hipotetyczny dochód za 3 miesiące: 4 200 * 3 = 12 600 złotych

Należy uwzględnić również premie, nadgodziny, trzynastki – jeśli były regularnie wypłacane przed wypadkiem. Jeśli pracownik przed wypadkiem otrzymywał premię 1 000 złotych kwartalnie:

Dodatkowo utracona premia: 1 000 złotych
Łączny dochód hipotetyczny: 12.600 + 1 000 = 13 600 złotych

Dla przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą obliczenia są bardziej skomplikowane. Trzeba wykazać, jakie przychody firma generowała przed wypadkiem i jakie koszty uzyskania przychodów były ponoszone:

Średni miesięczny przychód ze sprzedaży (średnia z 6 miesięcy przed wypadkiem): 30 000 złotych
Średnie miesięczne koszty uzyskania przychodu: 18 000 złotych
Średni miesięczny dochód z działalności: 30 000 - 18 000 = 12 000 złotych
Okres niezdolności: 4 miesiące
Hipotetyczny dochód: 12 000 * 4 = 48 000 złotych

Jeśli przedsiębiorca miał podpisane konkretne kontrakty, które nie mógł zrealizować, można to precyzyjnie wyliczyć:

Kontrakt A wartość: 20 000 złotych netto, przewidywane koszty: 8 000 złotych, dochód: 12 000 złotych
Kontrakt B wartość: 15 000 złotych netto, przewidywane koszty: 6 000 złotych, dochód: 9 000 złotych
Łączny utracony dochód z niezrealizowanych kontraktów: 12 000 + 9 000 = 21.000 złotych

Ustalenie dochodu faktycznego

Od hipotetycznego dochodu trzeba odjąć wszelkie świadczenia, które poszkodowany otrzymał w okresie niezdolności:

Zasiłek chorobowy (80% podstawy): 4 800 złotych miesięcznie
Okres: 3 miesiące
Łączny zasiłek: 4 800 * 3 = 14 400 złotych

Obliczenie utraconego dochodu

Dochód hipotetyczny: 13.600 złotych
Minus faktycznie otrzymany zasiłek: 14.400 złotych
Wynik: -800 złotych (zasiłek pokrył hipotetyczny dochód)

W tym przypadku pracownik nie poniósł straty, ponieważ zasiłek był wyższy niż dochód netto. Ale jeśli zasiłek wynosi tylko 80%, a pracownik miał wysokie wynagrodzenie:

Pracownik z wynagrodzeniem: 10 000 złotych brutto (około 6.800 złotych netto)
Zasiłek chorobowy 80%: około 5 440 złotych miesięcznie
Strata miesięcznie: 6 800 – 5 440 = 1 360 złotych
Okres: 2 miesiące
Łączny utracony dochód: 1 360 * 2 = 2 720 złotych

Dla przedsiębiorcy, który nie otrzymuje żadnych świadczeń (bo nie opłaca dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego), cały hipotetyczny dochód to strata:

Hipotetyczny dochód z działalności: 48 000 złotych (4 miesiące)
Faktycznie otrzymany dochód: 0 złotych
Utracony dochód: 48 000 złotych

Jeśli przedsiębiorca zatrudniał pracowników i firma działała, ale w ograniczonym zakresie:

Hipotetyczny dochód (pełna działalność): 48 000 złotych
Faktyczny dochód (ograniczona działalność): 15 000 złotych
Utracony dochód: 48 000 - 15 000 = 33 000 złotych

Uwzględnienie podatków i składek

Istotną kwestią jest, czy utracony dochód liczymy brutto czy netto. Orzecznictwo wskazuje, że należy się dochód netto – czyli kwota, którą poszkodowany faktycznie otrzymałby “na rękę”. Dlatego od hipotetycznego wynagrodzenia brutto trzeba odjąć składki na ubezpieczenie społeczne, składkę zdrowotną i należny podatek dochodowy, aby otrzymać realną stratę.

Jak udokumentować dochód utracony?

Udokumentowanie dochodu utraconego to podstawa skutecznego dochodzenia odszkodowania. Poszkodowany ma obowiązek wykazać, że rzeczywiście poniósł stratę – samo twierdzenie nie wystarczy. Ubezpieczyciel lub sprawca będą żądać konkretnych dowodów, a w przypadku sprawy sądowej, prawidłowa dokumentacja decyduje o wyniku.

