Burn down chart – co to jest?

Burn down chart to narzędzie wizualizacji postępu pracy, które znajduje szerokie zastosowanie w metodykach Agile i Scrum. Jak pomaga zespołom projektowym śledzić ilość pozostałej pracy i jak poprawia zarządzanie czasem i zasobami?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest burn down chart?
• Jakie są elementy burn down chart?
• Jakie są rodzaje burn down chart?
• Jak działa burn down chart?
• Jaka jest rola burn down chart?

Burn down chart – definicja

Burn down chart (znane także po polsku jako wykres spalania) to narzędzie wizualne stosowane w zarządzaniu projektami, szczególnie w metodach zwinnych, takich jak metodyka Scrum. Służy do monitorowania postępu pracy poprzez śledzenie liczby pozostałych zadań w czasie i przedstawia graficznie, jak dużo pracy pozostało do wykonania w stosunku do zaplanowanego harmonogramu^{[1] [2]}.

Burn down chart to narzędzie wizualne używane w zarządzaniu projektami do śledzenia ilości pozostałej pracy w stosunku do czasu, pomagające zespołom monitorować postęp i zarządzać zadaniami.

Definicja burn down chart

Celem burn down chart jest, aby linia postępu sukcesywnie zmierzała do zera w dniu zakończenia projektu lub sprintu, a więc, aby wszystkie zaplanowane zadania zostały wykonane na czas. Wykres pomaga zespołowi w szybkim identyfikowaniu opóźnień i podejmowaniu działań, aby projekt zakończył się zgodnie z planem.

Elementy burn down chart

Burn down chart składa się z kilku następujących elementów^{[3] [4]}:

• Oś pozioma (x) reprezentuje czas, który może być mierzony w dniach, tygodniach lub sprintach, w zależności od struktury projektu i długości iteracji.
• Oś pionowa (y) przedstawia ilość pozostałej pracy, wyrażoną w jednostkach takich jak punkty story points, godziny pracy lub liczba zadań.
• Początkowy punkt pracy to punkt na osi pionowej, który reprezentuje całkowitą ilość pracy do wykonania na początku okresu lub sprintu.
• Linia idealnego postępu (ang. ideal line) to prosta linia biegnąca od początkowego punktu pracy do punktu końcowego (zerowego) na osi czasu. Przedstawia optymalny, równomierny spadek ilości pracy, jaki powinien mieć miejsce każdego dnia lub sprintu, aby ukończyć projekt na czas.
• Linia rzeczywistego postępu to linia, która pokazuje faktyczny spadek ilości pracy z dnia na dzień lub z iteracji na iterację.
• Punkty danych to poszczególne punkty na linii rzeczywistego postępu, które wskazują stan pracy na koniec każdego dnia lub sprintu. Każdy punkt reprezentuje pozostałą ilość pracy w danym momencie.
• Czasami burn down chart zawiera legendę, która wyjaśnia różne elementy wykresu, takie jak linie i osie.
• Cel lub punkt końcowy to miejsce, w którym linia idealnego postępu spotyka się z osią czasu na końcu projektu lub sprintu – reprezentuje to moment, w którym wszystkie zadania powinny być ukończone.

Rodzaje burn down chart

Istnieje kilka rodzajów burn down chart^[5], które mogą być stosowane w różnych kontekstach zarządzania projektami. Jednym z najbardziej podstawowych jest burn down chart sprintu – stosuje się go w metodologii Agile, szczególnie w Scrumie, do śledzenia postępu pracy w jednym sprincie (krótkim, zwykle kilkutygodniowym cyklu pracy). Oś pozioma reprezentuje dni sprintu, a oś pionowa pozostałą pracę (punkty story points, godziny).

Drugim powszechnie stosowanym rodzajem jest burn down chart produktu, który – jak wskazuje nazwa – służy do monitorowania prac nad całym produktem, od początku do końca jego rozwoju. Stosują go zespoły produktowe i menedżerowie do monitorowania ogólnego postępu w tworzeniu produktu. W jego wypadku oś pozioma reprezentuje całkowity czas trwania projektu, a oś pionowa całkowitą pracę do wykonania dla całego produktu.

Choć powyższe rodzaje burn down chartów są najczęściej stosowane, nic nie stoi na przeszkodzie, żeby stosować je w innych kontekstach czasowych Scurmu – można zatem stworzyć burn down chart releasu (czyli od rozpoczęcia projektu do wydania wersji produktu) oraz epiku, w którym śledzi się postęp prac związanych z dużymi zadaniami lub epikami, które mogą obejmować wiele sprintów.

