​Czy kapitał zakładowy można wydać? Sprawdź, co musisz wiedzieć

Kapitał zakładowy to realne pieniądze, które wspólnicy wpłacili do spółki. Ale czy te środki muszą leżeć na koncie przez cały czas trwania spółki? Czy można je wydać na zakup komputerów, wynajęcie biura czy wypłatę pensji dla pracowników? A może istnieją ograniczenia, które trzeba znać, aby nie narazić się na konsekwencje prawne? To pytania, które nurtują niemal każdego przedsiębiorcę zakładającego spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółkę akcyjną.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czy kapitał zakładowy spółki można wydać?
• Jak zmienić kapitał zakładowy spółki?

​Czy kapitał zakładowy można wydać?

Tak, kapitał zakładowy co do zasady można wydać, ponieważ środki wniesione na jego pokrycie stają się majątkiem spółki i mogą być wykorzystywane na prowadzenie bieżącej działalności gospodarczej. Po wniesieniu wkładów pieniężnych lub niepieniężnych zarząd spółki ma prawo swobodnie dysponować tymi środkami. Mogą one zostać przeznaczone na zakup towarów, usług, sprzętu, wynagrodzenia dla pracowników czy regulowanie zobowiązań wobec kontrahentów. To oznacza, że kapitał zakładowy nie musi pozostawać w formie gotówki na koncie bankowym spółki ani w kasie spółki.

Fakt, że środki z kapitału zakładowego są wydawane, jest zgodny z zasadą surogacji kapitału zakładowego. Oznacza ona, że majątek nabyty za środki pochodzące z kapitału zakładowego wchodzi w miejsce pierwotnego wkładu. Jeśli spółka wydała 5000 złotych^[1] kapitału zakładowego na zakup komputerów, te komputery stają się częścią majątku spółki w miejsce gotówki. Kapitał zakładowy nie musi więc cały czas „leżeć” w kasie – może być zamieniony na inne aktywa potrzebne do prowadzenia działalności spółki.

Mimo że środki zostały wydane, nominalna wartość kapitału zakładowego pozostaje stałą, formalną wielkością zapisaną w pasywach bilansu. W umowie spółki oraz w Krajowym Rejestrze Sądowym kapitał zakładowy nadal figuruje z tą samą wartością – na przykład 5000 złotych^[2] dla spółki z o.o. lub 100000 złotych^[3] dla spółki akcyjnej. Wartość formalna kapitału zakładowego nie zmienia się automatycznie wraz z wydatkowaniem środków na bieżącą działalność spółki.

Istnieje jednak prawna zasada nienaruszalności kapitału zakładowego, która chroni go przed wypłatami na rzecz wspólników. Wspólnikom nie można zwracać poniesionych wkładów ani w całości, ani w części w czasie trwania spółki. Wspólnicy nie mogą otrzymywać z majątku spółki wypłat potrzebnych do pełnego pokrycia kapitału zakładowego. Dywidendy mogą być wypłacane wyłącznie z zysku spółki, a nie z kapitału zakładowego. Wypłata dywidendy jest możliwa tylko, jeśli majątek spółki przewyższa wszystkie zobowiązania spółki, w tym kapitał zakładowy. Te ograniczenia mają chronić wierzycieli spółki przed sytuacją, w której wspólnicy „opróżniliby” spółkę z majątku, pozostawiając ją bez środków na spłatę długów.

Zasada surogacji pozwala zarządowi swobodnie dysponować środkami z kapitału zakładowego, ale nie oznacza to całkowitej dowolności. Kluczowe jest rozróżnienie między wydatkowaniem kapitału na działalność operacyjną – co jest dozwolone – a wypłatą środków wspólnikom, co jest zabronione. Spółka może kupić za kapitał zakładowy samochody czy sprzęt, ale nie może po prostu przekazać tych pieniędzy wspólnikom jako zwrot wkładu. To fundamentalna różnica, którą musi rozumieć każdy zarząd.

Max Cyrek, CEO Cyrek Digital

​Jak zmienić kapitał zakładowy spółki?