Pracownik zatrudniony na podstawie stosunku pracy lub umowy zlecenia powinien przedstawić:

• Umowę o pracę lub umowę zlecenia – pokazującą warunki zatrudnienia, wysokość wynagrodzenia, wymiar czasu pracy. Dokument ten można uzyskać od pracodawcy lub z działu kadr.
• Zaświadczenie o zarobkach – wystawione przez pracodawcę, zawierające szczegółowe informacje o wynagrodzeniu w okresie przed wypadkiem. Powinno obejmować co najmniej 3-6 ostatnich miesięcy i uwzględniać premie, nadgodziny, dodatki.
• Zaświadczenie o dochodach po wypadku – pokazujące, jakie świadczenia były wypłacane w okresie niezdolności (zasiłek chorobowy, wynagrodzenie za okres przebywania na zwolnieniu lekarskim wypłacane przez pracodawcę).
• Orzeczenie lekarskie lub dokumentacja medyczna – potwierdzająca okres i stopień niezdolności do pracy. Może to być zwolnienie lekarskie (ZUS ZLA), orzeczenie komisji lekarskiej ZUS, dokumentacja szpitalna.
• PIT-11 lub zeznanie podatkowe (PIT-37) – dokumenty potwierdzające wysokość dochodu w skali roku, co pozwala na weryfikację stałości zarobków.

Przykładowo, jeśli pracownik po wypadku komunikacyjnym był niezdolny do pracy przez 4 miesiące. Przedstawił umowę o pracę na 5.500 złotych brutto, zaświadczenie o zarobkach pokazujące stałe wynagrodzenie plus kwartalna premia 2 000 złotych, zaświadczenie o wypłaconym zasiłku chorobowym (80% podstawy), dokumentację medyczną z ortopedii i orzeczenie ZUS o czasowej niezdolności. Na tej podstawie obliczono, że stracił około 3.200 złotych dochodu netto.

Przedsiębiorca prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą musi przedstawić znacznie więcej dokumentacji, ponieważ jego dochody są często nieregularne:

1. Zeznanie podatkowe (PIT-36, PIT-36L lub PIT-28) za ostatnie 1-2 lata – pokazujące przychody i koszty uzyskania przychodu, a tym samym wysokość dochodu z działalności gospodarczej. Dokument można uzyskać z własnej dokumentacji lub złożyć wniosek do urzędu skarbowego o wydanie kopii.
2. Ewidencja przychodów i kosztów lub księgi rachunkowe – szczegółowe zapisy pokazujące przychody w poszczególnych miesiącach przed wypadkiem i po wypadku. To pozwala udowodnić, że faktycznie nastąpił spadek przychodów.
3. Faktury, umowy, kontrakty – dokumenty pokazujące konkretne zlecenia lub kontrakty, których nie można było zrealizować z powodu niezdolności. Szczególnie istotne są umowy podpisane przed wypadkiem na realizację usług w okresie niezdolności.
4. Korespondencja z klientami – maile, listy, potwierdzenia anulowania zleceń – pokazujące, że przedsiębiorca faktycznie stracił klientów lub musiał zrezygnować z projektów z powodu niezdolności do pracy.
5. Zaświadczenie z ZUS o podstawie składek – pokazujące, od jakiej podstawy były odprowadzane składki na ubezpieczenie społeczne (jeśli przedsiębiorca opłacał je od faktycznego dochodu).
6. Dokumentacja medyczna – tak jak w przypadku pracownika – potwierdzająca okres niezdolności i jej związek z wypadkiem czy błędem medycznym.

Wyobraźmy sobie, że przedsiębiorca prowadzący firmę IT po wypadku był niezdolny do pracy przez 6 miesięcy. Przedstawił zeznanie PIT-36L pokazujące średni miesięczny dochód 15 000 złotych, ewidencję przychodów dokumentującą praktyczny zanik wpływów w okresie choroby (tylko 2 000 złotych miesięcznie z obsługi automatycznych subskrypcji), trzy anulowane kontrakty o łącznej wartości 80 000 złotych netto z maila od klientów rezygnujących z usług oraz dokumentację medyczną z neurologii. Udowodnił stratę około 80 000 złotych utraconego dochodu.

W trudniejszych przypadkach pomocne mogą być:

• Opinia biegłego księgowego lub finansowego, który przeanalizuje dokumentację i przedstawi obiektywną ocenę wysokości utraconego dochodu.
• Zeznania świadków – współpracowników, klientów, kontrahentów – potwierdzających faktyczny zakres działalności przed wypadkiem.
• Porównanie okresów – zestawienie przychodów i dochodów z analogicznego okresu rok wcześniej, pokazujące że spadek nie był naturalny, ale związany z niemożnością pracy.

Jak dochód utracony wpływa na kondycję firmy?

Dla przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą utrata dochodu z powodu wypadku czy choroby ma bezpośrednie i dramatyczne konsekwencje dla kondycji finansowej firmy. W przeciwieństwie do dużych organizacji, gdzie nieobecność jednej osoby może być skompensowana przez zespół, w mikrofirmie przedsiębiorca często jest jedynym źródłem generowania przychodów. Jeśli on nie pracuje – firma przestaje zarabiać.