Działanie burn down chart

Burn down chart przedstawia graficznie postęp prac w projekcie w miarę upływu czasu. Na początku projektu lub sprintu zespół określa całkowitą ilość pracy do wykonania – jest ona reprezentowana na osi pionowej wykresu, podczas gdy oś pozioma odzwierciedla czas, zazwyczaj podzielony na dni, tygodnie lub iteracje.

Zespół aktualizuje burn down chart codziennie lub na koniec każdej iteracji, zaznaczając pozostałą ilość pracy. Idealna linia postępu, która biegnie prosto od początkowej ilości pracy do zera w dniu zakończenia projektu, służy jako punkt odniesienia, pokazując, jak powinien wyglądać równomierny postęp prac.

Z kolei rzeczywista linia postępu, zaznaczana na wykresie na podstawie codziennych aktualizacji, ukazuje rzeczywisty spadek ilości pracy – jeśli znajduje się powyżej linii idealnej, oznacza to, że zespół może być opóźniony i wymaga podjęcia działań korygujących; jeśli zaś jest poniżej linii idealnej, zespół jest przed harmonogramem. Stałe opóźnienia mogą wskazywać na systematyczne problemy (np. niewystarczające zasoby), a gwałtowne spadki mogą sugerować, że niektóre zadania były niewłaściwie zaplanowane lub ich zakres został zmieniony. Warto też analizować zmiany w pozostałej pracy w kontekście specyficznych dni lub sprintów, aby zidentyfikować, jakie wydarzenia lub decyzje wpłynęły na postęp prac.

Tak przygotowany wykres spalania pomaga zespołowi szybko identyfikować problemy i podejmować decyzje mające na celu usprawnienie pracy, np. przez reorganizację zadań czy zmiany w harmonogramie. Z tego względu wykres powinien być łatwo dostępny i zrozumiały dla całego zespołu, co wspiera transparentność procesu. Dobrą praktyką jest omówienie go podczas codziennych spotkań stand-up, co pozwala na bieżąco monitorować postępy i szybko reagować na ewentualne problemy.

Powyżej znajduje się przykładowy, bardzo prosty, burn down chart. Na osi poziomej znajdują się kolejne dni, a na osi pionowej ilość pozostałej pracy. Linia przerywana pokazuje idealny pozostały zakres prac, który powinien prowadzić do ukończenia projektu na czas. Linia z kropkami reprezentuje rzeczywisty pozostały zakres prac, jaki zespół osiągnął każdego dnia. Analizując ten wykres, można zauważyć, że rzeczywisty postęp jest nieco szybszy od idealnego, co sugeruje, że zespół jest przed harmonogramem i może zakończyć projekt wcześniej, niż planowano.

Rola burn down chart

Burn down chart ma pewne ograniczenia, a głównych z nich jest fakt, że jego skuteczność w dużej mierze zależy od dokładności wstępnych oszacowań pracy i regularności aktualizacji – niewłaściwe oszacowanie zadań lub nieregularne aktualizacje mogą prowadzić do mylnych wniosków na temat postępów projektu.

Należy też podkreślić, że burn down chart koncentruje się na ilości pozostałej pracy, ale nie zawsze odzwierciedla jakościowy aspekt realizowanych zadań, co może prowadzić do sytuacji, w której zespół koncentruje się na „odhaczaniu” zadań, zamiast na ich dokładnym wykonaniu. Trzeba także pamiętać, że wykres spalania może nie być wystarczająco elastyczny w projektach o dużej zmienności zakresu pracy, gdzie priorytety mogą się często zmieniać.

Powyższe ograniczenia nie zmieniają faktu, że wykorzystanie burn down chartu przynosi wiele korzyści, na co może wskazywać fakt, że jest on jednym z podstawowych narzędzi w Scrumie. Do najczęściej wymienianych zalet zalicza się transparentność i klarowność w śledzeniu postępów projektu – dzięki codziennym aktualizacjom wykres umożliwia zespołom i interesariuszom łatwe monitorowanie, jak prace przebiegają w czasie rzeczywistym, a to sprzyja lepszej komunikacji i koordynacji.

Nie wolno też zapominać, że burn down chart pomaga w szybkiej identyfikacji problemów, takich jak opóźnienia czy nadmiar pracy, co pozwala niemal natychmiastowo podjąć działania naprawcze. Może on też działać jako narzędzie motywujące, które będzie zachęcać zespół do systematycznej pracy i osiągania wyznaczonych celów, jednocześnie pozwalając dostosowywać plany w odpowiedzi na zmiany.