Zmiana kapitału zakładowego spółki kapitałowej wymaga spełnienia szeregu wymogów prawnych i przeprowadzenia formalnej procedury, która obejmuje zmianę umowy spółki oraz wpis do Krajowego Rejestru Sądowego. Kapitał zakładowy może być zarówno podwyższony, jak i obniżony, przy czym każda z tych operacji podlega innym zasadom i wiąże się z różnymi konsekwencjami podatkowymi.

Podwyższenie kapitału zakładowego jest najczęściej motywowane chęcią dokapitalizowania spółki w celu pozyskania dodatkowych środków na inwestycje, rozwój, zwiększenia zdolności kredytowej lub włączenia nowych wspólników do spółki. Podwyższenie może nastąpić na trzy sposoby: poprzez ustanowienie nowych udziałów lub akcji (konieczne, gdy do spółki przystępują nowi wspólnicy), zwiększenie wartości nominalnej już istniejących udziałów lub akcji, albo kapitalizację rezerw – przeniesienie środków z kapitału zapasowego lub kapitałów rezerwowych utworzonych z zysku spółki do kapitału zakładowego (w tym przypadku majątek spółki się nie zwiększa, a operacja ma charakter wyłącznie księgowy).

W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością standardowa procedura podwyższenia kapitału zakładowego wymaga podjęcia przez Zgromadzenie Wspólników uchwały o zmianie umowy spółki. Uchwała ta wymaga zgody większości co najmniej 2/3 głosów wspólników^[4] i musi być sporządzona w formie aktu notarialnego. Dotychczasowi wspólnicy mają prawo pierwszeństwa do objęcia nowych udziałów w terminie 1 miesiąca od wezwania przez zarząd, chyba że umowa spółki lub uchwała stanowi inaczej^[5]. Oświadczenie wspólnika o objęciu udziałów wymaga co do zasady formy aktu notarialnego.

Po objęciu udziałów wkłady na podwyższony kapitał zakładowy muszą zostać wniesione w całości. Zarząd zgłasza podwyższenie kapitału zakładowego do KRS w terminie 6 miesięcy od podjęcia uchwały^[6]. Wpis do KRS ma charakter konstytutywny, co oznacza, że kapitał uważa się za podwyższony dopiero od momentu rejestracji w KRS. Do wniosku o rejestrację dołącza się uchwałę, oświadczenia wspólników o objęciu udziałów, oświadczenie zarządu o wniesieniu wkładów oraz nową listę wspólników.

Podwyższenie kapitału zakładowego wiąże się z kosztami. Podatek od czynności cywilnoprawnych wynosi 0,5% od wartości, o którą kapitał został zwiększony, pomniejszonej o koszty procedury, takie jak koszty notarialne i opłaty za wpis do KRS^[7]. PCC należy uiścić w terminie 14 dni od dnia podjęcia uchwały o podwyższeniu kapitału zakładowego^[8]. Opłaty sądowe za wpis zmiany w KRS to 250 złotych przy zgłaszaniu przez Portal Rejestrów Sądowych^[9] lub 200 złotych w systemie S24^[10], plus 100 złotych za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym^[11].

Spółka założona w systemie S24 może podnieść kapitał zakładowy, używając wzorca uchwały udostępnionego w systemie elektronicznym. Podwyższenie przeprowadzone w trybie S24 musi być pokryte wyłącznie wkładami pieniężnymi. Aby wnieść aporty, czyli wkłady niepieniężne, konieczna jest zmiana umowy spółki u notariusza, co wiąże się z utratą statusu spółki S24.

Obniżenie kapitału zakładowego jest możliwe, ale podlega bardziej rygorystycznym procedurom, mającym na celu ochronę wierzycieli spółki. Obniżenie wymaga zmiany umowy spółki i nie może nastąpić poniżej wartości minimalnej określonej w przepisach Kodeksu spółek handlowych – na przykład 5000 złotych dla spółki z o.o.

Wymagana jest specjalna procedura ochronna, na którą składa się ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym oraz powiadomienie wierzycieli. Wierzyciele, których roszczenia powstały przed ogłoszeniem zamiaru obniżenia kapitału zakładowego, mogą zgłosić sprzeciw, a spółka ma obowiązek ich zaspokoić lub zabezpieczyć. Obniżenie kapitału zakładowego może być konieczne w celu pokrycia strat finansowych poniesionych przez spółkę lub uporządkowania struktury kapitałowej spółki.