Bezpośredni wpływ na przychody i rentowność

Najoczywistszą konsekwencją jest zanik lub dramatyczny spadek przychodów z tytułu sprzedaży towarów lub świadczenia usług netto. Jeśli przed wypadkiem firma generowała miesięczny przychód 40 000 złotych, a koszty uzyskania przychodu wynosiły 25 000 złotych, dochód brutto wynosił 15 000 złotych. Po wypadku, gdy przedsiębiorca nie może pracować:

Przychody: 0 złotych (brak aktywności)
Koszty stałe (wynajem biura, media, ubezpieczenia): 5 000 złotych (nadal trzeba płacić)
Dochód: -5 000 złotych (strata)

Firma przechodzi z zysku 15 000 złotych na stratę 5 000 złotych – różnica 20 000 złotych miesięcznie. W skali 6 miesięcy niezdolności to 120 000 złotych utraconego dochodu plus 30 000 złotych dodatkowych strat z tytułu kosztów stałych. Łączny wpływ na kondycję finansową: 150 000 złotych.

Utrata klientów i pozycji rynkowej

Długotrwała nieobecność przedsiębiorcy oznacza niemożność obsługi dotychczasowych klientów. W wielu branżach (usługi, doradztwo, handel) klienci nie będą czekać – znajdą konkurencję. Według badań, około 60% klientów firm usługowych rezygnuje z dalszej współpracy, jeśli wykonawca nie jest dostępny przez ponad 3 miesiące^[3]. Odbudowanie bazy klientów po powrocie może zająć kolejne miesiące lub lata, a w tym czasie przychody są znacznie niższe niż przed wypadkiem.

Problemy z zobowiązaniami i płynnością

Firma ma stałe zobowiązania niezależnie od tego, czy generuje przychody. To przede wszystkim:

• Składki ZUS – dla przedsiębiorcy minimalna podstawa to około 1600 złotych miesięcznie^[4].
• Zaliczki na podatek dochodowy – jeśli były płacone przed wypadkiem.
• Wynajem biura, magazynu – jeśli firma nie może rozwiązać umowy natychmiast.
• Opłaty za media, internet, telefon.
• Leasing sprzętu, raty kredytów firmowych.
• Zobowiązania wobec dostawców z tytułu wcześniejszych dostaw.

Nawet jeśli przedsiębiorca stara się zawiesić działalność, nie wszystkie koszty znikają. Zawieszenie działalności gospodarczej zwalnia ze składek ZUS tylko w określonych przypadkach, a zobowiązania umowne nadal obowiązują. W rezultacie firma może bardzo szybko wpaść w spiralę zadłużenia.

Wpływ na zdolność kredytową i finansowanie

Jeśli przedsiębiorca miał kredyt firmowy lub linię kredytową, bank może zażądać natychmiastowej spłaty, widząc brak przychodów i rosnące zadłużenie. Zdolność kredytowa spada do zera, co uniemożliwia pozyskanie środków na przetrwanie trudnego okresu. Faktoring czy inne formy finansowania działalności stają się niedostępne.

Długoterminowe konsekwencje

Nawet po powrocie do zdrowia i wznowieniu działalności, firma może nigdy nie wrócić do poprzedniego poziomu rentowności. Utrata kluczowych klientów, zadłużenie, zniszczona reputacja (niedotrzymane terminy, anulowane projekty) – to wszystko ma długotrwały wpływ. Według badań, około 30% mikrofirm, których właściciele przeszli poważne problemy zdrowotne, nie przetrwa dłużej niż rok po wznowieniu działalności^[5].

Wpływ na rodzinę i gospodarstwo domowe

Dla przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą, firma to często jedyne źródło utrzymania całej rodziny. Utracony dochód oznacza nie tylko problemy firmy, ale bezpośrednie zagrożenie dla dochodu rozporządzalnego gospodarstwa domowego. Jeśli przedsiębiorca nie miał ubezpieczenia niezdolności do pracy, nie otrzyma żadnych świadczeń od ZUS (poza podstawowym leczeniem). Rodzina musi radzić sobie bez dochodów, a oszczędności szybko topnieją na pokrycie bieżących wydatków i zobowiązań firmy.

Gdy przedsiębiorca po wypadku próbuje ratować firmę z ostatnich sił – często dosłownie, wracając do pracy zanim był gotowy, bo nie było innego wyjścia – nie kończy się to dobrze. Rezultat? Pogorszenie stanu zdrowia, niższa jakość usług, kolejna utrata klientów. To błędne koło. Dochód utracony to nie jest tylko liczba w pozwie sądowym – to realna, dramatyczna zmiana sytuacji życiowej całej rodziny. Firma przestaje zarabiać, ale zobowiązania biegną. Składki ZUS, ZEA, faktura za wynajem, raty leasingu – wszystko to trzeba płacić.

Max Cyrek, CEO Cyrek Digital